1 500+

От Excel-таблиц до полной автоматизации: как ООО «ВГК» оптимизировали организацию командировок и вахт

Количество поездок в месяц:

сотрудники сами бронируют билеты и отели; один ответственный бронирует на всех.

Способ бронирования:

начать оформлять командировки и вахты эффективнее

Задача:

Время чтения 6 минут

Кейс

Инструменты Smartway:

Руководитель по оптимизации и автоматизации учетных процессов ООО «ВГК»

стали организовывать деловые поездки дешевле и быстрее

ООО «Восточная горнорудная компания» обеспечивает больше 50% добычи бурого угля в Сахалинской области. В группу компаний входят добывающие и сервисные предприятия.

Руководитель по оптимизации и автоматизации учетных процессов ООО «ВГК»

Деловые поездки организовывал секретарь управляющей компании или сотрудник отдела кадров группы компании. Он собирал данные, искал билеты, занимался отчетностью. Чтобы сформировать авансовый отчет, приходилось ждать посадочный талон о совершенном перелете командированных. Минимум 50% сотрудников регулярно теряли посадочные.

Когда не хватало посадочных талонов, сотрудники отдела кадров запрашивали у авиакомпаний справки о перелетах. У большинства перевозчиков эта услуга платная — около 1 000 рублей за одну справку.

«Авансовые отчеты обрабатывали вручную — в Excel-таблицах. Распечатывали, сканировали, передавали между отделами, готовили Приказ. На один такой отчет — от момента бронирования билетов — уходило от трех месяцев до года».

Руководитель по оптимизации и автоматизации
учетных процессов ООО «ВГК»

сотрудники управляющей компании ООО «ВГК» стали сами бронировать перелеты и отели через Smartway. Билеты приходят в специальный бот в телеграме. Покупки сотрудников, которые превышают установленные лимиты, согласовывает в сервисе руководитель отдела документооборота.

«Smartway помог решить проблему с постоянным ожиданием посадочных от вахтовиков для оформления документов. Получить справку автоматически через сервис получается гораздо выгоднее и быстрее, чем запрашивать у авиакомпании».

Руководитель по оптимизации и автоматизации учетных процессов ООО «ВГК»

у вахтовиков нет онлайн-доступа к Smartway. Сотрудник отдела кадров бронирует билеты для всех через сервис и отправляет в чат с сотрудниками.

Один сотрудник оформлял авиабилеты для командировок и вахт вручную.

После деловой поездки сотрудник должен был обязательно предоставить бумажный посадочный талон. Его сканировали и отправляли в бухгалтерию.

Подготовка одного авансового отчета занимала до 1 года. Данные об авиабилетах и талонах вводились вручную в Excel.

Сотрудники регулярно теряли посадочные талоны. Это мешало корректно учитывать расходы на вахты.

Сотрудники самостоятельно бронируют билеты и гостиницы для командировок. Для вахтовиков один ответственный оформляет билеты через сервис.

Справки о каждом перелете подгружаются в систему автоматически. Компания не запрашивает справки у перевозчика и экономит до 1 000 рублей на каждой.

Бесшовная интеграция с «1С». Бухгалтерия сразу получает всю информацию о поездках. Авансовый отчет оформляют за 10-15 минут.

Документы для бухучета хранятся в системе в электронном виде.

В компании добавили поле «Цель поездки». От нее зависят, на какую статью будут отнесены расходы. Это помогает упорядочить информацию в авансовых отчетах и отследить траты на разные типы деловых поездок.

При форс-мажорах отдел документооборота связывается с поддержкой Smartway. Команда поддержки отвечает 24/7.

Сотрудники копят мили на личных бонусных счетах, а компания экономит до 7% на покупке авиабилетов за счет скидок или кешбэка.

Удобно бронировать билеты и согласовывать поездки по пути на работу.

«Сервис справился с задачей автоматизировать процессы, сделать их прозрачнее, удобнее и выгоднее для компании и для сотрудников».

Руководитель по оптимизации и автоматизации учетных процессов ООО «ВГК»

Автоматизировать оформление командировок и вахт.

Подключить бесшовную интеграцию с «1С:ERP» и «1C:Бухгалтерия» и избавиться от ошибок из-за ручного ввода данных.

Ускорить формирование авансовых отчетов до 10-15 минут для одной поездки.

Экономить до 1 000 рублей на каждой справке о перелете.

Начать пользоваться сервисом Smartway сразу, без долгого специального обучения.

Отказаться от сбора бумажных посадочных талонов после каждой вахты и командировки.

Планировать и контролировать расходы на поездки с помощью тревел-политик и встроенной аналитики сервиса.

Запишитесь
на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.

Другие истории клиентов

400 человек

10 поездок в месяц

300 человек

50 поездок в месяц

200 человек

50 поездок в месяц