Кейс СВЭЛ: стали контролировать покупки сотрудников и в 10 раз быстрее анализировать затраты

«Когда люди понимают, что компания не может их контролировать, найдется хотя бы один осознанный нарушитель на тысячу».

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

более 6000

Клиент:

+2000

бронируют и согласуют покупки координаторы представительств, офис-менеджеры, либо сами сотрудники

+ такси

Группа СВЭЛ — российская компания, которая с 2003 года производит электротехническое оборудование для сферы энергетики, строительства, промышленности, металлургии, транспорта и других отраслей.

Представительства компании находятся по всей России и в странах СНГ.

Головной офис — в Екатеринбурге.

СВЭЛ обратилась в Smartway, чтобы решить следующие задачи:

01

тратить меньше времени на организацию командировок и согласования,

02

а также на аналитику затрат и отчеты по поездкам,

03

снизить расходы и начать экономить на командировках.

Результат: сократили расходы на билеты и гостиницы. Стали быстрее анализировать затраты на командировки

Деловые поездки организовывает отдел секретариата, координаторы и офис-менеджеры компании. За оптимизацию командировочного процесса отвечала Диляра Ахметшина, руководитель секретариата СВЭЛ.

Она решала любые вопросы, которые связаны с деловыми поездками: нужно пересмотреть лимиты на стоимость жилья или поменять цепочку согласования — шли к Диляре.

У СВЭЛ три производственные площадки, которые регулярно посещают сотрудники из регионов и гости компании. Представители департаментов продаж выезжают к клиентам и на объекты поставок. Специалисты СВЭЛ ездят на выставки и конференции в сфере электроэнергетики.

Также в компании большое внимание уделяют обучению сотрудников. Они ездят на зарубежные выставки и отраслевые конференции.

В Екатеринбурге у СВЭЛ есть собственный учебный центр, куда съезжаются специалисты компании из ее представительств. Для департамента продаж разработали целую офлайн-программу, которая рассчитана на две–три недели обучения.

Диляра Ахметшина

«В основном в командировки у нас летает департамент продаж. Поездки им нужны для обучения и личного общения с клиентами. География таких выездов обширная: от европейской части России до Дальнего Востока».

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

Однако СВЭЛ не только продает оборудование, но и обеспечивает гарантийное обслуживание. Поэтому помимо командировок, в компании также организовывают вахты, на которые отправляют сотрудников из технического контроля и сервисно-монтажного отдела.

СВЭЛ работает по принципу бережливого производства (Lean Production). Это когда в компании на первом месте стоят оптимизация и сокращение издержек на всех этапах бизнес-процессов.

До перехода на Smartway командировки организовывали вручную. По подсчетам компании, в рамках бережливого производства, организация каждой поездки должна была занимать максимум час, в СВЭЛ на это тратили до нескольких часов.

Диляра Ахметшина

«Для меня это был просто ужас. Я отвечала за оптимизацию и смотрела на нее не только с точки зрения финансов, но и времени, которое тратят на задачу. Были большие временные потери.

В бережливом производстве есть 8 видов потерь, и у нас они были почти все, когда дело касалось командировок. Я понимала, что систему нужно менять».

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

Диляра Ахметшина

«Пока мы согласовывали и перекидывались письмами с менеджером, билеты постоянно росли в цене. Приходилось пересогласовывать и получался замкнутый круг».

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

Диляра отвечала за деловые поездки и ей было трудно контролировать покупки. Не было прозрачной системы, которая позволяла оперативно следить за тратами, отчетностью и бюджетом на командировки. Поездки организовывали хаотично.

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

«Я отвечала за командировки, но ничего не могла проконтролировать. Не могла понять, куда мы двигаемся, что мы выписываем».

Диляра Ахметшина

При таких масштабах сложно вовремя отследить, куда и во сколько полетел менеджер. И был ли это деловой выезд, а не личная поездка за счет компании.

Диляра Ахметшина

«Были случаи на моей практике, когда сотрудник просил координатора выписать ему билеты. Билеты выписывали, а потом оказывалось, что это была не командировка, а личная поездка.»

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

Чтобы проанализировать затраты на поездки, Диляре нужно было:

01

Выгрузить данные сначала у агента.

