Возврат авиабилетов в командировке: когда и как компания может вернуть деньги

Все зависит от тарифа и причин, по которым служебную поездку отменили.

Возвратные билеты можно вернуть. Причина не имеет значения. Но о том, что планы изменились, перевозчику нужно сообщить за сутки до регистрации на рейс. В этом случае он вернет 80−95% от цены билета. Остальное удержит как сервисный сбор.

Невозвратные билеты вернуть нельзя. Но есть исключения, которые прописаны в ст. 108 Воздушного кодекса РФ. Вот они:

• пассажир заболел;
• заболел член семьи или близкий родственник, который летел вместе с пассажиром;
• умер пассажир;
• умер член семьи или близкий родственник;
• авиакомпания отменила рейс или задержала вылет больше чем на 30 минут;
• перевозчик нарушил условия перевозки: не посадил в самолет из-за овербукинга, изменил маршрут так, что поездка потеряла смысл, сорвал стыковку рейсов по одному билету.

Еще один момент, который стоит знать: вернуть билет не получится, если рейс задержали или отменили из-за форс-мажора. Например, стихийного бедствия, войны, плохой погоды, запрета полетов или если есть угроза безопасности. В таких ситуациях авиакомпания не возвращает деньги, но должна нормально устроить ожидание, чтобы людям было где посидеть, отдохнуть и дождаться вылета.

На платформе для управления командировками Smartway можно вернуть деньги даже за невозвратные билеты — в сервисе есть страхование невозвратных авиабилетов SmartFlex. С ним можно вернуть до 90% стоимости билета, если поездка сорвалась. Билеты со SmartFlex в среднем на 10−13% дешевле, чем возвратные тарифы у авиакомпаний.  Это особенно выгодно, если в компании часто оформляют возвратные билеты «на всякий случай».

Если командировку отменили или перенесли, важно сразу заняться возвратом билета и сохранить документы. Ниже — пошаговый план.

Например, билет стоил 20 000 рублей. Если авиакомпания вернула 15 000 рублей, в расходах компании останутся 5 000 рублей. Если перевозчик ничего не вернул, в расходах учитывают всю стоимость билета — 20 000 рублей. А если авиакомпания вернула полную сумму, расходов по билету нет.

ФНС проверяет, связаны ли расходы по билету с рабочей поездкой и почему командировка не состоялась. Поэтому бухгалтеру важно сохранить полный комплект документов. Обычно нужны:

• Маршрут-квитанция с отметкой «не использован».
• Приказ об отмене командировки.
• Больничный лист или медицинская справка.
• Авансовый отчет (форма АО-1).
• Выписка банка о возврате средств либо платежный документ по покупке билета, если возврата не было.

В Smartway для возврата по страхованию SmartFlex достаточно приказа об отмене командировки — дополнительные справки не нужны. Компенсация поступит на счет компании в течение 12 дней после предоставления документа.

Страховой полис помогает компании компенсировать расходы за невозвратный билет, если поездка не состоялась по причинам, которые указаны в договоре страхования.

Сумма выплаты не фиксированная. Она зависит от условий страховой компании и подтверждающих документов по конкретному случаю. Стоимость такой защиты обычно — 3−7% от цены билета. Например, страховка для перелета за 70 000 рублей обойдется примерно в 2−5 тысяч рублей. Если рассмотреть на практике, даже одна отмененная поездка может частично или полностью компенсировать расходы на полис.

Есть два простых варианта оформить страховку:

• на всех сотрудников сразу — один корпоративный договор;
• подключить страховку при покупке билета — добавляется автоматически к каждой поездке.

Второй вариант чаще используют компании с регулярными командировками: не нужно отдельно оформлять каждый полис, все происходит в момент покупки билета.

Простой пример: компания отправляет сотрудников в 100 командировок в год, и примерно 12 из них отменяются. Если средний билет стоит 45 000 рублей, без страховки компания теряет около 540 000 рублей в год. Если подключить страховку за 5% от стоимости билета, на нее уйдет примерно 225 000 рублей в год. То есть вместо потерь на 540 000 рублей компания тратит 225 000 рублей на страховку. В итоге расходы на отмены снижаются примерно на 315 000 рублей в год, если страховые случаи попадают под условия полиса.

Страховка покрывает не все случаи и не всегда возвращает полную стоимость билета. Поэтому перед покупкой полиса бухгалтеру важно внимательно проверить следующие пункты:

• Есть ли франшиза. Это часть расходов, которую компания оплачивает сама. Например, если билет стоит 50 000 рублей, а франшиза — 5 000, страховая вернет только 45 000 рублей.
• Какие сроки установила страховая. Некоторые компании требуют сообщить о страховом случае в течение 24−72 часов и передать документы максимум за 30 дней. Если пропустить срок, деньги не заплатят.
• Есть ли ограничения по сумме выплаты. В полисе могут установить лимит на одну поездку или ограничить компенсацию процентом от стоимости билета. Например, если билет стоит 140 000 рублей, а лимит полиса — 100 000, разницу компания оплачивает сама.
• Какие документы принимает страховая. Если сотрудник заболел, страховая обычно просит больничный лист. Справки от врача часто недостаточно. Также могут понадобиться билет, подтверждение оплаты и документы по отмене поездки.
• Кому поступит выплата. Для командировок важно, чтобы деньги перечислили компании, а не сотруднику. В полисе лучше сразу проверить, что страхователем указано юридическое лицо.

Страхование вылетов в командировку по России и за границу работает по-разному. По России полисы дешевле, но и рисков меньше. Для зарубежных поездок страховка стоит дороже, зато покрывает больше ситуаций.

Разница связана со стоимостью самих поездок. Внутренние билеты чаще стоят 5−20 тысяч рублей. Международные командировки легко выходят за 30−100 тысяч, особенно при перелетах в Европу, США или Азию.

Базовое покрытие для поездок по России обычно включает:

• болезнь сотрудника;
• отмену рейса;
• задержку вылета.

Для зарубежных поездок список шире:

• отказ в визе;
• потеря загранпаспорта;
• отмена чартерного рейса;
• проблемы с транспортом по пути в аэропорт.

По международным полисам лимиты выплат тоже выше. Для внутренних командировок обычно достаточно покрытия 50−100 тысяч рублей. Для зарубежных поездок лимит может доходить до 50−150 тысяч евро или долларов. Например, для поездки Москва — Санкт-Петербург за 12 000 рублей достаточно полиса на 50 000 рублей. А для рейса Москва — Нью-Йорк стоимостью более 120 000 рублей полис с лимитом 50 000 рублей уже не перекрывает все риски. Лимит должен быть не ниже стоимости поездки и лучше с запасом.

Бухгалтеру важно проверить географию полиса. По условиям некоторые страховки от невылета действуют только за границей и не работают для поездок по России. Поэтому для внутренних командировок лучше сразу выбирать отдельный полис РФ или вариант с покрытием всех поездок.

Если вы регулярно отправляете сотрудников в служебные поездки, попробуйте страхование SmartFlex в Smartway. Этот и другие инструменты сервиса помогут сократить расходы на авиабилеты до 30% и взять командировки компании под контроль.