Вебинар по платформе Smartway — 01 декабря, 12:00 (мск)
HR-директор в компании Enaza
Екатерина
Шляпина

«Многомиллионные сделки мы заключаем только лично. Нам важно смотреть в глаза клиенту»

Задача:
автоматизировать поездки, наладить отчетность, начать контролировать процесс организации
Результат:
организация поездок стала дешевле и быстрее
Как Enaza дала сотрудникам возможность выбирать услуги и в 5 раз облегчила работу тревел-менеджера.
± 10
Количество поездок в месяц
Размер компании
± 100
Способ бронирования:
сотрудники сами выбирают варианты, а ответственный менеджер согласовывает
Инструменты Smartway:
± 20
Количество командируемых:
Клиент
Enaza Group — современная группа IT-компаний, которая 12 лет разрабатывает различный музыкальный софт, а также занимается дистрибуцией компьютерных игр и продает цифровые ключи по всему миру.

Клиенты, партнеры и офисы Enaza находятся в СНГ, Европе, Китае и США. Головной офис — в Перми.
Дружная команда Enaza на одном из корпоративных выездов
Несмотря на удаленку и возможность оперативно согласовывать многие дела через Zoom, командировки для компании остаются козырем в рукаве.

Менеджеры по работе с партнерами ездят в командировки, чтобы налаживать коммуникацию с клиентами, проводить переговоры и встречи, заключать договоры.
Екатерина Шляпина
«Личности есть везде. И в нашей компании немало сотрудников, которые зажигают коллег и клиентов, когда общаются с ними с глазу на глаз. В Zoom эта изюминка пропадает.

У контрактов цена вопроса не тысячи рублей, а миллионы. Поэтому для нас важно поехать и лично обсудить сделку»
HR-директор в компании Enaza
Также разработчики и остальные сотрудники Enaza регулярно посещают конференции. Выезжают индивидуально или группами в Санкт-Петербург, Новосибирск, Москву, Екатеринбург и другие города.
Екатерина Шляпина
«Развитие сотрудника приносит пользу и ему, и компании. Поэтому образовательные поездки — часть нашего расширенного соцпакета. Можно сказать, это наша изюминка. У нас большой бюджет на обучение, и это нас выделяет среди других компаний»
HR-директор в компании Enaza
Прошлым летом Enaza единовременно отправила шесть сотрудников на обучение в Москву. В июне 2022 года на дневной тренинг в Перми отправилось пять сотрудников.
Первая половина 2022 года
2021 год
66 перелетов
124 перелета
13 сотрудников
31 сотрудник
Потратили
955 000 рублей
267 разных покупок
на 2 200 000 рублей
Почему выбрали Smartway
До Smartway командировки в Enaza организовывал администратор. Общего автоматизированного сервиса, где он мог покупать билеты и бронировать гостиницы, в компании не было. Приходилось самостоятельно выбирать услуги для сотрудников на разных платформах. Это было неудобно, долго и приводило к ошибкам. К тому же командируемые сотрудники не всегда оставались довольны выбором бронировщика.

Кроме того, была большая проблема с агрегацией и анализом данных.

В 2019 году в Enaza начали самостоятельно исследовать рынок делового туризма. В том же году компания перевела свои командировки в Smartway
Екатерина Шляпина
«Мы пришли к выводу, что Smartway был на тот момент практически единственным сервисом, в котором можно давать доступ всем сотрудникам для самостоятельных покупок. С тех пор наш администратор больше не бронирует, а только согласовывает услуги»
HR-директор в компании Enaza
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.
Что поменялось в организации поездок со Smartway
Со Smartway все закрывающие документы стали доступны в одном окне. Менеджер Enaza смог выдохнуть: он больше не звонит и не пишет арендодателям, чтобы получить счет или акт. Теперь он заходит в сервис и отправляет нужные бумаги бухгалтеру, которому остается только внести данные в авансовый отчет.
Избавились от боли с закрывающими, они стали формироваться и приходить автоматически
Сначала сотрудникам снимали квартиры. Это удобно для сотрудников, но трудно в плане отчетности: от собственников практически невозможно получить закрывающие документы. И от такого способа бронирования быстро отказались.
Едва ли не охотились на «закрывашки» от арендодателей
СТАЛО
БЫЛО
Екатерина Шляпина
«Также мы решили проблему с потерей посадочных. Раньше нам приходилось писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. Сейчас если сотрудник вернулся без посадочного, мы оформляем такую справку в Smartway. Это быстрее и дешевле, чем напрямую у авиакомпаний»
HR-директор в компании Enaza
Теперь сотрудники Enaza могут самостоятельно выбирать варианты и тратить на поиски столько, сколько нужно. Бронировщику остается только свериться с тревел-политиками компании, обратить внимание на нюансы и согласовать поездку.
Стали согласовывать поездки за 5–10 минут
Чтобы найти билет и гостиницу за нормальные деньги, приходилось сверять цены у нескольких сервисов. На это у бронировщика уходило не менее 30 минут. Еще несколько часов, а иногда и дней требовалось на согласование услуг с командируемым сотрудником: то отель слишком далеко от места встречи, то рейс слишком ранний, то забыли добавить багаж.
Теряли от 30 минут до суток на согласовании поездок
СТАЛО
БЫЛО
Екатерина Шляпина
«Как только сотрудник нашел подходящие варианты билетов и проживания, он отправляет их нам. Моя помощница проверяет:
  • укладывается ли сумма в выделенный бюджет,
  • нет ли ненужного багажа,
  • нет ли слишком большого запаса по времени.