02

Выгрузить данные из «1С» компании.

03

Совместить их.

Диляра Ахметшина

«Вспоминаю с ужасом то время, когда я собирала эту аналитику. В 2020 году нужна была аналитическая сводка для годового отчета. Чтобы получить нужные данные для финансовой службы, я потратила месяц».

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

Диляре также было важно, чтобы сервис соответствовал принципам бережливого производства и экономил не только деньги, но и время компании.

Одной из ключевых возможностей, которая выделила Smartway среди других сервисов, было мобильное приложение. С помощью него, как командируемому, так и согласовывающему сотруднику, не надо быть привязанным к рабочему компьютеру. Покупать билеты и согласовывать покупку можно в приложении — по пути на работу и из дома в выходной.

ЭДО — чтобы не тратить время бухгалтера на рутину и оперативно получать закрывающие документы.

Удобный интерфейс — чтобы каждый сотрудник мог разобраться в сервисе за несколько минут.

Отсрочка платежа.

Абонентская плата — в СВЭЛ посчитали и пришли к выводу, что для них это выгоднее, чем сервисные сборы.

Возможность собирать аналитику — чтобы планировать бюджет, отсматривать цены на билеты, отели и корректировать сметы.

Возможность контролировать покупки по тревел-политикам.

Благодаря тревел-политикам стали пересматривать существующие бюджеты компании на поездки.

В СВЭЛ есть собственное Положение о командировках — это документ, в котором прописали актуальные суммы суточных и отелей. На основе этого положения устанавливают лимиты в тревел-политиках.

Если лимиты слишком маленькие, Диляра способствовала тому, чтобы их увеличили.

Тревел-политики решают в СВЭЛ две задачи:

01

улучшить жизнь сотрудников за счет обратной связи: если лимиты слишком жесткие, их меняют,

02

не давать им превышать лимиты.

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

«Иногда мне звонили и жаловались на то, что сотрудники не могут найти номер в гостинице за установленный мной лимит. Такие ситуации я расценивала, как возможность перестроить процесс. Если я видела, что за эти деньги действительно сложно найти что-то нормальное, я инициировала пересмотр политики компании на отели в том или ином сегменте».

Диляра Ахметшина

Однако цены на авиабилеты в Положении о командировках не прописывали. Поэтому этот раздел расходов со всеми лимитами создавали с нуля в тревел-политиках сервиса. Работают ограничения по аналогии с политиками на отели: если менеджер превысил лимит, на это должна быть веская причина.

При этом самостоятельно редактировать лимиты сотрудники не могут. Вот как Диляра распределила схемы согласований в компании:

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

«Мы оставили по умолчанию согласование с руководителем центра затрат. Любую поездку нужно согласовывать, чтобы сотрудники не могли выписать сами себе билеты. Право расширенного доступа есть только у моего отдела и у некоторых руководителей. Поэтому изменить какую-то схему в тревел-политике тоже не получится. Мы сразу заметим».

Диляра Ахметшина

По авиа и ж/д билетам. Если стоимость билета, например, не выше 10 000 рублей, согласовывать его покупку не нужно. А чтобы снизить нагрузку на ответственных по согласованию, настроить тревел-политику можно не только по цене и классу, но и по популярным направлениям.

Пример схемы Тревел-политики СВЭЛ по стоимости ж/д билетов

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

«Мы также настроили регламент, который разрешает превышать лимиты не более 30–50% от стоимости билета. Мы понимаем, что иногда уложиться в установленный бюджет просто невозможно. Но одно дело, когда разница в цене 3000 рублей, а другое — когда 30 000 рублей. В последнем случае нужны подробные обоснования, чтобы решить, будем переносить поездку или полетим за большую сумму».

Диляра Ахметшина

По гостиницам. В СВЭЛ настроили тревел-политики по географии отелей: по России и зарубежью. А также указали ограничения в валюте для каждой страны. Чтобы настроить такую многоступенчатую схему, в компании потратили несколько часов, зато теперь не нужно тратить время на согласование. Система сама оповещает сотрудника о том, что он вышел за рамки лимита и ему стоит поискать что-то подешевле.

