Кейс Dodo Brands: доверили 700 сотрудникам оформлять командировки самостоятельно и освободили 50% времени тревел-менеджера

700 человек

800-1100

Клиент:

бронирует тревел-менеджер или сотрудники сами

HR-менеджер Dodo Brands

Dodo Brands (Dodo Pizza, Drinkit, Doner 42) — создаёт и развивает инновационные ресторанные концепции на базе единой инфраструктуры и собственной цифровой платформы Dodo IS. Бизнес делится на управляющую компанию, собственный розничный и франчайзинговый бизнес (пиццерии, донерные, кофейни).

Задача управляющей компании — создавать и развивать эффективную бизнес-модель. Задача партнеров и команд розничного бизнеса — реализовывать модель на практике.

Мы в Dodo Brands создаем продукты для миллионов людей, которые включают себя все: бизнес-модель, IT-решения для бизнеса и конечных клиентов, бренд, технологии, инфраструктуру и поддержку. Офисы находятся в Москве, Сыктывкаре, Нижнем Новгороде, коворкинги для сотрудников — в Санкт-Петербурге, Алматы, Дубае. Всего в 17 странах на 3 континентах работают 903 пиццерий «Додо Пицца», 11 кофеен «Дринкит» и 9 донерных «Донер 42».

Деловые поездки нужны для всех наших бизнес-потребностей — от развития стартапов, открытия новых заведений до обучения сотрудников и корпоративов.

Все сотрудники. У Dodo Brands филиалы в разных городах России и других странах. Многие сотрудники работают удаленно. Со временем мы поняли, что встречи для планирования проходят эффективнее оффлайн, на них сотрудники активнее обмениваются знаниями и опытом. Онбординг удаленных сотрудников тоже может проходить оффлайн.

Также команда ездит на конференции, тимбилдинги, обучения. Ежегодно в Москве проходят съезды партнеров и управляющих пиццерий, корпоративы внутри компании: день рождения компании и Новый год, премия «Додо».
Бизнес-девелоперы. В командировках бизнес-девелоперы проверяют пиццерии на соответствие стандартам «Додо Пицца», чтобы продукты и сервис оставались на высоком уровне.

Отдел проектирования. Найти помещение, которое будет удовлетворять требования по технике безопасности и количеству квадратных метров, не так просто. Для этого отдел проектирования ездит на технические приемки объектов.

Бухгалтерия. Ездят и проводят инвентаризацию, контролируют документы, закрывают отчетные периоды. Проверяют, чтобы ни в одной пиццерии не было проблем с отчетностью.

RnD-лаборатория. Придумывают новые пиццы, а затем ездят по заведениях по всей стране и за рубежом и тестируют их.

Школа бизнеса Додо. В ШБД проводят обучающие тренинги для сотрудников. В офис в Москве приезжают сотрудники со всех городов.

Зарубежные коллеги. Поскольку бизнес активно развивается за пределами России, например, в Дубае и Казахстане, появляются сотрудники за рубежом. Командировки нужны для исследования новых рынков.

Сначала мы в Dodo Brands бронировали деловые поездки в тревел-агентствах, а затем подключили Smartway — изначально для тревел-менеджеров, а потом дали сотрудникам самостоятельный выбор билетов и жилья.

До того как подключить Smartway мы работали с тревел-агентствами. Это было неудобно — мы теряли много времени и денег. Вот как выглядело взаимодействие: сотрудники оставляли заявки на поездку в «Google Формах», данные отправляли в тревел-агентства. Дальше мы часами ждали от менеджеров агентств бронирование на почту, неделями — закрывающие документы. Оперативно купить авиабилет, гостиницу или поменять условия было невозможно.

Бухгалтерии приходилось вручную вносить данные о билетах. Так избежать ошибок было практически невозможно. Кроме того сотрудники регулярно теряли посадочные талоны. Приходилось писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. На это мы тратили не только время, но и значительные суммы.

03

02

Планы командированных сотрудников приходилось синхронизировать с агентами, которые медленно отвечали на сообщения.

