Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

Что такое деловой туризм? Какими были первые командировки и как компании организуют поездки сейчас

Сейчас командировки есть практически в каждой компании — директора ездят на встречи, строители возводят дома, менеджеры находят новых партнеров, сотрудники проходят обучение или отправляются в бизнес-туры. А когда вообще появились деловые поездки и какими они были? Рассказываем историю бизнес-туризма и объясняем, на что обратить внимание при выборе подрядчика и билетов для бизнес-поездок в своей организации уже сейчас.

2.

История делового туризма — какими были первые командировки

3.

Командировки в наше время — кризисы, пандемия, санкции

4.

Цели делового туризма

5.

Особенности делового туризма — что отличает деловую поездку от обычной

Что такое деловой туризм

1.

6.

Размещение и трансфер при организации деловой поездки

6.1

Поиск жд или авиабилетов

6.2

Бронирование отеля

6.3

Трансфер в поездке

6.4

Тревел-поддержка

6.5

Способы бронирования командировок

6.6

Самостоятельное бронирование поездок

Содержание

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это служебная поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Что такое деловой туризм

Деловой туризм — это служебные поездки для проведения встреч и переговоров, подписания контрактов, участия в мероприятиях, выставках или тренингах. Командировки могут быть напрямую не связаны с получением прибыли, но отвечают интересам, задачам и развитию организации.

Древние времена

01

Появился деловой туризм еще в древние времена, когда начали зарождаться торговые отношения между общинами. Первые деловые путешественники — земледельцы, ремесленники и мелкие торговцы. Они обменивались товарами, искали лучшие материалы и новые возможности для торговли.

Средние века

02

Стали появляться новые торговые пути и ярмарки, где купцы с разных городов и даже стран выставляли свой товар. Кроме того, купцы знакомились друг с другом и обсуждали общие темы: где купить товар, где он качественный, на каких рынках лучший выбор. Железнодорожный бум и появление пароходов с начала 19 века дали толчок к развитию международного делового туризма и расширению географии торговых путей.

20 век

03

Деловой туризм как отдельную профессиональную отрасль начали выделять во второй половине 20 века. Тогда бизнес-путешествия стали еще более распространенными благодаря развитию технологий и глобализации. Тогда же появились первые ассоциации делового туризма как ACTE и GBTA. Компании стали регламентировать в корпоративной культуре правила направления работников в деловые поездки.

История делового туризма

Командировки в наше время

Больше о том, как события 2022 года определили тренды рынка бизнес-тревел— в гайде «Командировки 2024» от топ-менеджеров S7 Airlines, Travelline, РЖД и Smartway.

Тем не менее, деловых поездок не становится сильно меньше. Индустрия предлагает бизнес-путешественникам сейчас большой выбор отелей бизнес-класса, конференц-залы и бизнес-центры, которые подойдут для разных целей деловых поездок — от переговоров до конференций и семинаров.

Быстро оформить поездку и не упустить ничего важного поможет Smartway. В сервисе есть все необходимое: от покупки билетов до согласования документов с руководителем.

World Travel & Tourism Council оценил мировой объем делового туризма в $1,106 трлн в 2015 году. По прогнозам, к 2026 году он составит $1,658 трлн с ежегодным приростом в среднем 3,7 %.

Развитие индустрии корпоративных поездок зависит от состояния экономики, политической обстановки, мировых событий и других факторов как пандемия. Например, первый упадок сферы делового туризма случился в 2008 году — на фоне финансового кризиса количество поездок увеличилось всего 1%-2%. Не успел российский рынок делового туризма восстановиться от коронавируса, как ему пришлось справляться с последствиями санкций из-за событий 2022 года, что замедлило развитие сферы и усложнило взаимодействие с международными партнерами и поставщиками.

Все это влияет на то, как компании планируют командировки. Например:

Сферы строительства и добычи стали чаще ездить в командировки, а IT-сектор и телеком реже.

После ухода Booking с рынка гости бронируют гостиницы напрямую в 2 раза чаще.

Раньше деловые поездки планировали за месяц, а теперь за несколько дней до вылета.

В 2022 году увеличилось количество хакерских атак — выбирая подрядчика для командировок, нужно учитывать безопасность данных.

Все чаще группы компаний делегируют командировки в ОЦО.

Протестировать сервис

– встречи (мeetings);

– интенсив или поощрительные поездки (incentives);

– конгрессы (сongresses);

– выставки (еxibitions).

Научные форумы и конгрессы

04

Посещение научных форумов, конференций и конгрессов — еще один вид делового туризма. В таких мероприятиях обычно принимают участие много компаний, чтобы поделиться знаниями, принять участие в дискуссиях с экспертами, обсудить тематические и отраслевые задачи и перспективы, познакомиться с конкурентами в отрасли. Участие в конференциях и других подобных мероприятиях полезно для повышения узнаваемости компании, поиска партнеров и новых клиентов, презентации и тестирования на новой аудитории своих решений.

Обучение

05

Работодатель может направить сотрудников на семинары, тренинги и интенсивы по России или в другие страны, если это принято в корпоративной культуре компании. Сотрудников отправляют на программы обучения для повышения квалификации, получения теоретических и практических знаний, обмена знаниями с людьми из других компаний и отраслей.

Выставки

03

На выставках и ярмарках можно представить свой продукт. Основная цель такого делового туризма – познакомить и мотивировать других людей купить его. Для этого на ярмарках проводят бесплатную дегустацию, примерки, тест-драйвы. На ярмарке или выставке можно найти не только новых клиентов, но и партнеров для сотрудничества, в том числе в других странах.

Обслуживание и ремонт

02

Компании направляют своих работников в бизнес-путешествия с целью ремонта и обслуживания техники. Например, во время такой поездки сотрудники устраняют неполадки, обновляют программное обеспечение, настраивают правильную работу.

Переговоры и заключение контрактов

01

Самым распространенным видом деловых поездок считаются частные поездки, которые нужны для ведения переговоров, заключения новых сделок и налаживания отношений с клиентами, партнерами или коллегами в других филиалах компании. В такие в основном бизнес-путешествия ездят представители отделов продаж, руководители и менеджеры.

Цели делового туризма

В каждой организации есть собственная корпоративная культура, где прописано, кто может ездить в бизнес-поездки, по каким направлениям и с какими целями.

Если кратко, то компании ездят в деловые поездки для развития связей, поддержания деловой репутации, обучения сотрудников и подписания договоров. Но какие-то компании могут устраивать еще и выездные корпоративы, тимбилдинги и прочие развлекательные мероприятия, если это часть корпоративной культуры.

Вот основные цели делового туризма:

Одна из разновидностей делового туризма — MICE-туризм. Аббревиатура расшифровывается так:

Подробнее

Организация корпоративных мероприятий

География поездок — в основном, Россия

03

В России в основном развит внутренний деловой туризм. Например, работников направляют в другой город для участия в семинаре или на выставке. С целями делового туризма иностранцы намного реже приезжают в Россию.

Компания компенсирует расходы

02

Любая бизнес-поездка заранее планируется и согласовывается с руководством. Компания берет на себя возмещение всех расходов: на жилье, транспорт, трансфер и командировочные расходы. Иногда процесс согласования поездки может затянуться — от суток до нескольких недель. Сервисы для организации деловых поездок могут упростить задачу для компаний: в Smartway можно найти билеты на самолет или поезд, забронировать гостиницу и согласовать выбор с руководителем в пару кликов на сайте или в приложении.

Поездка не для отдыха, а по работе

01

Деловой туризм – в первую очередь, служебные поездки, которые связаны с повышением узнаваемости бренда, переговорами, обучением сотрудников. Основное отличие делового туризма от обычного – поездка не для отдыха, а по работе, каким не было бы направление. Бизнес-туристы свободное от работы время могут проводить, как обычные туристы, если будет время изучать город и местную культуру, особенно, другой страны.

Особенности делового туризма — что отличает деловую поездку от обычной

Это связано с тем, что в России:

– менее популярны бизнес- и интенсив-туры;

– гостиницы и конференц-залы не всегда подходят под международные стандарты мероприятий;

– стоимость проживания в гостиницах и билетов на самолет бывает завышена по сравнению с ценами в других странах. В сезон отпусков или в даты проведения крупных мероприятий российские гостиницы и отели могут повышать цены.

Размещение и трансфер при организации деловой поездки

Поиск авиа- или жд билетов для командировки

При поиске и покупке ж/д или авиабилетов в деловой поездке следует обратить внимание на:

направление: будет ли это поездка по России или в другую страну, если командировка международная — нужен загранпаспорт или виза;
место и время отправления: какой аэропорт находится ближе к дому сотрудника и сколько времени нужно заложить на трансфер до места встречи или мероприятия;
стоимость билетов: можно ли сократить затраты, чтобы не превысить бюджет на поездку;
наличие багажа и дополнительных услуг: выбор места повышенного комфорта, питание в самолете и т.д.
возможность возврата и обмена билетов, чтобы избежать форс-мажоров,
наличие программы лояльности: если компания часто ездит в командировки, можно договориться с авиакомпанией о бонусах и скидках.

