Учёт расходов на мероприятия

Расходы на проведение мероприятий включают несколько ключевых категорий, которые должны быть документально подтверждены и соответствовать требованиям НК РФ (ст. 252, 264).
Аренда площадки, транспорт, оборудование

• Аренда конференц-зала, сцены или выставочного пространства (договор аренды с ИП или юрлицом).
• Транспорт: заказ автобусов для участников, доставка оборудования.
• Техника: аренда звука, света, проекторов.

Стоимость этих услуг можно включить в расходы при наличии акта выполненных работ (п. 3 ст. 272 НК РФ).

Услуги персонала
Координаторы, ведущие, технические специалисты. Оформляются через трудовые договоры или договоры ГПХ (ст. 56 ТК РФ).

Например, оплату услуг ведущего праздника фиксируйте через договор возмездного оказания услуг.

Питание, сувениры, рекламные материалы

• Фуршеты, кофе-брейки: учитываются как представительские расходы (п. 21−22 ст. 264 НК РФ).
• Сувениры с логотипом компании: стоимость включается в расходы, но не должна превышать 4 000 ₽ на человека в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
• Буклеты, баннеры: затраты на полиграфию относятся к рекламе (п. 4 ст. 264 НК РФ).

Логистика и страхование

• Транспортировка участников,
• Аренда гостиниц.
• Страхование оборудования или ответственности организатора (ст. 927 ГК РФ).

Например, аренда автобуса для трансфера гостей с оформлением путевого листа.
Если оформить документы по всем правилам до, во время и после мероприятия, у налоговой к компании не будет претензий.

Сервис Smartway помогает в организации корпоративных мероприятий: автоматизирует подбор площадок, бронирование отелей и логистику, что снизит затраты на 15−20%. Плюс все расходы будут обоснованы и соответствовать целям мероприятия (ст. 252 НК РФ).

Расходы на представительские мероприятия (ст. 264 НК РФ п. 2):

• Организация официальных приемов для партнеров в офисе или ресторане.
• Транспортные услуги для доставки участников.
• Буфетное обслуживание во время переговоров.
• Услуги внештатных переводчиков.
• Алкогольные напитки, если они часть официального мероприятия.

Не включаются:

• Развлекательные программы после официальной части.
• Проживание гостей в отелях.
• Праздничные мероприятия для сотрудников.

Прием делегаций и деловые встречи
Для налогового учета таких мероприятий необходимо:

1. Издать приказ руководителя с указанием цели, даты и участников.
2. Составить программу мероприятия с деловой повесткой.
3. Подготовить отчет с результатами, например, номерами заключенных договоров.

Смета представительских расходов на проведение мероприятий составляется в свободной форме, но должна содержать:

• Утверждение. Например, «Утверждаю: Генеральный директор ООО «Старт» Петров И.И.»
• Название: «Смета на переговоры с ООО «Глобал» 15.09.2025» Участники 3 сотрудника компании, 2 представителя контрагента
• Расходы: Аренда зала — 50 000 ₽, фуршет — 30 000 ₽

После мероприятия к смете прикладывают:

• Чеки из ресторана.
• Договор с переводчиком.
• Транспортные квитанции.

Превышение можно учесть в следующих кварталах, если годовой лимит не исчерпан. Для подтверждения расходов храните полный пакет документов 4 года (ст. 283 НК РФ).

1. Сбор данных по каждой категории затрат

Разбейте расходы на категории и запросите коммерческие предложения от подрядчиков. Основные группы:

• Аренда помещения: договор аренды с указанием стоимости и сроков — ст. 606 ГК РФ).
• Оборудование и техника.
• Транспорт и проживание: билеты, такси, гостиница — оформляйте через авансовый отчет по Постановлению Правительства № 749 до сентября 2025 года, далее согласно Постановлению Правительства Р Ф от 16.04.2025 N 501.
• Питание: меню-требование с подписью ответственного лица, ст. 9 ФЗ № 402).

Например, если вы проводите мероприятие в Москве, укажите в смете расходов стоимость трансфера от вокзала до отеля на основе прайса транспортной компании.

2. Учет резервов на непредвиденные расходы (10−15% от бюджета)

Резерв защитит от форс-мажоров: поломки техники или увеличения числа участников.

Пример оформления табличной сметы с пояснениями:

Уточнения:

• Все суммы должны иметь подтверждающие документы (договоры, акты, чеки).
• Резерв отражается отдельной строкой для контроля (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Используйте этот шаблон как образец сметы расходов на проведение мероприятия. Для сложных зарубежных проектов добавьте графу «Валюта» и укажите курс ЦБ на дату расчета (ст. 140 ГК РФ).

Расходы на праздничные мероприятия — корпоративы или банкеты — не учитывают в целях налогообложения прибыли. Согласно статье 270 НК РФ, такие затраты не признаются экономически обоснованными, так как их целью не является получение дохода.

