Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Как контролировать командировки
в 8 подразделениях через одно юрлицо
в 8 подразделениях через одно юрлицо
До 80% меньше времени на организацию поездок, прозрачные расходы и документы без ручного сбора
~100
сотрудников в России
8
подразделений
до 200
командировок в год
Алена Дорогая
Руководитель отдела «1С» «Шамир»
Кому стоит прочитать этот кейс
Компаниям с несколькими подразделениями и регулярными командировками.
Особенно если:
1
у каждого подразделения свой бюджет,
2
нужно уйти от наличных и разрозненных покупок билетов сотрудниками,
3
важна аналитика по каждому подразделению — кто сколько тратит и куда ездит,
4
командировки оформляют сами сотрудники, без выделенного тревел-менеджера.
Клиент и контекст
«Шамир" — российское подразделение международного производителя очковых линз Shamir, входящего в группу EssilorLuxottica. Компания разрабатывает высокотехнологичную оптику, в том числе линзы для пилотов «Формулы-1», которые сохраняют прозрачность на высокой скорости и не запотевают.
В российском подразделении работает около 100 сотрудников. Компания объединяет восемь подразделений в разных городах, каждое — со своим годовым бюджетом, при этом все работают в рамках одного юридического лица.
Командировки — постоянная часть работы. Сотрудники отдела обучения выезжают в регионы, чтобы обучать партнеров работе с продукцией, менеджеры встречаются с клиентами, проводят семинары и участвуют в отраслевых выставках.
Как организовывали командировки до Smartway
До перехода на Smartway каждый сотрудник искал и покупал билеты сам на разных площадках и в личных кабинетах перевозчиков. Единого окна не было: чтобы организовать одну поездку, приходилось заходить на несколько сайтов.
Расчеты шли в том числе наличными, а расходы сотрудник подтверждал чеками и авансовыми отчетами. Чтобы получить подотчетную сумму, нужно было оформить целый пакет документов.
Отдельные сложности возникали с подтверждением расходов
на такси: сотрудникам приходилось дополнительно объяснять бухгалтерии, что поездка была связана с командировкой, а не с личными целями.
на такси: сотрудникам приходилось дополнительно объяснять бухгалтерии, что поездка была связана с командировкой, а не с личными целями.
Проблемы возникали и с автобусными билетами. К авансовым отчетам часто прикладывались мятые или выцветшие документы, в которых невозможно было разобрать сумму, дату или маршрут.
Из-за этого бухгалтерии приходилось тратить дополнительное время на проверку и уточнение расходов.
Из-за этого бухгалтерии приходилось тратить дополнительное время на проверку и уточнение расходов.
Данные по поездкам оставались разрозненными, поэтому свести расходы по подразделениям было сложно.
Почему решили перейти на Smartway
Триггером для изменений стал переход на стандарты международной группы компаний. Став частью EssilorLuxottica, компания «Шамир» начала адаптировать внутренние процессы к требованиям головного офиса.
Согласно корпоративным стандартам, сотрудники должны централизованно оформлять командировки, оплачивать их безналичным способом и обеспечивать полную прозрачность для контроля. Разрозненные бронирования, самостоятельные покупки билетов и расчеты наличными больше не соответствовали новым требованиям.
Чтобы привести процесс в соответствие с корпоративной политикой, компания начала искать специализированное решение для управления командировками.
Почему выбрали Smartway
Когда встал вопрос выбора сервиса, «Шамир» рассматривал
два варианта. Один из них рекомендовала головная компания, которая уже использовала это решение в своей работе. Однако команда провела собственное сравнение.
два варианта. Один из них рекомендовала головная компания, которая уже использовала это решение в своей работе. Однако команда провела собственное сравнение.
От варианта головной компании отказались из-за условий. Сервис требовал держать депозит около 1–1,5 млн ₽, а многие функции и интеграции оплачивались отдельно. Кроме того, аналитика и распределение расходов по подразделениям не входили в базовый функционал: для их получения нужно было ставить отдельную задачу, ждать доработки
и только потом внедрять решение в работу.
и только потом внедрять решение в работу.
В Smartway всё, что было нужно компании, работало сразу
и без доработок:
и без доработок:
1
разделение расходов по восьми подразделениям в рамках одного юрлица через отдельные лицевые счета,
2
аналитика по каждому подразделению — кто сколько тратит и куда ездит,
3
единое окно для билетов, отелей, такси и других услуг,
4
бесшовная интеграция с «ЗУП» и бухгалтерией, которая подгружала командировки, билеты и отчетность.
