Как выбрать надежное агентство для организации делового мероприятия
Рассказываем, на какие показатели смотреть при выборе подрядчика. Сохраните себе эти рекомендации, чтобы деловые мероприятия проходили на высоком уровне и без лишних расходов.
при выборе агентства
- Бренд и репутация. Чтобы понять, какой бренд известен, а какой нет — изучите отраслевые рейтинги. Это самый быстрый способ оценить бренд агентства и как делится рынок. Например, можно посмотреть рейтинг РБК или рейтинг BBT.
- Возможности и база подрядчиков. Не стесняйтесь задавать агентствам вопросы об этих двух аспектах. Обязательно спрашивайте про количество подрядчиков — эта цифра скажет о многом. Чем она выше, тем шире ассортимент активностей самого event-агентства: больше предложений по кейтерингу, площадкам для мероприятий и так далее.
- Портфолио с кейсами и рекомендации партнеров. Обычно эта информация в открытом доступе — на сайте агентства. Но если не получается найти подходящий кейс под именно ваш запрос — напишите агентству. Спросите про опыт в конкретной нише мероприятий, запросите кейсы.
- Клиентоориентированность, опыт и экспертиза сотрудников. Все это не получится определить только при просмотре сайта агентства. Лучше всего сработает личная встреча, на которой будет возможность пообщаться и познакомиться.
Что делать после того, как вы определили для себя критерии выбора агентства
Чтобы стать экспертом в чтении смет, обращайте внимание на эти пять пунктов.
- Включен НДС или нет
Рассмотрим ситуацию. Перед вами две сметы от агентств: одна с НДС, а другая без. Априори смета без НДС будет дешевле. Часто компании выбирают именно такой вариант. Но так сравнивать показатели некорректно. Чтобы не обмануться в расчетах, важно смотреть на две суммы. Обе должны быть:
- либо с НДС
- либо без НДС
Если ваша компания — плательщик НДС, этот налог не будет вашей расходной частью. Потому что входящий НДС можно оформить к вычету в конце расчетного периода. А значит, несмотря на то, что компания заплатила за услуги с НДС, фактический расход будет без налога на добавленную стоимость.
Вывод: не смотрите только на итоговую цифру. Сравнивайте стоимость услуг по принципу «есть НДС — нет НДС» — только так получится правильно рассчитать бюджет мероприятия.
- Предложение по авиаперелету
Опасайтесь слишком дешевой логистики!
Пример: одна компания может предоставить вам ночной перелет с невозвратным тарифом и без багажа, а вторая — более удобный дневной вылет с возвратом и багажом. Второй вариант получится дороже, но если вдруг понадобится изменить дату мероприятия, компания не потратит лишнего на новые билеты. Всегда лучше подстраховаться.
Реальный случай: ATH проиграли один тендер из-за того, что компания выбрала предложение агентства, у которого логистика была дешевле. Однако экономия оказалась за счет комфорта сотрудников этой компании. Они вынуждены были полететь в заграничную 7-дневную бизнес-поездку без багажа. Обращайте внимание на такие нюансы.
- Класс отелей
Замените 5 звезд на 4. Разница в этом несущественна.
Опирайтесь не на статус, а на функциональность отеля: какие есть площадки, сколько человек вмещают, чем оснащены номера, есть ли дополнительные услуги для мероприятий. Часто 4 звезды соответствуют всем требованиям, а стоят дешевле пятизвездочных отелей.
- Конференц-залы
Обращайте внимание на конференц-пакеты. Там может скрываться неприятный нюанс.
Пример: стоимость оборудования может включать базовый набор: флипчарт, экран, проектор, а может — полностью весь пакет, в который уже входит звуковое оборудование и даже звукорежиссер. Можно выбрать первый вариант, а потом серьезно переплатить в поисках недостающего оборудования и подрядчиков.
- Меню
Смотрите меню, которое предлагают и которое считают в смете.
Часто в смету закладывают самый дешевый тариф питания. Например, могут посчитать бюджетный кофе-брейк, в котором будут только чай, кофе и печенье. Если у вас встреча с бизнес-партнерами или важными клиентами, такое меню может испортить впечатление. Проверяйте этот раздел заранее, чтобы показать высокий уровень и оправдать ожидания от вашей компании.
Читайте также