Исключение — представительские расходы, однако к ним применяются строгие ограничения:

• Лимит в 4% от расходов на оплату труда за период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
• Учитывают только затраты на официальные приемы, транспорт участников, буфетное обслуживание и услуги переводчиков.

При общей системе налогообложения часть расходов можно списать как представительские, но с двумя условиями:

1. Мероприятие оформили как деловую встречу с клиентами или партнерами.
2. Затраты не превышают 4% от расходов на оплату труда за год (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Расходы на корпоративные, культурно-массовые и праздничные мероприятия в налоговом учете не фиксируются. Перечень допустимых затрат строго ограничен статьей ст. 346.16 НК РФ, и представительские расходы в него не входят. Даже при экономической обоснованности такие траты не уменьшают налоговую базу.

Документальное подтверждение расходов на мероприятия

Для учета расходов требуются:

• Приказ руководителя с указанием цели мероприятия и ответственных лиц.
• Смета расходов на проведение мероприятия, которую утвердили с руководством.
• Отчет о проведении мероприятия с программой, списком участников и итоговыми тратами.
• Первичные документы: договоры с поставщиками услуг (кейтеринг, аренда зала), акт выполненных работ/оказанных услуг, кассовые чеки или БСО.

Учет культурно-массовых мероприятий

В бухгалтерском учете эти расходы отражаются как прочие на основании п. 11 ПБУ 10/99.

В налоговом учете затраты на такие мероприятия не уменьшают базу по налогу на прибыль. Исключение — мероприятия, которые организовывают  профсоюзы или молодежные организации за счет членских взносов (п. 31 ст. 217 НК РФ).

Как компенсировать затраты. Условия для возмещения расходов на проведение мероприятия

1. Наличие утвержденной сметы и приказа руководства. Любое мероприятие (семинар, корпоратив, тренинг) требует официального оформления.

Поэтому перед проведением конференции издают приказ директора с указанием целей, количества участников и бюджета. Смета утверждается подписью руководителя.

Ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ обязывает подтверждать каждый факт хозяйственной жизни первичным документом.

2. Предоставление первичных документов. Без чеков, актов и накладных расходы не признаются.

Нюанс: билеты на транспорт или электронные чеки нужно распечатать и заверить подписью ответственного (п. 1 ст. 252 НК РФ).

3. Согласование с налоговыми органами. Для корпоративных мероприятий (праздники, тимбилдинги) подтвердите «производственную необходимость».

Что учитывается:

• Представительские расходы, например, для встреч с клиентами — ст. 264 НК РФ.
• Обучение сотрудников — пп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ.

Что не учитывается: развлекательные расходы, например, алкоголь, кроме фуршетов на официальных событиях — п. 29 ст. 270 НК РФ.

• Не указали деловую цель в приказе.
• Отсутствует подпись сотрудника в акте о получении сувениров.

Как подтвердить налоговой:
Ссылайтесь на ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически обоснованы) и готовьте пояснительную записку. Например: «Тренинг по повышению продаж 30.04.2025 направлен на увеличение выручки компании».

Налог на прибыль: что можно списать
По общему правилу, расходы на корпоратив не уменьшают налогооблагаемую базу, так как они считаются социальными (ст. 270 НК РФ). Исключение — если мероприятие оформили как представительское.

Например, компания провела встречу с потенциальными клиентами в ресторане. В этом случае расходы можно учесть в пределах 4% от годового фонда оплаты труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Правила признания расходов

1. Связь с производственной деятельностью. Затраты должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Например, аренда конференц-зала для переговоров с партнёрами.
2. Лимит представительских расходов. Максимальная сумма для учёта — 4% от ФОТ за отчётный период. Расчёт делается нарастающим итогом с начала года. Например, при ФОТ 10 млн ₽ лимит составит 400 000 ₽.
3. Документальное оформление. Обязательные документы:

• Приказ о проведении мероприятия с указанием деловой цели.
• Смета расходов.
• Договоры с контрагентами (на кейтеринг, аренду помещения).
• Акт выполненных работ.

Что нельзя учесть:

• Развлекательную программу (караоке, аниматоры).
• Проживание и транспорт для сотрудников (ст. 252 НК РФ).
• Мероприятия без связи с производственными целями.

Для УСН «доходы минус расходы» такие затраты не принимаются — их нет в закрытом перечне ст. 346.16 НК РФ.

Чтобы избежать претензий ФНС, в приказе укажите не «корпоратив», а «деловую встречу с контрагентами» и приложите список участников со стороны партнёров.

Таким образом, при УСН корпоративные расходы всегда остаются за рамками налогового учета, а при ОСНО их частичное списание возможно только при строгом соблюдении норм и документальном подтверждении.

Расходы на корпоративные мероприятия не связаны с облагаемой деятельностью, поэтому входной НДС по ним не принимается к вычету.