Алена Дорогая
Руководитель отдела «1С» «Шамир»
«Нам не хотелось ставить задачи, платить дополнительные деньги и ждать доработок. Хотелось взять готовое решение, сесть и работать. Мы получили в типовом варианте ровно то, что нужно по нашему бизнес-процессу».
Как внедряли Smartway
Внедрение заняло около недели. Со стороны «Шамир» процесс вела фактически одна сотрудница — Алена Дорогая, руководитель отдела «1С». Она синхронизировала данные сотрудников между «ЗУП» и Smartway, создала каждому личный кабинет, собрала общий обучающий семинар по компании и разослала инструкции: как заходить в кабинет, как оформлять и выбирать поездку.
Запускались сразу на широком функционале. Сначала в Smartway оформляли и согласовывали командировки, а позже согласование перенесли во внутреннюю систему компании. При этом сервис остался основным инструментом для бронирования поездок и работы с закрывающими документами.
Алена Дорогая
Руководитель отдела «1С» «Шамир»
«Это произошло быстро, буквально за неделю. Я синхронизировала данные, создала кабинеты, собрала общий семинар и разослала инструкции».
Основные сложности были связаны не с внедрением сервиса, а с изменением привычных процессов. В Москве и Санкт-Петербурге сотрудники быстро адаптировались к новому инструменту. В части южных регионов этот процесс занял около двух месяцев: поначалу пользователи опасались, что новые правила усложнят организацию срочных поездок.
Вопросы возникали и по работе отдельных функций — например,
как применять ваучеры на такси или почему меняется стоимость билета, если бронирование не зафиксировано вовремя.
как применять ваучеры на такси или почему меняется стоимость билета, если бронирование не зафиксировано вовремя.
Такие ситуации оперативно разбирали через поддержку. Со временем сотрудники привыкли к новым процессам, и сегодня сервис воспринимается как стандартный рабочий инструмент.
Как сейчас организован процесс командировок
Кто за что отвечает
Выделенного тревел-менеджера в компании нет. Каждый сотрудник сам инициирует командировку, пополняет лицевой счет, выбирает билеты и сдает отчетность. Алена Дорогая, руководитель отдела «1С», держит на себе администрирование, аналитику и связь с поддержкой.
Алена Дорогая
Руководитель отдела «1С» «Шамир»
«У нас есть мастера по вставке линз, взрослые люди, иногда с кнопочными телефонами. Их редко, но отправляют в командировки на инвентаризацию оборудования. И даже такой сотрудник сам инициирует поездку, пополняет лицевой счет, выбирает билеты.»
Путь одной командировки
Сотрудник планирует поездку и оформляет её во внешней системе: указывает направление, цель и примерный бюджет.
Командировку согласуют по цепочке — в зависимости от должности инициатора в нее входят руководитель, руководитель отдела продаж и коммерческий директор.
После согласования сотрудник оформляет заявку на закупку, и лицевой счет подразделения пополняется в рамках утвержденного бюджета.
Пока идет согласование, сотрудник складывает варианты билетов и гостиниц в "Блокнот" Smartway и фиксирует цену.
После согласования он переносит варианты из «Блокнота"в покупку и бронирует билеты, гостиницу и такси.
После поездки сотрудник прикладывает закрывающие документы и ваучеры.
Контроль бюджета через лицевые счета
У каждого из восьми подразделений — свой лицевой счет, и пополнить его выше выделенного бюджета нельзя. Каждое подразделение обособленно: само зарабатывает, само тратит и видит свои расходы. Если одному подразделению срочно нужны деньги, их временно перебрасывают с другого счета через поддержку, а потом возвращают, поэтому баланс всегда сходится.
Алена Дорогая
Руководитель отдела «1С» «Шамир»
«Если у краснодарского подразделения нет денег, а билет нужен срочно, я пишу в поддержку — и средства переводят с лицевого счета ростовского. Краснодар покупает билет, пополняет свой счет, и мы делаем обратный перевод. У каждого свой бюджет, всё с полным возвратом.»
Аналитика «Шамир» по подразделениям: бронирования и расходы в разрезе каждого направления. Это основа для анализа эффективности — видно, какие подразделения ездят активнее, и эти данные можно сопоставлять с их результатами.
Структура трат «Шамир» по типам услуг. