Что нужно знать про командировки в 2024 году?
помощник директора
Ксения Купцова

«Уральский хризотил»: Проверили Smartway на штате в 90 человек и подключили комбинат на 6000 сотрудников

30
Число командируемых:
Размер компании:
90 человек
Клиент:
Способ бронирования:
Инструменты Smartway:
Сотрудники бронируют сами
Клиент
АО «Уральский хризотил» — дочерняя компания крупного горнодобывающего промышленного предприятия ПАО «Ураласбест», который занимается добычей хризотила. «Уральский хризотил» организует международные поставки хризотила, планирует и отгружает нерудные строительные материалы, а также управляет производством и реализует хризотилцементную продукцию четырех собственных предприятий под брендом BF Tech: плоский лист и волновой шифер, трубы, грядки, сайдинг, муфты и кольца. 37% шифера в России производят предприятия BF Tech.

ПАО «Ураласбест» является градообразующим предприятием города Асбест, на комбинате работает порядка 6 000 человек. Заводы по производству хризотилцементной продукции расположены в городах России: в Белгороде, в Стерлитамаке, Крымске и Брянске.

Головной офис «Уральского хризотила» со штатом сотрудников на 90 человек, включая региональную команду, расположен в Екатеринбурге.
Для чего нужны командировки
Продажа материалов. Задача «Уральского хризотила» — продавать строительные материалы в России, СНГ и другим странам. На постоянной основе в командировки ездят около 30 человек, обычно это менеджеры по продажам и руководители направлений. Сотрудники отдела маркетинга «Уральского хризотила» посещают выставки, где рассказывают о преимуществах материалов.

Посещение заводов. Иногда нужны командировки на заводы в Краснодарском крае, Белгороде, Брянске и Стерлитамаке. Цели поездок: инвентаризации, подписание соглашений, корпоративные обучения, контроль качества. Заводы посещают руководители, технические специалисты, менеджеры,
Всего на командировки
за 2022 год потратили около 7,5 миллионов рублей.
Почему ушли от транспортного агентства
Раньше мы пользовались услугами транс-агентства. Но нам не подходил этот способ организации поездок по нескольким причинам:
Было неудобно постоянно ездить в агентство, чтобы забронировать и выкупить билеты, забрать закрывающие документы для бухгалтерии. Сотрудник мог потратить половину рабочего дня на поездку в агентство.
Долгий процесс оформления поездки
Один сотрудник летит S7, а другой — «Уральскими авиалиниями». Аналогично с отелями. Когда сотрудников и контрагентов много, легко запутаться и потратить много времени на сбор документов. К тому же, бухгалтерия принимает только оригиналы документов, а сотрудники часто забывали взять акты, не приносили счет-фактуры. Это критично, поскольку мы строго относимся к отчетности.
Сложности при бухучете
Несколько лет назад в компании работало 5-7 человек. Сейчас штат «Уральского хризотила» составляет 90 человек. Оформлять поездки вручную в агентстве и собирать со всех документы становится тяжелее. В штате материнской компании — комбината ПАО «Ураласбест» — 6000 человек. Комбинат тоже подключили к Smartway.
Рост компании
Почему выбрали Smartway
Мы подключились к Smartway в 2020 году. За это время мы оценили возможности сервиса и можем сделать выводы.

Сотрудники сами организуют себе командировки в сервисе — не нужно отлучаться от рабочего места.

Экономия времени
Smartway — единый контрагент. Бухгалтеры получают закрывающие документы с помощью ЭДО, а авиабилеты оперативно попадают в «1С» благодаря интеграции. Теперь сотрудникам нужно сохранить только посадочный талон для подтверждения перелета.
Порядок в бухгалтерии
Мы не пользуемся тревел-политиками, но у нас есть негласные договоренности по стоимости отелей и перелета. Когда сотрудник добавит билеты и гостиницу в корзину, руководитель должен согласовать выбор. Для этого нужно нажать всего одну кнопку в приложении, что удобно и тоже экономит время.

Контроль расходов и быстрое согласование
График аналитики «Уральский хризотил» по направлениям и стоимости
График аналитики «Уральский хризотил»по авиабилетам, ЖД билетам, отелям и другим категориям покупок
Итого Smartway помог:

наладил бухгалтерию, ускорил оформление отчетности благодаря интеграции с «1С»;
выбрать удобный формат оплаты командировок;
ускорить процесс согласования поездок в мобильном приложении;
сделать командировки сотрудников комфортнее.
сэкономить время сотрудников на покупку билетов и гостиниц;

Другие истории клиентов
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
10 поездок в месяц
20 человек
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
1 000 поездок в месяц
1 000 человек
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
10 поездок в месяц
120 человек
160 человек
300 человек
500 поездок в год
1 000 поездок в год
Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.
1 500 человек
300 поездок в год
HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок
Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
50 человек
1 000 поездок в год
Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок
1 000+ человек
600 поездок в год
Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки
250 человек
30 поездок в месяц
Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
10 поездок в месяц
20 человек
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
1 000 поездок в месяц
1 000 человек
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
10 поездок в месяц
120 человек
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.