Что нужно знать про командировки в 2024 году?

«Мы тратили миллионы рублей там, где можно было сэкономить»

более 300
Россия
Число командируемых:
География командировок:
Размер компании:
1330 человек
Модульбанк
Клиент:
Способ бронирования:
бронирует тревел-менеджер, согласовывает управляющий директор
Инструменты Smartway:
+ аналитика
+ бухгалтерия
Как «Модульбанк» сократил расходы на командировки, летая в 2 раза чаще
Руководитель Центра оценки персонала и корпоративных программ АО КБ «Модульбанк»
Анастасия Филимонова
Клиент
Модульбанк — первый банк для предпринимателей, который с 2014 года разрабатывает технологичные финансовые продукты и нишевые нефинансовые сервисы, чтобы помогать предпринимателям растить бизнес.

О том, как Smartway помог компании оптимизировать командировочные бюджеты и начать экономить на поездках, рассказывает руководитель Центра оценки персонала и корпоративных программ Блока поддержки бизнеса АО КБ «Модульбанк» Анастасия Филимонова.
Зачем и куда сотрудники ездят в командировки
В основном сотрудники ездят в командировки в 4 крупных города: Москву, Кострому, Новосибирск и Уфу.
Поездки нам нужны, чтобы:
проводить корпоративные мероприятия.
5
организовывать стратегические сессии для IT-отделов, менеджеров по продажам и продуктам,
4
развивать собственные сети продаж,
3
участвовать в конференциях и учиться,
2
встречаться с клиентами лично,
1
Почему до 2020 года организовывать командировки было сложно и дорого
Модульбанк подключил Smartway в конце 2017 года. Но активно использовать сервис стали только в следующем году. Командировок было много, согласовывали их хаотично, а сам процесс организации не был автоматизирован. Могли целый день согласовывать билеты и отели, потому что делали это по телефону или почте в день командировки.
Затраты «Модульбанка» на командировки за шесть лет. С 2018 года поездки стали организовывать через Smartway
Когда я начала изучать покупки, стало понятно:
Сейчас я могу спокойно написать управляющему директору: «Командировка стоит дорого, считаю ее необоснованной и прошу перенести сроки». Раньше я не принимала таких решений.
Не было ответов на простые вопросы: зачем сотрудник поехал в командировку на день раньше или в выходной, почему город отличается от того, который указан в заявке, почему срок командировки более 2 недель и чем обоснован этот срок.



Не контролировали покупки сотрудников
1
мы переплачиваем в несколько раз за билеты и проживание,
2
не хватает инструментов, которые бы помогали следить за покупками, тратами и целями.
До 2019 года аналитика у нас сильно хромала: предыдущие подрядчики не предоставляли никаких данных по поездкам, приходилось самой собирать все вручную, чтобы составить бюджет.
Не анализировали расходы
Раньше закрывающие документы нужно было отдельно запрашивать через электронную почту. То есть приходилось обрабатывать все вручную: бухгалтерия присылала мне список нужных закрывающих —>я отправляла его подрядчику. В лучшем случае закрывающие могли прислать через несколько дней, в худшем — через месяц и больше. Из-за этого мы часто затягивали со сроками сдачи командировочной отчетности.
Долго собирали «закрывашки»
Почему выбрали Smartway
Когда я только пришла в «Модульбанк», компания работала сразу с тремя сервисами для деловых поездок. Но нам нужно было качество, а не количество, поэтому мы приняли решение продолжать работу с одним подрядчиком.

Для этого я лично изучила каждый сервис. Сравнив показатели по всем трем, я оставила Smartway.

В первую очередь я обращала внимание на то, как устроен сервис, и как он помогает экономить деньги и время. Вот какие преимущества Smartway по отношению к остальным сервисам я нашла.

С другими подрядчиками мне приходилось отправлять сотрудникам билеты и брони отеля либо по почте, либо в мессенджерах. То есть сначала я скачивала в сервисах все нужные брони, а потом вручную рассылала их лично каждому сотруднику.
Я тратила время на то, что можно было сделать автоматически. В Smartway билеты и гостиничные брони уходят прямиком к адресату. Мне не нужно совершать никаких лишних действий.


Экономит время тревел-менеджера
Чтобы не обучать каждого сотрудника, я старалась выбрать простой сервис. У Smartway понятный интерфейс: зашел в личный кабинет — и через 5 минут уже знаешь, где купить билеты, забронировать отель, трансфер или где найти аналитику.
В нем легко разобраться
Для меня было важно, как быстро отвечают в чате сервиса и решают проблемы. В Smartway качественная и круглосуточная поддержка.

