Как организуют командировки теперь
Когда сотруднику нужно в командировку, администратор заводит ему аккаунт на платформе и выдает права на самостоятельное бронирование. Настраивает лимиты стоимости билетов и жилья в тревел-политиках.
Регистрируют сотрудников в Smartway один раз
Сотрудник сам выбирает удобные варианты в рамках тревел-политик. Если нужны билеты дороже установленного лимита, отправляет запрос на повышение бюджета прямо внутри Smartway. Ответственный получает уведомление по электронной почте и в личном кабинете и согласовывает запрос в один клик.
Бронируют билеты и отели за 10 минут
«В заявке на согласование сотрудник указывает причину, почему ему нужна бронь по повышенной стоимости или невозвратный тариф. Например, в гостинице рядом с местом обучения командированного есть только невозвратные тарифы. Такое мы согласуем».
Бухгалтер выгружает авансовые отчеты и принимает закрывающие документы, которые автоматически формируются в личном кабинете сразу после поездки. Оригиналы приходят по ЭДО.
Получают документы сразу после поездки в личном кабинете и по ЭДО
«Сейчас мы не просим оригиналы посадочных талонов или других документов, потому что сервис предоставляет закрывающие документы на все оплаты. Бухгалтер просто сопоставляет забронированные суммы с документами, которые приходят по ЭДО от Smartway».
Трудные ситуации берет на себя тревел-поддержка платформы. Она помогает оперативно подбирать сложные маршруты, вносить изменения в билеты и решать нестандартные проблемы.
Решают форс-мажоры за несколько минут
«Недавно у нас переводили сотрудников в новое юрлицо, и мы не у всех успели обновить его в личном кабинете. Сотрудники бронировали поездки, и счет выставлялся на некорректное юрлицо. Но нам не пришлось менять билеты или данные в них. Нам помогли в тревел-поддержке — выставили счет на нужное юрлицо за 5 минут».
Администратор выгружает аналитику платформы и на ее основе решает, какой бюджет нужно заложить на поездки в следующий период.
«Во вкладке «Аналитика» можно выгрузить сводку трат по направлениям, департаментам, которые ездили в командировки. Ориентируясь на нее, уже можно заниматься бюджетированием».