Например, мероприятие начинается 27, а билет зачем-то куплен на 25 число. Тогда еще раз уточняем и принимаем решение. Если все в рамках установленной тревел-политики, то сначала одобряет она, затем я. Теперь на согласование уходит 5–10 минут»
HR-директор в компании Enaza
В Enaza настроили аналитику внутри сервиса по каждой из компаний.

По каким срезам смотрят:
  • суммы, потраченные на поездки,
  • направления поездок,
  • длительность,
  • дальность,
  • какие билеты и отели обычно покупают.

Это помогает формировать насмотренность и понимать, какие билеты и гостиницы оптимальны для каждого направления. Если сотрудник выбирает слишком дорогую гостиницу, бронировщик может указать на более подходящий вариант.
Увеличили эффективность планирования бюджета
У Enaza Group зарегистрировано несколько юрлиц.
Компании важно собрать в одном сервисе все юрлица и анализировать поездки по каждому. Они смотрят, кто из какого подразделения куда ездит, а потом планируют бюджет и направления на следующий год.
Не могли анализировать поездки
СТАЛО
БЫЛО
Екатерина Шляпина
«У предыдущих подрядчиков не хватало возможности зайти в личный кабинет и посмотреть данные по поездкам всех наших юрлиц.

Нам важнее видеть целесообразность, длительность и дальность поездок, чем цены и суммы. Поэтому выделенного и согласованного бюджета на командировки у нас нет. Мы смотрим на целесообразность командировки и дальше уже выбираем билеты по рыночным ценам.

То есть посыл к сотрудникам такой: объясни, почему поездка действительно важна, — и лети, пожалуйста»
HR-директор в компании Enaza
График Enaza по отелям: количество бронирований, стоимость по конкретным гостиницам. Этот аналитический срез помогает выбирать отели с лучшим соотношением цены и качества.
График аналитики по отелям: количество бронирований и направления. Данные подсказывают, стоит ли повысить размер суточных или, наоборот, установить тревел-политики на расходы сотрудников.
График аналитики по билетам: показывает, как влияет заблаговременная покупка на цену. Такие данные помогают лучше планировать поездки и экономить на билетах.
Благодаря аналитике в компании отслеживают уровень цен: с ней легче заметить аномальные всплески по направлениям и можно оперативно перестроить маршрут.
Результаты:
С помощью онлайн-сервиса в Enaza:
привели в порядок бухгалтерию;
сэкономили время на формирование отчетности;
стали контролировать покупки;
дали сотрудникам право самостоятельно выбирать;
стали глубже анализировать командировки и планировать бюджет на поездки без ошибок.
оцифровали командировки;
Мария Челядина
Автор кейса · 19.07.2022

Другие истории клиентов
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
10 поездок в месяц
20 человек
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
1 000 поездок в месяц
1 000 человек
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
10 поездок в месяц
120 человек
Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.
500 поездок в год
160 человек
HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок
1 000 поездок в год
300 человек
Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
300 поездок в год
1 500 человек
Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок
1 000 поездок в год
50 человек
Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки
600 поездок в год
1 000+ человек
Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки
30 поездок в месяц
250 человек
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
10 поездок в месяц
20 человек
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
1 000 поездок в месяц
1 000 человек
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
10 поездок в месяц
120 человек
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.