Пример схемы тревел-политики компании по гостиницам

Так выглядит схема согласования СВЭЛ в Smartway.

В компании согласовывают абсолютно все покупки с руководителем центра затрат. Если покупка сотрудника выходит за рамки установленного бюджета, она отправляется на согласование. Исключение действует только для топ-менеджеров: они сами следят за бюджетом поездок.

Чтобы настроить эти схемы согласования, координатору понадобилось несколько минут. Благодаря им в СВЭЛ появилась возможность контролировать покупки и полностью избавиться от неприятных ситуаций.
Сотрудники отдела продаж и ОТК, которые летают чаще остальных, сами выписывают себе билеты и гостиницы в Smartway. Их покупки согласовывают руководители.

Главное — наличие у сотрудника утвержденной сметы или служебной записки. Оба документа считают основанием для оформления покупки. В них прописывают расходы, которые связаны с конкретной поездкой.

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

«Мы настроили тревел-политики так, что разрешить поездку и покупать к ней билеты и жилье можно либо по согласованной смете, либо по утвержденной служебной записке.
Таким образом мы призываем людей к ответственности. Когда мы потом выгружаем аналитику по поездкам, то видим, что человек осознанно поставил галочку не у того документа, который был на руках».

Диляра Ахметшина

У СВЭЛ есть собственная CRM-система, в которой согласовывают сметы и бюджеты на командировки. Эти же цифры переносят в тревел-политики.
Сотрудники регулярно выгружают и отсматривают данные по купленным билетам за определенный период. Это позволяет отслеживать ситуации, когда цены на отели и билеты из сметы не совпадают с рыночными показателями. На основе этой информации финансисты правят смету и планируют бюджет.

График аналитики по стоимости билетов. Помогает компании следить за уровнем цен: с ней легче заметить аномальные всплески по направлениям и перестраивать маршрут.

Аналитика по билетам также показывает, сколько денег уходит на каждый вид транспорта и отслеживает класс поездок. Это позволяет исключать ситуации, когда сотрудник злоупотребляет положением и летает первым классом или выбирает самые дорогие тарифы.

Диляра Ахметшина

«Если финансист просит у меня какую-либо статистику по поездкам, я захожу в Smartway и за 15 минут выгружаю все необходимые данные за несколько лет. Помню, что в 2019 или в 2020 это занимало у меня невероятное количество времени и сил».

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

График аналитики по авиакомпаниям. По ним в СВЭЛ понимают, какой авиакомпанией летают чаще и набирается ли нужное количество полетов для программы лояльности.

Также аналитические инструменты Smartway позволяют смотреть данные по департаментам и узнавать, какой отдел чаще путешествует и больше тратит.

Руководитель секретариата в АО «Группа «СВЭЛ»

«Для меня очень ценно, что я могу выгрузить данные за секунду и еще 10–15 минут потратить на оформление таблиц, которые нужны только мне. Это был один из пунктов, почему мы выбрали Смартвей ».

Диляра Ахметшина

смогли на 50% сократить расходы на билеты и гостиницы благодаря внедрению тревел-политик;

стали в 10 раз быстрее анализировать затраты на деловые поездки;

убрали лишние цепочки в коммуникации, ускорили процесс согласования командировок и стали в 2-3 раза меньше тратить время на оформление поездки;

стали эффективнее планировать годовой бюджет благодаря использованию аналитики;

повысили качество услуг для сотрудников и увеличили их лояльность за счет обратной связи по лимитам.

Другие истории клиентов

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

10 поездок в месяц

20 человек

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

1 000 поездок в месяц

1 000 человек

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

10 поездок в месяц

120 человек

10 поездок в месяц

400 человек

50 поездок в месяц

300 человек

50 поездок в месяц

200 человек

160 человек

300 человек

500 поездок в год

1 000 поездок в год

Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.

1 500 человек

300 поездок в год

HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок

Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway

50 человек

1 000 поездок в год

Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок

1 000+ человек

600 поездок в год

Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки

250 человек

30 поездок в месяц

Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

10 поездок в месяц

20 человек

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

1 000 поездок в месяц

1 000 человек

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

10 поездок в месяц

120 человек

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.