Трудно собирать отчетность и хранить ее.

01

Неудобно покупать билеты и отели.

Вот с какими трудностями мы столкнулись:

Когда количество командировок превысило 1000 в год, компания решила оптимизировать деловые поездки на базе готового it-решения.

Тестировали сразу несколько сервисов. О Smartway мы узнали от партнеров. Сначала попробовали бесплатную версию, а через месяц стали пользоваться сервисом на постоянной основе. Платформа больше остальных подошла по функционалу и оформлять поездки стало действительно быстрее и удобнее.

Теперь почти каждую командировку мы бронируем через Smartway. Исключения — нет нужного билета или апартаментов, сотрудник едет на другом транспорте или на личном автомобиле. Мы систематизировали и автоматизировали этапы оформления, изменения, отмены всех билетов и отелей, все проводим через Smartway. Оформлять поездки стало гораздо быстрее, потому что все онлайн и в одном месте. К тому же, не нужно ждать ответов менеджеров.

Проблему с ручным сбором документов решает возможность в один клик выгружать из сервиса документы, которые формируются автоматически.
Еще у Smartway есть интеграция с «1С». C ее помощью мы настроили оперативный обмен данными с системой документооборота, оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии.

Теперь бухгалтерия тратит на отчетность по командировке 5-7 минут.

01

Стали анализировать количество купленных билетов и их стоимость, в том числе по отдельным сотрудникам и отделам. Можем увидеть всю картину и вовремя оптимизировать бюджет.

02

Автоматизировали заполнение данных сотрудников. Не вводим данные каждый раз при покупке и избегаем ошибок при ручном вводе.

03

Заключили 3Д-договоры с гостиницами, где часто останавливаются сотрудники. Экономим на дополнительных скидках.

04

Оперативно решаем вопросы с тревел-помощником Smartway, который работает 24/7. Нет паники при форс-мажорах.

В начале работы со Smartway я одна оформляла все командировки. К концу 2021 года я поняла, что одному менеджеру оперативно забронировать билеты и гостиницы невозможно. Это занимало 90% моего рабочего времени и не оставалось времени на другие задачи, а количество поездок росло. Мы решили подключить самобронирование для сотрудников, чтобы они сами покупали билеты и гостиницы для командировок. Решили тестировать самостоятельные покупки на девелоперах, потому что они каждый день ездят в другие города. Эксперимент оказался удачным, и мы доверили выбор билетов и отелей и остальным сотрудникам.

02

01

Менеджер бронирует поездку. Специалист подключается в сложных командировках, например, когда нужно снять квартиру на долгий срок. Он покупает в Smartway билеты и прикрепляет их к заявке сотрудника.

Сотрудник бронирует сам. При оформлении стандартной поездки, а это большая часть случаев, сотруднику дают доступ к личному кабинету Smartway, чтобы самостоятельно подобрать отель и билеты. После покупки менеджер прикрепляет ваучеры к заявке на командировку.

Теперь в компании есть два способа бронирования.

Оформление стандартной командировки занимает около 5-10 минут. Бухгалтерия тратит на отчетность 5-7 минут.

Тревел-политики. Чтобы сотрудники могли сами бронировать поездки, мы настроили тревел-политики — ограничения на стоимость и класс билетов и отелей. При создании политик мы стараемся не только сэкономить, но и позаботиться о комфорте сотрудников. Например, мы рекомендуем ночью ехать в купе, а не плацкарте, чтобы отдохнуть.

Аналитика. Для формирования тревел-политик мы посмотрели аналитику в Smartway. В сервисе есть подробная статистика по количеству покупок, популярных направлений и авиакомпаний, стоимости билетов и отелей, заблаговременности бронирований в разных разрезах. Посмотреть данные можно как по всей компании, так и по конкретным юрлицам, отделам и даже сотрудникам. Еще мы собрали обратную связь с команды. Так пришли к выводу, что нужно увеличить суточные и лимиты, потому что стоимость билетов и гостиниц растет. Ограничения на стоимость поездки в отдельных юр. лицах изменились со 100 тыс. рублей до 400-500 тыс. рублей.

Согласование. Если сотрудник нарушает тревел-политику, нужно указать причину превышения, чтобы менеджер мог согласовать или отклонить выбор. Это можно сделать в 2 клика в приложении. Небольшие отклонения в Dodo Brands мы согласуем, поскольку понимаем, что цены постоянно меняются.

В месяц сотрудники оформляют 30 – 60 заявок на командировки. Например, с июля по сентябрь 2021 года сотрудники провели самостоятельно 458 покупок билетов (в командировке может быть более 1-3 покупки). Из них согласовано совместно со мной через Smartway 273 платежа.

Я продолжаю контролировать каждую поездку, но это гораздо легче и быстрее, чем все бронировать самостоятельно. Так, я экономлю больше половины рабочего дня.

01

Экономия времени: раньше на покупки уходило 90% рабочего времени, теперь — меньше половины.

Сотрудник видит все билеты и гостиницы и может выбрать самые удобные для себя варианты.

02

Сотрудник может быстро оформить срочные командировки в дороге через мобильное приложение. Или найти альтернативу отмененному рейсу, если даты поездки изменились. То есть действовать самостоятельно, а не ждать ответа от тревел-менеджера или работника тревел-агентства и не паниковать.

03

Сотрудники могут самостоятельно заказывать справки на сайте Smartway вместо утерянных посадочных талонов.

04

08

Мы подключили интеграцию Smartway и «1С» — информация по поездкам автоматически попадает в авансовый отчет. Обмен инвойсами, отчетами и актами у нас настроен через «Диадок».

07

Все закрывающие документы из Smartway приходят мне на почту. Оттуда я распределяю их в бухгалтерии каждого юр.лица.

06

Если поездка отменилась или нужно внести изменения, сотрудник указывает это в системе документооборота, чтобы мы оформили возврат билетов. Сотрудник с доступом к личному кабинету может самостоятельно отменить поездку или изменить билеты на новые.

05

Сотрудник получает и заносит в документооборот ваучеры и билеты. Ему выдают суточные и командировочные.

04

Сотрудник или тревел-менеджер бронирует поездку.

03

Руководитель команды, бухгалтерия и менеджер по командировкам видят заявку. Кадровый отдел выпускает приказ.

02

Сотрудник создает заявку на командировку в системе документооборота. Указывает цель, город, страну, даты поездки, данные и пожелания по билетам и гостинице, если они есть.

01

Сотрудник и руководитель определяют сроки, город и цель командировки.

Вот как выглядит стандартный процесс организации поездки в нашей компании:

Оформление поездок занимает 5-10 минут.

Сотрудники сами бронируют поездки благодаря тревел-политикам и быстрому согласованию.

Менеджер по командировкам продолжает контролировать поездки, но тратит почти в 2 раза меньше времени.

Бухгалтерия тратит на отчетность по командировке 5-7 минут.

Настроили удобные тревел-политики благодаря аналитике Smartway.

Экономим бюджет с дополнительными скидками, которые получили после заключения 3Д-договора с гостиницами.

Оперативно решаем проблемы в командировках благодаря тревел-помощнику, который работает 24/7.

Другие истории клиентов

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

10 поездок в месяц

20 человек

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

1 000 поездок в месяц

1 000 человек

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

10 поездок в месяц

120 человек

10 поездок в месяц

400 человек

50 поездок в месяц

300 человек

50 поездок в месяц

200 человек

160 человек

300 человек

500 поездок в год

1 000 поездок в год

Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.

1 500 человек

300 поездок в год

HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок

Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway

50 человек

1 000 поездок в год

Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок

1 000+ человек

600 поездок в год

Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки

250 человек

30 поездок в месяц

Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

10 поездок в месяц

20 человек

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

1 000 поездок в месяц

1 000 человек

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

10 поездок в месяц

120 человек

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.