Наши сотрудники самостоятельно планируют 15-20 поездок в день

Как в CDEK ускорили оформление командировок в 10 раз и обеспечили безопасность персональных данных

офис-менеджер CDEK

Алина Плеханова

автоматизировать процесс, бронировать командировки быстрее и безопасно хранить данные сотрудников

Через личный чат с менеджером бизнес-тревел агентства

Как бронировали раньше:

Инструменты Smartway:

35 000 сотрудников

Размер компании:

4 000+

Количество поездок за год:

654

Количество командируемых:

Сотрудники сами выбирают билеты и отели

Способ бронирования:

Время чтения 6 минут

Кейс

В 10 раз ускорили бронирование поездок

Экономят на поездках с помощью абонентской платы, умного поиска, корпоративных тарифов и аналитики

Оформляют групповые поездки до 100 человек в пару кликов

Оглавление

CDEK — это логистическая компания, которая занимается курьерской доставкой грузов и документов для организаций и частных лиц по России и миру.
Основные направления командировок — это Москва, Санкт-Петербург и Новосибирск.

стратегические сессии руководителей и департаментов,

встречи с партнерами и франчайзи,

аудиты других филиалов,

Например, в IT-департаменте много удаленных сотрудников из разных городов. Они приезжают в офисы в Новосибирске или Санкт-Петербурге, чтобы познакомиться с коллегами.

знакомства с командой.

Частые цели поездок:

«У нас был контрагент, который напоминал турагентство без автоматизированной платформы. Для оформления заказа нужно было писать менеджеру в WhatsApp, какие билеты или гостиницу нужно забронировать для сотрудника. Туда же отправляли персональные данные и документы».

офис-менеджер CDEK

Билеты и жилье бронировали несколько менеджеров через классическое тревел-агентство: данные о каждой поездке собирали вручную у сотрудников, отправляли подрядчику в личной переписке и ждали подтверждения бронирований.

На оформление командировки одного сотрудника уходило 3-4 часа, но могло затянуться на пару дней.

Теперь ищут, подбирают и бронируют билеты и отели не дольше 10 минут.

«Сначала нужно было подобрать рейс и уточнить у агентства наличие мест. Потом предоставить все данные сотрудника, дождаться подтверждения от поставщика и сами билеты. По такой же схеме бронировали отели».

офис-менеджер CDEK

«За это время мы выбираем удобный рейс, заказываем трансфер до аэропорта и обязательно бронируем гостиницу. В итоге все заказы оформляем одним нажатием кнопки».

офис-менеджер CDEK

Оформляли поездку сотруднику 3-4 часа → сократили до 10 минут

Групповой выезд начинали оформлять сильно заранее, чтобы успеть исправить ошибки в данных.

Теперь групповые поездки оформляют в одном заказе, даже срочные.

«Очень тяжело давалось оформление поездок для групп сотрудников. Бывают выезды для 100 человек. Такие командировки начинали оформлять за несколько месяцев, потому что всегда выскакивали проблемы, например, ошибки в данных со стороны поставщика, нехватка мест и т.д.»

офис-менеджер CDEK

«В сервисе можно приобретать за один клик несколько билетов для разных сотрудников. Так мы сразу знаем, что места есть для всех, и ошибок не возникает».

офис-менеджер CDEK

Было много ошибок в групповых поездках → от них избавились и стали оформлять быстрее

Личная коммуникация с сотрудниками и контрагентом растягивалась на несколько часов или даже рабочих дней.

Доверили бронирование поездок сотрудникам и увеличили скорость оформления почти в 10 раз. Они выбирают варианты в рамках лимитов и решают трудности внутри одной платформы в пару кликов. Администратор контролирует бюджет, документы и форс-мажоры в том же сервисе.

«Общались либо по почте, либо в мессенджерах, и сотрудники часто пропускали письма. Из-за этого за день успевали организовать всего 2-3 командировки».

офис-менеджер CDEK

«Сейчас наши сотрудники самостоятельно планируют свои командировки, в среднем оформляют 15-20 поездок в день».

офис-менеджер CDEK

Согласование длилось часами → его ускорили в 10 раз

Отправлять паспортные данные через личную переписку в мессенджере было рискованно, а безопасность персональных данных сотрудников является приоритетом для CDEK.

Администратор один раз вносит данные сотрудников в систему или выгружает одним нажатием из «1С». Они автоматически подтягиваются при бронировании билетов. Это быстро и конфиденциально.

офис-менеджер CDEK

«Мы один раз регистрируем сотрудника. Для этого вводим всю информацию, и она сохраняется в карточку. Каждый следующий раз экономим время, потому что не надо заполнять заново паспортные данные и контакты».

Отправляли личные данные в мессенджере → автоматизировали заполнение и обеспечили их безопасность

Контрагенты берут сервисный сбор или процент за свою работу. Он суммируется с наценкам на билеты и проживание.

В Smartway цены на билеты и гостиницы такие же, как на сайтах поставщиков. Нет скрытых комиссий и сборов, только фиксированная абонентская плата. А экономить помогает умный поиск, корпоративные тарифы и аналитика.

офис-менеджер CDEK

«При выборе авиабилетов платформа рекомендует более выгодные тарифы для экономии. Еще мы добавили в сервис наши корпоративные тарифы в гостиницах, они сокращают расходы. А планировать бюджет на командировки помогает статистика за прошедший период».

Теряли деньги на комиссии агентству → стали экономить с помощью нескольких инструментов сервиса

Наш менеджер бесплатно покажет все возможности платформы

Администратор выгружает аналитику платформы и на ее основе решает, какой бюджет нужно заложить на поездки в следующий период.

«Во вкладке «Аналитика» можно выгрузить сводку трат по направлениям, департаментам, которые ездили в командировки. Ориентируясь на нее, уже можно заниматься бюджетированием».

офис-менеджер CDEK

Трудные ситуации берет на себя тревел-поддержка платформы. Она помогает оперативно подбирать сложные маршруты, вносить изменения в билеты и решать нестандартные проблемы.

«Недавно у нас переводили сотрудников в новое юрлицо, и мы не у всех успели обновить его в личном кабинете. Сотрудники бронировали поездки, и счет выставлялся на некорректное юрлицо. Но нам не пришлось менять билеты или данные в них. Нам помогли в тревел-поддержке — выставили счет на нужное юрлицо за 5 минут».

офис-менеджер CDEK

Бухгалтер выгружает авансовые отчеты и принимает закрывающие документы, которые автоматически формируются в личном кабинете сразу после поездки. Оригиналы приходят по ЭДО.

«Сейчас мы не просим оригиналы посадочных талонов или других документов, потому что сервис предоставляет закрывающие документы на все оплаты. Бухгалтер просто сопоставляет забронированные суммы с документами, которые приходят по ЭДО от Smartway».

офис-менеджер CDEK

Сотрудник сам выбирает удобные варианты в рамках тревел-политик. Если нужны билеты дороже установленного лимита, отправляет запрос на повышение бюджета прямо внутри Smartway. Ответственный получает уведомление по электронной почте и в личном кабинете и согласовывает запрос в один клик.

«В заявке на согласование сотрудник указывает причину, почему ему нужна бронь по повышенной стоимости или невозвратный тариф. Например, в гостинице рядом с местом обучения командированного есть только невозвратные тарифы. Такое мы согласуем».

офис-менеджер CDEK

Когда сотруднику нужно в командировку, администратор заводит ему аккаунт на платформе и выдает права на самостоятельное бронирование. Настраивает лимиты стоимости билетов и жилья в тревел-политиках.

Один менеджер контролирует все поездки, даже при наличии 35 тысяч сотрудников

В 10 раз ускорили бронирование поездок

У командируемых не возникает вопросов по командировкам: платформа интуитивно понятна

Заказ билетов и документооборот стали прозрачными

Персональные данные сотрудников хранятся в системе, их не нужно каждый раз вводить вручную

Личная информация защищена: доступ к карточкам сотрудников есть только у администратора

Тревел-политики и статистика помогают следить за расходы и планировать бюджет

Тревел-поддержка всегда на связи и помогает решить любую проблему

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.

Другие истории клиентов

20 человек

10 поездок в месяц

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

1 000 человек

1 000 поездок в месяц

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

120 человек

10 поездок в месяц

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

400 человек

10 поездок в месяц

300 человек

50 поездок в месяц

200 человек

50 поездок в месяц

1 500 человек

300 поездок в год

Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway

300 человек

1 000 поездок в год

HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок

160 человек

500 поездок в год

Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.

50 человек

1 000 поездок в год

Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок

1 000+ человек

600 поездок в год

Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки

250 человек

30 поездок в месяц

Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки

20 человек

10 поездок в месяц

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

1 000 человек

1 000 поездок в месяц

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

120 человек

10 поездок в месяц

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.