Какие документы нужны:
1. Приказ о проведении мероприятия. Без этого документа налоговые органы могут признать расходы необоснованными (ст. 252 НК РФ). В приказе укажите:

• Цель мероприятия, например, «укрепление корпоративной культуры» или «переговоры с клиентами».
• Бюджет.
• Ответственного за организацию.

2. Смета, акты выполненных работ, товарные чеки.

• Смета — детализированный план расходов (аренда зала, кейтеринг, декор). Ее нужно утвердить у руководителя.
• Акты и чеки — подтверждают факт оказания услуг. Для кейтеринга: договор, акт приема-передачи, счет-фактура, если поставщик на ОСНО.

3. Отчет о целевом использовании средств. Составляет ответственный в свободной форме. Доказывает, что деньги потратили по назначению (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Что включить:

• Фото/видео с мероприятия;
• Список участников: для корпоратива — сотрудники, для деловой встречи — клиенты;
• Копии платежных документов.

Нюансы для разных систем налогообложения:

Если компания на ОСНО проводит тренинг для сотрудников, в отчет нужно включить: программу мероприятия, подписанные листы регистрации участников, фото с тренинга. Это поможет избежать претензий ИФНС.

Чтобы списать расходы на корпоративное мероприятие, сохраняйте все чеки — это поможет подтвердить факт его проведения.

Списать алкоголь на корпоратив в расходы можно только в рамках представительских расходов.

Алкоголь можно учесть в расходах только при ОСНО, если мероприятие оформлено как деловая встреча с клиентами/партнерами (п. 2 ст. 264 НК РФ). Условия:

• Алкоголь — часть фуршета/обеда.
• Сумма укладывается в лимит 4% от годового ФОТ.
• Есть документы: договор с кейтерингом, акты, чеки.

Например, компания на ОСНО провела встречу с инвесторами. В смету включен обед с вином (30 000 ₽). При годовом ФОТ 1 000 000 ₽ лимит представительских расходов — 40 000 ₽. Алкоголь списывается полностью.

Если алкоголь куплен отдельно, предположим, 10 бутылок шампанского для корпоратива сотрудников, его нельзя учесть даже при ОСНО. Налоговая расценит это как личное потребление.

Подарки сотрудникам до 4 000 ₽ в год не облагаются НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Свыше этой суммы — удерживается налог 13%.

Другие нестандартные расходы:

Что обязательно учесть в смете:

• Аренда спортивных объектов. Для учета затрат нужен договор аренды и акт приема-передачи площадки.
• Медицинское сопровождение участников. В расходы включают оплату услуг медицинского персонала, а также закупку витаминов и восстановительных средств. Все расходы должны быть подтверждены чеками и отчетом медпункта с перечнем оказанных услуг.
• Питание участников. Еды и напитки для спортсменов также учитывается в расходах — необходимо собрать кассовые чеки или товарные накладные.

Чтобы учесть расходы на спортивное мероприятие в налоговом учете, важно собрать полный комплект документов:

• Договор аренды спортивного объекта вместе с актом приема-передачи площадки.
• Кассовые чеки или счета на покупку витаминов, восстановительных средств и питания для участников.
• Отчет медицинского пункта с перечнем оказанных услуг и списком обслуженных сотрудников.

Налоговые льготы для мероприятий, связанных с охраной здоровья сотрудников
1. Налог на прибыль: расходы на корпоративный спорт, такие как аренда тренажерного зала, не принимаются к вычету в целях налогообложения (ст. 270 НК РФ).

Исключение — мероприятия, которые включили в Единый календарный план Минспорта, например, сдача ГТО. Затраты списываются как рекламные расходы (подп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2. Льготы по налогу на имущество. Например, в 2025 году организации, которые строят спортивные объекты в Кузбассе, получают льготы:

• 95% снижения налога первые 5 лет;
• 75% — следующие 5 лет;
• 50% — с 11-го по 15-й год.

3. НДС. Услуги по проведению физкультурных мероприятий для населения освобождены от НДС (подп. 14.1 п. 2 ст. 149 НК РФ). Например, аренда зала для открытой тренировки.
Как итог, смета спортивного мероприятия должна включать аренду, питание и медобеспечение. Налоговые льготы доступны только для официальных мероприятий или при инвестициях в спортивную инфраструктуру.

• Корректно распределяйте затраты по категориям: аренда, логистика, питание.
• Документально подтверждайте каждую операцию.
• Учитывайте налоговые нюансы и лимиты.
• Тщательно планируйте сметы, обосновывайте цели мероприятия и соблюдайте нормы НК РФ. Это поможет избежать конфликтов с налоговой и оптимизировать бюджет.

Если оформить документы по всем правилам до, во время и после мероприятия, у налоговой к компании не будет претензий. Сервис Smartway помогает в организации корпоративных мероприятий: автоматизирует документооборот, бронирование отелей и логистику, что снизит затраты на 15–20%.