Тревел-поддержка помогает 24/7
У Smartway есть встроенные аналитические инструменты, с которыми я планирую бюджет, отсматриваю цены на билеты, отели и корректирую сметы.
Можно анализировать затраты
Теперь мы создали бухгалтеру личный кабинет в Smartway. Она самостоятельно заходит туда, чтобы посмотреть акты и сверить со всеми «закрывашками» по командировкам.
Закрывающие документы формируются автоматически
Как оптимизировали организацию командировок
Чтобы сократить бюджет на командировки, а также начать контролировать траты, мы с командой стали пошагово менять подход к их организации.

Вот что еще я сделала, чтобы сократить расходы:
Билеты и отели стал искать тревел-менеджер, а не сотрудники
Я собрала динамику ценообразования и смогла подсветить, сколько мы переплачивали за услуги, когда их выбирали сами сотрудники. Поэтому покупать билеты и бронировать отели стала за них я.
3
Оптимизировала вылеты топ-менеджмента: убрала их полеты бизнес-классом.
2
Отменила командировки, которые выпадали на выходные дни: по законодательству такие деловые поездки оплачивают в двойном размере.
1
Перестала добавлять к заказам ранние заезды и поздние выезды в гостиницах: они увеличивают цены на проживание в 1,5 раза. При этом если сотрудник может обосновать, зачем ему нужен ранний чекин, я оплачиваю эту услугу.
Аналитика мне помогает подсвечивать те места в организации командировок, где можно еще оптимизировать и улучшить. Например, благодаря ей я смогла отследить влияние билетов, купленных заранее, на общий бюджет.

Я и раньше понимала, что чем раньше купить билет, тем он будет дешевле, но когда у тебя перед глазами аналитическая сводка с конкретными цифрами, это уже возможность экономить и грамотно планировать поездки.
Стали оценивать целесообразность поездок

На каждый тип задач в Jira мы создаем свой бизнес-процесс и учитываем его индивидуальный сценарий. Например, путь заявки, кто отвечает за командировку, ее исполнитель, кто согласовал и т.д.
Сервис Jira у нас интегрирован с «1С», поэтому все исполнители и блоки подтягиваются автоматически без ошибок и неточностей.
Как мы организовываем командировки сейчас

Так выглядит схема бизнес-процесса по организации командировок «Модульбанка»
1
Создаем заявку в системе Jira, она уходит на согласование к руководителю и тревел-менеджеру
2
Тревел-менеджер рассчитывает суммы из заявки через Smartway и отправляет на согласование
3
Если перерасход бюджета, тревел-менеджер пишет в комментарии, как лучше оптимизировать поездку
4
Если заявку согласовали, тревел-менеджер начинает ее обрабатывать.
5
После согласования с сотрудником билетов и гостиницы, выкупаем их в Smartway
6
Билеты и ваучер на проживание в гостинице автоматически уходят на почту сотруднику.
7
Создаем Приказ на командировку, вкладываем эту задачу и отправляем сотруднику на подпись, нажав одну кнопку.
1
Задача автоматически прилетает руководителю отдела кадров, он нажимает «подписать»
2
Поступает уведомление в бот — кнопка «подписать» самому сотруднику
3
Приказ на командировку подписывают онлайн. Авансовый отчет подписывает сотрудник в боте.
Так выглядит заявка на командировку
Результаты:
С помощью Smartway в «Модульбанке»:
Контролируют покупки сотрудников и экономят миллионы рублей, которые в частности набегали за дополнительные услуги (поздний/ранний чек-ин, командировки в выходные и т.д.)
Автоматизировали командировки — стали тратить на организацию поездок в два раза меньше времени
Анализируют командировочные затраты при помощи встроенных инструментов Smartway и без ошибок планируют годовой бюджет.
Сэкономили время и нервы бухгалтеру — теперь вся отчетность формируется автоматически и доступна в одном сервисе
Подключили через API Smartway систему Jira, в которой привыкли управлять крупными проектами компании. Теперь в ней планируют и согласовывают командировки.

Другие истории клиентов
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
10 поездок в месяц
20 человек
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
1 000 поездок в месяц
1 000 человек
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
10 поездок в месяц
120 человек
160 человек
300 человек
500 поездок в год
1 000 поездок в год
Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.
1 500 человек
300 поездок в год
HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок
Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
50 человек
1 000 поездок в год
Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок
1 000+ человек
600 поездок в год
Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки
250 человек
30 поездок в месяц
Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
10 поездок в месяц
20 человек
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
1 000 поездок в месяц
1 000 человек
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
10 поездок в месяц
120 человек
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.