HR-директор в компании Enaza

организация поездок стала дешевле и быстрее

Результат:

сотрудники сами выбирают варианты, а ответственный менеджер согласовывает

Способ бронирования:

автоматизировать поездки, наладить отчетность, начать контролировать процесс организации

Задача:

Как Enaza дала сотрудникам возможность выбирать услуги и в 5 раз облегчила работу тревел-менеджера.

± 10

бронирование билетов, отелей, такси, тревел-политики, аналитика

Инструменты Smartway:

± 100

Размер компании

± 20

Enaza Group — современная группа IT-компаний, которая 12 лет разрабатывает различный музыкальный софт, а также занимается дистрибуцией компьютерных игр и продает цифровые ключи по всему миру.

Клиенты, партнеры и офисы Enaza находятся в СНГ, Европе, Китае и США. Головной офис — в Перми.

Дружная команда Enaza на одном из корпоративных выездов

Несмотря на удаленку и возможность оперативно согласовывать многие дела через Zoom, командировки для компании остаются козырем в рукаве.

Менеджеры по работе с партнерами ездят в командировки, чтобы налаживать коммуникацию с клиентами, проводить переговоры и встречи, заключать договоры.

Екатерина Шляпина

«Личности есть везде. И в нашей компании немало сотрудников, которые зажигают коллег и клиентов, когда общаются с ними с глазу на глаз. В Zoom эта изюминка пропадает.

У контрактов цена вопроса не тысячи рублей, а миллионы. Поэтому для нас важно поехать и лично обсудить сделку»

HR-директор в компании Enaza

Также разработчики и остальные сотрудники Enaza регулярно посещают конференции. Выезжают индивидуально или группами в Санкт-Петербург, Новосибирск, Москву, Екатеринбург и другие города.

Екатерина Шляпина

«Развитие сотрудника приносит пользу и ему, и компании. Поэтому образовательные поездки — часть нашего расширенного соцпакета. Можно сказать, это наша изюминка. У нас большой бюджет на обучение, и это нас выделяет среди других компаний»

HR-директор в компании Enaza

Прошлым летом Enaza единовременно отправила шесть сотрудников на обучение в Москву. В июне 2022 года на дневной тренинг в Перми отправилось пять сотрудников.

124 перелета

13 сотрудников

31 сотрудник

Потратили
955 000 рублей

267 разных покупок
на 2 200 000 рублей

66 перелетов

До Smartway командировки в Enaza организовывал администратор. Общего автоматизированного сервиса, где он мог покупать билеты и бронировать гостиницы, в компании не было. Приходилось самостоятельно выбирать услуги для сотрудников на разных платформах. Это было неудобно, долго и приводило к ошибкам. К тому же командируемые сотрудники не всегда оставались довольны выбором бронировщика.

Кроме того, была большая проблема с агрегацией и анализом данных.

В 2019 году в Enaza начали самостоятельно исследовать рынок делового туризма. В том же году компания перевела свои командировки в Smartway

Екатерина Шляпина

«Мы пришли к выводу, что Smartway был на тот момент практически единственным сервисом, в котором можно давать доступ всем сотрудникам для самостоятельных покупок. С тех пор наш администратор больше не бронирует, а только согласовывает услуги»

HR-директор в компании Enaza

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.

Со Smartway все закрывающие документы стали доступны в одном окне. Менеджер Enaza смог выдохнуть: он больше не звонит и не пишет арендодателям, чтобы получить счет или акт. Теперь он заходит в сервис и отправляет нужные бумаги бухгалтеру, которому остается только внести данные в авансовый отчет.

Сначала сотрудникам снимали квартиры. Это удобно для сотрудников, но трудно в плане отчетности: от собственников практически невозможно получить закрывающие документы. И от такого способа бронирования быстро отказались.

Избавились от боли с закрывающими, они стали формироваться и приходить автоматически

СТАЛО

БЫЛО

Екатерина Шляпина

«Также мы решили проблему с потерей посадочных. Раньше нам приходилось писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. Сейчас если сотрудник вернулся без посадочного, мы оформляем такую справку в Smartway. Это быстрее и дешевле, чем напрямую у авиакомпаний»

HR-директор в компании Enaza

Теперь сотрудники Enaza могут самостоятельно выбирать варианты и тратить на поиски столько, сколько нужно. Бронировщику остается только свериться с тревел-политиками компании, обратить внимание на нюансы и согласовать поездку.

Чтобы найти билет и гостиницу за нормальные деньги, приходилось сверять цены у нескольких сервисов. На это у бронировщика уходило не менее 30 минут. Еще несколько часов, а иногда и дней требовалось на согласование услуг с командируемым сотрудником: то отель слишком далеко от места встречи, то рейс слишком ранний, то забыли добавить багаж.

Стали согласовывать поездки за 5–10 минут

Теряли от 30 минут до суток на согласовании поездок

СТАЛО

БЫЛО

Екатерина Шляпина

«Как только сотрудник нашел подходящие варианты билетов и проживания, он отправляет их нам. Моя помощница проверяет:

• укладывается ли сумма в выделенный бюджет,
• нет ли ненужного багажа,
• нет ли слишком большого запаса по времени.

Например, мероприятие начинается 27, а билет зачем-то куплен на 25 число. Тогда еще раз уточняем и принимаем решение. Если все в рамках установленной тревел-политики, то сначала одобряет она, затем я. Теперь на согласование уходит 5–10 минут»

HR-директор в компании Enaza

В Enaza настроили аналитику внутри сервиса по каждой из компаний.

По каким срезам смотрят:

• суммы, потраченные на поездки,
• направления поездок,
• длительность,
• дальность,
• какие билеты и отели обычно покупают.

Это помогает формировать насмотренность и понимать, какие билеты и гостиницы оптимальны для каждого направления. Если сотрудник выбирает слишком дорогую гостиницу, бронировщик может указать на более подходящий вариант.

У Enaza Group зарегистрировано несколько юрлиц.
Компании важно собрать в одном сервисе все юрлица и анализировать поездки по каждому. Они смотрят, кто из какого подразделения куда ездит, а потом планируют бюджет и направления на следующий год.

Увеличили эффективность планирования бюджета

Не могли анализировать поездки

СТАЛО

БЫЛО

Екатерина Шляпина

«У предыдущих подрядчиков не хватало возможности зайти в личный кабинет и посмотреть данные по поездкам всех наших юрлиц.

Нам важнее видеть целесообразность, длительность и дальность поездок, чем цены и суммы. Поэтому выделенного и согласованного бюджета на командировки у нас нет. Мы смотрим на целесообразность командировки и дальше уже выбираем билеты по рыночным ценам.

То есть посыл к сотрудникам такой: объясни, почему поездка действительно важна, — и лети, пожалуйста»

HR-директор в компании Enaza

График Enaza по отелям: количество бронирований, стоимость по конкретным гостиницам. Этот аналитический срез помогает выбирать отели с лучшим соотношением цены и качества.

График аналитики по отелям: количество бронирований и направления. Данные подсказывают, стоит ли повысить размер суточных или, наоборот, установить тревел-политики на расходы сотрудников.

График аналитики по билетам: показывает, как влияет заблаговременная покупка на цену. Такие данные помогают лучше планировать поездки и экономить на билетах.

Благодаря аналитике в компании отслеживают уровень цен: с ней легче заметить аномальные всплески по направлениям и можно оперативно перестроить маршрут.

оцифровали командировки;

привели в порядок бухгалтерию;

сэкономили время на формирование отчетности;

стали контролировать покупки;

дали сотрудникам право самостоятельно выбирать;

стали глубже анализировать командировки и планировать бюджет на поездки без ошибок.

Мария Челядина

Автор кейса · 19.07.2022

Другие истории клиентов

20 человек

10 поездок в месяц

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

1 000 человек

1 000 поездок в месяц

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

120 человек

10 поездок в месяц

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

400 человек

10 поездок в месяц

300 человек

50 поездок в месяц

200 человек

50 поездок в месяц

1 500 человек

300 поездок в год

Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway

300 человек

1 000 поездок в год

HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок

160 человек

500 поездок в год

Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.

50 человек

1 000 поездок в год

Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок

1 000+ человек

600 поездок в год

Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки

250 человек

30 поездок в месяц

Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.