Есть вопросы по командировкам?
За 15 минут расскажем, как сократить расходы, ускорить бронирования и навести порядок в документах.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Узнайте больше об акции
Мы свяжемся с вами и расскажем подробнее
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
4 000+ сотрудников
Размер компании:
«Точка»
Мария Соловьева
«Стали тратить в 2 раза меньше времени на операции с билетами»
Как 4 000+ сотрудников «Точки» начали сами бронировать командировки
1000+
Количество поездок за год:
сотрудники бронируют сами
и с помощью бизнес-ассистентов
и с помощью бизнес-ассистентов
Способ бронирования:
Время чтения 6 минут
Кейс
покупали на разных сайтах
Как бронировали раньше:
разгрузить команду и ускорить организацию поездок
Запрос:
Результаты
Ускорили бронирование и сбор отчетных документов
Разгрузили бизнес-ассистентов и бухгалтерию
Сократили расходы за счет перехода с комиссии на фиксированную оплату
Клиент
Точка — это финтех-компания. Они развивают онлайн-банк и другие сервисы для бизнеса. Продуктами пользуются 600 000 предпринимателей, а работает в компании больше 4 000 сотрудников в России и за границей
Кто и куда ездит в командировки
Офисы компании находятся в 20 городах: в Санкт-Петербурге, Москве, Калининграде, Сочи, Иркутске, Сургуте и других. Головной офис — в Екатеринбурге, поэтому сотрудники часто приезжают в город познакомиться с командой.
Руководители ездят в командировки проводить стратегические сессии со своими командами
и на встречи с партнерами.
и на встречи с партнерами.
А еще сотрудники участвуют в крупных IT-конференциях в Санкт-Петербурге, Москве, Казани, Екатеринбурге и других городах.
Раньше бронировали билеты и проживание на разных сервисах.
Как организовывали командировки раньше
Перед каждой поездкой сравнивали цены на нескольких сайтах.
01
Алина Плеханова
«У нас был контрагент, который напоминал турагентство без автоматизированной платформы. Для оформления заказа нужно было писать менеджеру в WhatsApp, какие билеты или гостиницу нужно забронировать для сотрудника. Туда же отправляли персональные данные и документы».
офис-менеджер CDEK
Выбирали более выгодный вариант.
02
Каждый раз вводили данные сотрудников на новом сайте, чтобы забронировать.
03
Тратили много времени на сбор закрывающих документов для отчетности по поездке: бумажные посадочные, акты по проживанию, чеки.
04
Количество сотрудников росло, а вместе с ним — потребность сделать организацию командировок быстрее и удобнее.
Искали единый сервис, в котором можно организовать все аспекты командировки: от поиска выгодных вариантов до сбора закрывающих документов. Smartway подошел по всем параметрам.
Какую проблему хотели решить
Мария Соловьева
«Мы хотели сохранить время, которое уходило на сравнение цен в разных сервисах, и снять с себя нагрузку по сбору документов».
«Точка»
Ускорили организацию командировок и отчетность
Каждый раз вводили данные сотрудников при бронировании на разных сайтах.
Было
Стало
Информация о командированном подтягивается автоматически. Данные сотрудников безопасно хранятся в системе.
Что изменилось со Smartway
→ Больше не вносят данные сотрудников вручную при бронировании
→ Бухгалтерия получает закрывающие документы вовремя
Мария Соловьева
«Мы стали тратить в 2 раза меньше времени на операции с билетами благодаря автоматизации».
«Точка»
Неделями ждали закрывающие документы от поставщиков.
Было
Стало
Закрывающие формируются в личном кабинете сразу после поездки. А потом приходят на почту или по ЭДО в установленный срок.
Разгрузили команду, которая организовывает деловые поездки
Все командировки оформляли бизнес-ассистенты. Они же решали проблемы: связывались с авиакомпаниями, РЖД и отелями напрямую.
Было
Стало
Сотрудники оформляют сами. В этом помогают интуитивно понятный интерфейс и тревел-политики. Бизнес-ассистенты контролируют процесс, а проблемы решает круглосуточная тревел-поддержка.
→ Сотрудники сами бронируют поездки, бизнес-ассистенты только контролируют
Мария Соловьева
«Мы сделали пошаговую инструкцию, как выбрать билеты, забронировать отель и установить центр затрат. Но после опроса сотрудников оказалось, что ей пользуются не все, потому что в сервисе и так все интуитивно понятно».
«Точка»
Сотрудники теряли посадочные талоны и другие подтверждения расходов для бухгалтерии.
Было
→ Сотрудники больше не собирают посадочные талоны и чеки во время поездки — подтверждения расходов выгружают через сервис
→ Автоматизировали рутину благодаря интеграции с «1С» и внутренними сервисами
Стало
Вместо посадочных получают справки о перелетах через сервис.
Бухгалтерия вручную составляла авансовые отчеты и проводила командировочные расходы
Было
Стало
Синхронизировали данные между сервисом и внутренними системами учета. Больше не возникает ошибок из-за ручного ввода.
Сократили расходы на поездки
Платили сервисный сбор за оформление билетов. На каждой платформе сумма была разной.
Было
→ Перешли на фиксированную плату вместо комиссии
→ Оплачивают поездки со счета компании, чтобы у налоговой не было вопросов
Стало
Экономят за счет фиксированной абонентской платы. Можно бронировать любое количество услуг — стоимость не растет.
→ Смотрят полную статистику, когда удобно и нужно. Даже если срочно. Это помогает оптимизировать траты
Оплачивали с корпоративной карты. Приходилось выяснять, кто и с какой целью покупал услуги, и собирать подтверждения расходов.
Было
Стало
Оплачивают со счета компании. Все данные по затратам в одном месте, а закрывающие документы формируются автоматически.
Данные о поездках были в разных местах, единой статистики не было.
Было
Стало
Выгружают статистику в любое время и анализируют полную картину поездок.
Бесплатно проведем экскурсию по сервису
Результаты
Сократить время на подбор удобных вариантов по перелету и проживанию и на сбор отчетных документов — все делают в одном окне
Разгрузить бизнес-ассистентов — теперь сотрудники сами подбирают билеты
Сократить время бухгалтерии на проведение командировок благодаря интеграции с «1С»
С помощью сервиса Smartway «Точке» удалось:
Автоматизировать передачу данных благодаря интеграции по API с внутренним сервисом.
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.
Другие истории клиентов
20 человек
10 поездок в месяц
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
1 000 человек
1 000 поездок в месяц
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
120 человек
10 поездок в месяц
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
400 человек
10 поездок в месяц
300 человек
50 поездок в месяц
200 человек
50 поездок в месяц
1 500 человек
300 поездок в год
Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
300 человек
1 000 поездок в год
HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок
160 человек
500 поездок в год
Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.
50 человек
1 000 поездок в год
Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок
1 000+ человек
600 поездок в год
Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки
250 человек
30 поездок в месяц
Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки