Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Совместитель направлен в командировку: что изменилось в 2025 году и как оформить поездку

Разбираемся, можно ли отправить в командировку внешнего совместителя, как оформить и правильно оплатить деловую поездку по новым нормам.

Как внутренних, так и внешних совместителей, можно направлять в служебные командировки. Но с 2025 года появились новые правила: Постановление № 501 изменило порядок командирования и распределения расходов, а Постановление № 540 уточнило расчет отпускных с учетом командировочных выплат.

Правовые основы и нововведения 2025 года

ТК РФ

Командировки совместителей регулируются общими нормами Трудового кодекса:

ст. 60.1 ТК РФ — определяет понятие совместительства, как внутреннего, так и внешнего;
ст. 151 ТК РФ — устанавливает особенности оплаты труда совместителей;
ст. 166–168 ТК РФ — раскрывают понятие командировки, порядок сохранения среднего заработка и возмещения расходов;
ст. 152 ТК РФ — гарантирует повышенную оплату за работу в выходные и праздничные дни, в том числе в командировке.

Постановление Правительства РФ № 501 от 16.04.2025

С 1 сентября 2025 года начало действовать новое Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки. Оно заменило старые правила (Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и внесло несколько важных изменений.

Постановление Правительства РФ № 540 от 24.04.2025

Время командировки включается в рабочее время совместителя независимо от вида договора (ст. 167 ТК РФ).
С апреля 2025 года изменились правила расчёта отпускных. Теперь при подсчёте среднего заработка учитывают все выплаты за последние 12 месяцев, включая командировочные. Суточные и компенсации не берут в расчёт, а сохраняемую зарплату — включают. (Постановление Правительства РФ от от 24.04.2025 N 540).

Это важно для совместителей, так как их доход складывается из нескольких договоров.

Командировка внутреннего совместителя

Внутренний совместитель — это сотрудник, который выполняет дополнительные трудовые обязанности в той же организации вместе с основной работой (ст. 151 ТК РФ). Направление такого сотрудника в командировку регулируется:

ст. 151 ТК РФ «Совместительство» — фактически право и особенности труда совместителей;
ст. 168 ТК РФ «Командировка» — права и обязанности командированного сотрудника;
Постановление Правительства РФ от от 16 апреля 2025 г. N 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления сотрудников в служебные командировки».

Как оформить командировку внутреннему совместителю

Для внутреннего совместителя издайте два отдельных приказа о командировании:

по основному трудовому договору (ст. 168 ТК РФ);
по договору о совместительстве (ст. 151 ТК РФ).

В приказах укажите: Ф. И. О. сотрудника, должность, цель, маршрут и сроки командировки.

Командировка внешнего совместителя

Внешний совместитель — это сотрудник, который, помимо основной работы у одного работодателя, выполняет другую оплачиваемую работу у другого работодателя по отдельному трудовому договору (ст. 60.1 ТК РФ).

Как оформить командировку внешнего совместителя

Издать приказ о направлении в командировку.
Оформить отсутствие по основному месту работы — поскольку командировка у одного работодателя не освобождает от обязанностей у другого. Это может быть:

отпуск без сохранения заработной платы,
ежегодный оплачиваемый отпуск,
дистанционный формат работы.

3. Документально подтвердить — приложите к заявлению на отпуск без содержания копию приказа о командировке, чтобы подтвердить причину отсутствия. Это особенно важно, если командировка совместителя не по основному месту работы.

Как отметить командировку в табеле учета рабочего времени

Факт нахождения сотрудника в командировке и его отсутствия на другой должности обязательно отражают в табеле учета рабочего времени. Коды проставляют в зависимости от того, по какому договору сотрудник направлен в поездку.

По должности, по которой сотрудник командирован, проставляют код «К» или «06».
По второй должности, с которой сотрудник отсутствует, проставляется код отпуска без сохранения заработной платы «ДО» или «16» . Это делают на основании его заявления и приказа о предоставлении такого отпуска.

Как оплатить командировку совместителю

Совместителю полагаются все стандартные выплаты и компенсации за время и расходы, связанные с командировкой, на тех же основаниях, что и основному сотруднику. Разберем, какие расходы оплачивает работодатель.

Суточные

Нормы суточных, которые не облагаются НДФЛ:

по России — от 700 руб. в сутки,
за границей — от 2 500 руб. в сутки.

Организация может приказом устанавливать более высокие ставки. Но суточные, выплаченные в за пределами установленных нормативов, облагаются НДФЛ.

Оплата проезда

Совместителю возмещают затраты на проезд к месту командировки и обратно. Если билеты отсутствуют, то компенсируют по фактическим расходам или по установленным нормативам.

Оплата проживания

Компенсируют стоимость проживания в командировке.

Если совместитель поселился у родственников или знакомых, организация может выплатить фиксированную компенсацию не менее 30 % от среднего суточного базового тарифа.

Прочие расходы

К прочим командировочным расходам относятся:

оплата мобильной связи,
доставка багажа,
представительские расходы.

Оплата производится на основании отчета с приложением оригиналов документов: чеки, билеты, квитанции.

Порядок расчета и выплаты

По возвращении из командировки совместитель подает руководителю отчет о командировочных расходах с приложением подтверждающих документов.
Бухгалтерия проверяет документы и рассчитывает:

сумму суточных,
возмещение проезда,
возмещение проживания и прочих расходов.

3. Часть выплаты идет в аванс, а окончательный расчет производят не позднее трех дней после представления отчета.

Налоговый учет

Выплаты, соответствующие нормативам, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Сверхнормативные суммы суточных признаются доходом сотрудника и облагаются НДФЛ.
Расходы организации включаются в расходы на оплату труда и подтверждаются отчетными документами.

Если сотрудника одновременно отправляют в командировку оба работодателя, каждый выплачивает ему средний заработок за время командировки по своему трудовому договору (ст. 168 ТК РФ). А распределяют командировочные расходы оба работодателя по взаимному соглашению сторон (п. 7 Постановление от 16 апреля 2025 г. N 501).

Как не нарушить ТК при оформлении командировки?

Все нюансы по подготовке командировочных документов — в книге для кадровых специалистов. Скачайте бесплатно!

Бесплатное руководство

Практические рекомендации работодателю. Чек-лист при направлении совместителя в командировку

Издать приказ о командировке — по каждому трудовому договору, если это внутренний совместитель или только по договору у направляющего работодателя, если внешний совместитель.
Выдать аванс — на проезд, проживание, суточные и иные расходы, предусмотренные Постановлением № 501.
Закрепить условия — при необходимости оформить соглашение с другим работодателем о распределении расходов, если командировка одновременно по основному месту и по совместительству.
Проконтролировать документы — билеты, чеки, квитанции, подтверждающие расходы.
Принять авансовый отчет — в установленные сроки, а именно не позднее 3 рабочих дней после возвращения.

Как избежать ошибок

Не забудьте оформить отсутствие у второго работодателя. Если сотрудник — внешний совместитель, его командировка у одного работодателя не освобождает от обязанностей у другого. Нужно оформить отпуск без сохранения зарплаты, ежегодный отпуск или иной вариант.
Фиксируйте распределение расходов заранее. Если командировку оплачивают оба работодателя, пропишите порядок в соглашении. Это исключит споры и задержки с выплатами.
Следите за сроками отчетности. Если авансовый отчет сдали с опозданием, это может создать налоговые проблемы для компании и затруднить закрытие расходов.
Проверяйте основания для компенсаций. Суточные, проезд и жилье возмещаются только при наличии подтверждающих документов.

Итоги

Совместителей — как внутренних, так и внешних — можно направлять в служебные командировки. Порядок их оформления и оплаты в целом совпадает с правилами для основных сотрудников, но есть нюансы: необходимо учитывать режим работы по каждому договору, правильно оформлять отсутствие у второго работодателя и грамотно распределять расходы между организациями.

С 2025 года вступили в силу новые правила: Постановление № 501 уточнило порядок командирования и распределения расходов, а Постановление № 540 закрепило включение командировочных выплат в расчет отпускных. Работодателям важно применять эти нормы уже сейчас, чтобы избежать ошибок и претензий со стороны проверяющих органов.