уровень обслуживания: организация питания, возможность заказать еду или напитки, удобство номеров. Некоторым компаниям важно, чтобы в гостиницах были места отдыха: бассейн, сауна, фитнес, массаж и другие услуги.

03

наличие места и оборудования для работы: кабинет, место для компьютера, хороший интернет, коворкинг;

02

удаленность от офиса и места проведения мероприятий: чтобы дорога не занимала слишком много времени или была сложной по логистике, например, в другой стране;

01

Бронирование отеля

При выборе гостиницы для делового туризма нужно обращать внимание на то, где будут проходить встречи и мероприятия, в которых бизнес путешественник участвует.

При бронировании гостиницы или отеля также следует учесть:

2 000 000 отелей по всему миру

Бронируйте без наценок и сборов

Сотрудники в целях делового туризма выезжают и в другие страны — в Китай, США, Европу, например, в Германию или Францию. Российские компании могут иметь клиентов по всему миру, налаживать связи с поставщиками, находить партнеров, посещать выставки и конференции, выводить продукты и сервисы на новые рынки, масштабировать бизнес, открывать собственные офисы и филиалы.

Трансфер в деловой поездке

Кроме жилья сотрудникам нужно подобрать способ передвижения по городу — найти общественный транспорт, оформить аренду автомобиля или дать возможность заказа такси.

На что обратить внимание:

близость гостиницы или места мероприятий к вокзалу или аэропорту;
комфорт;
время в пути;
доступность транспорта в любое время суток;
надежность, чтобы сотрудник не пропустил встречу;
возможность контроля расходов и сбора документов для бухгалтерии.

Контролируйте расходы сотрудников на такси

Подробнее

Тревел-поддержка

Даже при тщательной подготовке к поездке могут возникнуть форс-мажоры: отмена рейса или брони гостиницы. Специалисты сервиса для командировок Smartway готовы помогать клиентам 24/7, если возникли проблемы в командировках.

Оставить заявку

Способы бронирования командировок

Деловая поездка должна быть не только хорошо продумана с точки зрения логистики и комфорта сотрудника, но и самого процесса организации командировки, чтобы соотвествовать корпоративным нормам компании.

Поэтому компании обращаются в агентства делового туризма или подключают сервисы для бронирования билетов, отелей, трансфера и других услуг.

Плюсы

Билеты можно купить быстро и не нужно выделять ответственного сотрудника.

Минусы

Тяжело контролировать покупки в разных местах, собирать закрывающие документы, возмещать средства сотруднику, а также есть риск выпасть из бюджета или столкнуться с недобросовестностью работника.

Самостоятельное бронирование поездок

Плюсы

Помогают клиентам организовывать поездки и бизнес-туры, если компании не хотят делать это самостоятельно, могут обеспечить персонализированный подход.

Минусы

В агентствах работают люди, которые вручную обрабатывают операции, из-за чего есть вероятность ошибок и долгих согласований. К тому же, агентства берут сервисные сборы за каждый билет, что невыгодно для компаний с большим количеством деловых поездок.

Туристические агентства

Плюсы

Можно оформить всю поездку — от билетов до дополнительных услуг — в одном месте, сохранить данные сотрудников, настроить быстрые схемы согласований, наладить бухгалтерию и сэкономить билетах и гостиницах.

Минусы

Нужно потратить немного времени на настройку сервиса.

IT-решения для бизнес-поездок

покупать билеты и бронировать гостиницы, заказывать такси, организовывать трансферы и аэроэкспрессы, тратя не больше 15 минут;

доверить сотрудникам возможность самостоятельного выбора билетов и гостиниц;

отменять поездки и переносить даты без штрафов сроком до 24 часов (в зависимости от условий авиакомпании);

утверждать поездки с руководителем за пять минут в приложении;

автоматически формировать отчеты по поездкам и выгружать закрывающие документы в один клик, чтобы сэкономить до часу рабочего времени бухгалтера в день;

не бояться форс-мажоров, поскольку тревел-поддержка работает 24/7;

экономить до 50% бюджета на командировки благодаря тревел-политикам и прозрачному ценообразованию без скрытых сборов;

планировать бюджет на основе прошлых поездок и анализировать затраты;

настроить интеграции с «1С:Бухгалтерия», «1С:ЗУП», «1С:ERP», чтобы синхронизировать данные в сервисе и в бухгалтерской системе;

пользоваться корпоративными программами лояльности с авиакомпаниями;

заказывать справки о совершенном перелете, если сотрудник потерял посадочный талон.