Централизовать организацию вахт, уйти от ручного бронирования через разные сервисы и получить прозрачный контроль расходов

Технический директор и руководители подразделений самостоятельно планируют поездки и вахты через Smartway: строят маршруты, согласуют поездки, бронируют билеты и проживание, отслеживают расходы

Компаниям, где сотрудники регулярно ездят на вахты.

Особенно если:

Клиент и контекст

«Апстрим сервис» — нефтесервисная компания. Она выполняет капитальный ремонт скважин, ликвидацию газонефтеводопроявлений и аварийных нефтегазовых фонтанов. Компания работает на месторождениях в ЯНАО, ХМАО, Красноярском крае, Республиках Коми и Саха.

В компании около 150 сотрудников, из них 130 работают вахтовым методом. Каждый год совершают около 1 500 перелетов по северным направлениям.

Из-за удаленности месторождений сотрудники редко могут добраться прямыми рейсами. Большинство поездок проходит по сложным маршрутам с пересадками, например: Краснодар — Екатеринбург — Новый Уренгой или Краснодар — Тюмень — Новый Уренгой.

Кто оформляет деловые поездки в компании

Большую часть поездок ведет один человек — Грант Карагозян, технический директор управления скважинных операций. Он подбирает маршруты, согласует их с руководителем и покупает билеты. Часть вахт оформляют руководители подразделений, чьи сотрудники едут на объекты. 

Как организовывали поездки до Smartway

Раньше компания оплачивала поездки корпоративной картой, доступ к которой был только у одного сотрудника. Он искал билеты и проживание на разных сайтах и покупал их вручную. Каждую поездку приходилось собирать буквально по частям.

Почему решили поменять процесс организации поездок

Долгое время весь процесс держался на одном сотруднике с доступом к корпоративной карте. Когда он ушел из компании, стало понятно, насколько уязвимой была схема: вместе с ним «выпал» и весь процесс покупки билетов.

Руководство решило не передавать карту кому-то еще, а уйти от самой схемы. Нужен был централизованный и прозрачный процесс: чтобы поездку мог оформить любой ответственный, а финансовые данные при этом оставались в стороне.

Так в 2020 году компания пришла к Smartway.

К выбору сервиса руководство подошло внимательно и на Smartway остановилось по рекомендации.

Решение подошло компании по нескольким причинам:

Как в компании переходили на Smartway

Отдельный проект по внедрению не понадобился: Smartway — облачный сервис,
поэтому запуск занял меньше суток, а команда быстро освоила платформу.

На старте подключили базовые функции:

Постепенно Smartway стал основным инструментом для организации поездок.
Со временем интерфейс становился удобнее, а возможностей — больше: например, появилась аналитика по поездкам. Маршруты технический директор строит самостоятельно — с учетом логистики, расстояний и занятости сотрудников. 

Как переходили на Smartway

Процессы для организации вахт и командировок в компании «Апстрим сервис» похожи — разница в сопроводительных документах, которые требуются для правильной отчетности
по поездкам. 

Командировка начинается со служебной записки: ее согласуют руководитель и генеральный директор. После этого Грант или другой ответственный подбирает маршрут с учетом лимитов на стоимость перелета и поездки на поезде, отправляет
его на согласование, оплачивает билет и передает сотруднику.

Вахты оформляют без служебных записок — поездки планируют по годовому графику работы персонала. Билеты обычно покупают заранее, за один-два месяца до поездки. По командировкам сотрудник сдает авансовый отчет с приложенными билетами;
по вахтам авансовые отчеты, как правило, не делают.

Результаты

После перехода на Smartway компания смогла сократить нагрузку
на команду и сделать процесс организации поездок более управляемым: