Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Как «ХК ТИОН» организует 100+ командировок в год
Что помогло группе компаний с несколькими юрлицами упростить организацию командировок, сбор документов и контроль расходов
270
сотрудников
100+
командировок в год
18
юрлиц в группе компаний
Диана Хобоко
Ведущий менеджер
по персоналу «ХК ТИОН»
по персоналу «ХК ТИОН»
Запрос
Упростить оформление командировок, снизить ручную нагрузку на HR и бухгалтерию, видеть расходы по юрлицам
Способ бронирования
HR и менеджеры админ-поддержки бронируют поездки по своим юрлицам, сотрудники передают пожелания по датам, рейсам, багажу и отелям
Инструменты Smartway
Кому полезен кейс
Производственным, инжиниринговым и технологическим компаниям, у которых:
1
несколько юрлиц в одной группе,
2
офисы и производство находятся в разных городах,
3
сотрудники регулярно ездят в командировки,
4
нет отдельного тревел-менеджера,
5
бухгалтерия вручную собирает закрывающие документы,
6
расходы на поездки сложно быстро посмотреть по всей группе компаний.
О компании и командировках
«ТИОН» 20 лет разрабатывает и производит системы очистки и обеззараживания воздуха: от медицинского оборудования для клиник, оборонных предприятий и госсектора до увлажнителей и кондиционеров для дома и офиса.
В компании около 270 сотрудников, два офиса — в Новосибирске и Москве.
Производство — в Бердске и на контрактной площадке в Китае. Сотрудники ездят в командировки по России, ближнему зарубежью и иногда в Китай — всего больше 100 поездок в год.
Производство — в Бердске и на контрактной площадке в Китае. Сотрудники ездят в командировки по России, ближнему зарубежью и иногда в Китай — всего больше 100 поездок в год.
Поездки делятся на два потока:
1. Топ-менеджмент регулярно летает между офисами
Генеральный и финансовый директора находятся в Москве, а директор по персоналу — в Новосибирске. Поэтому перелеты между Москвой и Новосибирском происходят практически каждый месяц.
2. Менеджеры по продажам активнее всего ездят во втором полугодии
Производитель выпускает медицинское оборудование для госучреждений, а пик закупок и распределения бюджетов приходится на второй и третий кварталы — в этот период количество встреч и поездок заметно растет.
Производитель выпускает медицинское оборудование для госучреждений, а пик закупок и распределения бюджетов приходится на второй и третий кварталы — в этот период количество встреч и поездок заметно растет.
Как оформляли командировки
до Smartway
до Smartway
До автоматизации в 2020 году сотрудники сами получали деньги
на командировки, бронировали жилье и передавали документы после возвращения.
При этом по нескольким гостиницам, где регулярно останавливались сотрудники и топ-менеджмент, компания работала по прямым договорам — их приходилось вручную контролировать, продлевать и сопровождать дополнительными соглашениями.
на командировки, бронировали жилье и передавали документы после возвращения.
При этом по нескольким гостиницам, где регулярно останавливались сотрудники и топ-менеджмент, компания работала по прямым договорам — их приходилось вручную контролировать, продлевать и сопровождать дополнительными соглашениями.
Ответственность за организацию поездки лежала на самом сотруднике. Получив деньги, он самостоятельно искал гостиницу на разных сайтах, сравнивал цены и варианты рядом с местом встреч. В незнакомых городах и в высокий сезон это нередко приводило к проблемам: подходящих номеров могло уже не быть.
В этом процессе постепенно накопилось несколько проблем:
1
сотрудники не всегда забирали закрывающие документы из гостиниц, поэтому бухгалтерии приходилось самостоятельно связываться с отелями и запрашивать документы,
2
данные о расходах на командировки приходилось вручную собирать из выгрузок «1С» по каждому сотруднику,
3
поездки нередко оформляли за один-два дня до вылета, что сокращало выбор и увеличивало расходы,
4
каждое новое юрлицо добавляло ручной работы.
Диана Хобоко
Ведущий менеджер
по персоналу «ХК ТИОН»
по персоналу «ХК ТИОН»
«Не все сотрудники понимали ответственность за деньги, которые им выдавали на командировку. Из-за этого возникали проблемы и со сбором документов: сотрудники забывали закрывающие из отеля, и бухгалтерия потом разбиралась с этим вручную».
Почему решили поменять процесс организации командировок
Пока объем командировок оставался небольшим, существующий процесс устраивал команду. Но «ТИОН» вырос из стартапа в группу компаний с несколькими юрлицами и регулярными поездками по всей стране.
Командировок становилось больше, а команда, которая их оформляла, не росла. Каждое новое юрлицо и каждый новый сотрудник добавляли ручной работы.
Командировок становилось больше, а команда, которая их оформляла, не росла. Каждое новое юрлицо и каждый новый сотрудник добавляли ручной работы.
Задачу сформулировали так:
автоматизировать оформление командировок и сделать расходы прозрачными — чтобы видеть суммы по поездкам без ручных выгрузок из «1С» по каждому сотруднику. Процесс решили перевести в единый сервис, общий для всей группы компаний.
Диана Хобоко
Ведущий менеджер
по персоналу «ХК ТИОН»
по персоналу «ХК ТИОН»
«Мы начинали как стартап — небольшой коллектив физиков-энтузиастов из Академгородка. Постепенно компания выросла и перешла в более деловой формат. Если раньше за месяц нужно было забронировать командировки двум сотрудникам, теперь у нас целый отдел продаж летает постоянно».
Почему выбрали Smartway
Для «ХК ТИОН» было важно, чтобы сервис подходил группе компаний целиком: с несколькими юрлицами, разными ответственными и разграничением доступов.
По этой совокупности и выбрали платформу.
По этой совокупности и выбрали платформу.
Ключевыми для компании стали несколько возможностей Smartway:
+
Единый кабинет для всех юрлиц с гибким разграничением доступа: HR-администратор видит всю группу компаний, а менеджер административной поддержки — только свое юрлицо.
+
Бронирование билетов, гостиниц и «Аэроэкспресса» в одном интерфейсе, без переходов между разными сервисами.
+
Отдельные лимиты и тревел-политики для разных категорий сотрудников.
+
Аналитика по расходам в разрезе юрлиц, сотрудников и периодов.
+
Автоматическое продление договора без ежегодного переподписания документов по каждому юрлицу.
Диана Хобоко
Ведущий менеджер
по персоналу «ХК ТИОН»
по персоналу «ХК ТИОН»
«Со Smartway наш договор пролонгируется автоматически, мы его ежегодно не согласовываем. Это сильно разгружает: когда у тебя группа компаний, отслеживать каждый договор отдельно — большая нагрузка».
Как внедряли Smartway
Подключение сделали поэтапным, чтобы сначала отладить процесс на одном юрлице, а потом масштабировать его на всю группу. Со стороны компании внедрением занималась менеджер административной поддержки. Решение принимал генеральный директор, а к настройке подключали технических специалистов — первую оплату в сервисе проводил ведущий программист «1С».
1
Сначала подключили «ХК ТИОН» — юрлицо с руководящим составом и небольшой численностью.
2
Первые полгода тестировали процесс и собирали обратную связь
у тех, кто бронирует, и у тех, кто летает.
у тех, кто бронирует, и у тех, кто летает.
3
Затем подключили «ТИОН УМНЫЙ МИКРОКЛИМАТ», а следом — «Аэросервис».
Сопротивления при переходе не было:
сотрудники и раньше не бронировали поездки сами, а основная нагрузка легла на менеджеров админ-поддержки. Главным изменением стало то, что ответственность за бронирование сосредоточилась у конкретного сотрудника по каждому юрлицу — и для него сервис упростил работу.
Диана Хобоко
Ведущий менеджер
по персоналу «ХК ТИОН»
по персоналу «ХК ТИОН»
«У нас выделены менеджеры админ-поддержки — это входит в их обязанности. Smartway оказался для них инструментом, с помощью которого работать стало легче».
Как процесс устроен сейчас
Сейчас процесс организации командировок в «ХК ТИОН» распределен между несколькими ролями:
HR-директор — администрирует систему, управляет глобальными настройками и видит все юрлица группы.
Ведущий менеджер по персоналу — координирует командировки по "ХК ТИОН" и работает с доступом ко всей группе компаний.
Менеджеры административной поддержки — оформляют поездки только по своим юрлицам.
Специалист по кадрам — готовит приказы в «1С».
Бухгалтерия — получает закрывающие документы через ЭДО и не участвует в работе в Smartway.
Сотрудники сами ничего не бронируют, а только передают пожелания по датам, рейсам, багажу и проживанию.
Диана Хобоко
Ведущий менеджер
по персоналу «ХК ТИОН»
по персоналу «ХК ТИОН»
«Когда сотрудники летят в командировку,
они указывают свои пожелания по рейсам: например, удобный временной интервал для вылета туда и обратно, а также необходимость багажа. Предпочтения генерального директора нам уже известны, поскольку он часто летает. После этого мы уточняем детали и бронируем».
они указывают свои пожелания по рейсам: например, удобный временной интервал для вылета туда и обратно, а также необходимость багажа. Предпочтения генерального директора нам уже известны, поскольку он часто летает. После этого мы уточняем детали и бронируем».
Путь одной командировки выглядит так:
1
Сотрудник оформляет служебное задание с городом, целью и датами.
2
Руководитель согласует поездку.
3
Специалист по кадрам делает приказ в «1С».
4
Ответственный за юрлицо уточняет детали и бронирует билеты
и отель в Smartway — с учетом лимитов тревел-политики.
и отель в Smartway — с учетом лимитов тревел-политики.
5
Бухгалтерия начисляет суточные.
6
После поездки сотрудник передает посадочные талоны,
а закрывающие документы по отелям и транспорту приходят автоматически по ЭДО.
а закрывающие документы по отелям и транспорту приходят автоматически по ЭДО.
Авансовые отчеты по расходам на командировки сотрудники не сдают: билеты и отели компания оплачивает напрямую в Smartway.
Лимиты заданы отдельно для топ-менеджмента и для остальных сотрудников и касаются стоимости проживания за ночь — на авиабилеты ограничений нет. Если сотрудник выходит за лимит, бронь согласуют вручную.
Диана Хобоко
Ведущий менеджер
по персоналу «ХК ТИОН»
по персоналу «ХК ТИОН»
«Иногда так выгоднее: например, один номер на двоих можно согласовать выше лимита за ночь, потому что это дешевле, чем бронировать два отдельных номера».
Что изменилось после автоматизации
За пять лет работы со Smartway «ХК ТИОН» выстроил процесс, который позволяет организовывать 100+ командировок в год без отдельного тревел-отдела. Весь объем поездок группы ведут силами HR и менеджеров админ-поддержки в каждом юрлице.
Поездку оформляют за 10–15 минут
В это время входит весь процесс: от уточнения деталей у сотрудника до готового бронирования билетов и гостиницы.
Раньше сотрудники самостоятельно искали жилье на разных сайтах, сравнивали варианты и тратили на это заметно больше времени. Теперь все оформляется в одном интерфейсе.
Раньше сотрудники самостоятельно искали жилье на разных сайтах, сравнивали варианты и тратили на это заметно больше времени. Теперь все оформляется в одном интерфейсе.
Документы больше не собирают вручную
Билеты и проживание компания оплачивает напрямую, а закрывающие документы поступают через ЭДО.
Сотрудникам не нужно сдавать авансовые отчеты по тревел-расходам, а бухгалтерия больше не тратит время на звонки в гостиницы и сбор документов.
Сотрудникам не нужно сдавать авансовые отчеты по тревел-расходам, а бухгалтерия больше не тратит время на звонки в гостиницы и сбор документов.
Расходы
по командировкам видны
по всей группе компаний
по командировкам видны
по всей группе компаний
Раньше данные приходилось собирать через выгрузки из «1С» по каждому сотруднику.
Теперь аналитика Smartway показывает расходы в разрезе юрлиц, сотрудников, направлений и периодов — например, за месяц или квартал.
Теперь аналитика Smartway показывает расходы в разрезе юрлиц, сотрудников, направлений и периодов — например, за месяц или квартал.
Тревел-поддержка помогает в нестандартных ситуациях
Если нужного варианта
нет в системе, поддержка помогает найти и оформить бронирование вручную.
нет в системе, поддержка помогает найти и оформить бронирование вручную.
Сотрудники автоматически копят мили за рабочие поездки
К аккаунтам подключены программы лояльности S7
и «Аэрофлота», поэтому мили за рабочие перелеты начисляются автоматически. У сотрудников, которые часто летают, со временем накапливаются статусы и бонусы, которыми можно пользоваться и в личных поездках.
и «Аэрофлота», поэтому мили за рабочие перелеты начисляются автоматически. У сотрудников, которые часто летают, со временем накапливаются статусы и бонусы, которыми можно пользоваться и в личных поездках.
Диана Хобоко
Ведущий менеджер
по персоналу «ХК ТИОН»
по персоналу «ХК ТИОН»
«Если компания сомневается, стоит ли менять процесс командировок, — лучше просто попробовать. Иногда опасения существуют сами по себе, без конкретных причин. А на практике автоматизация просто делает работу спокойнее и удобнее».
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию по Smartway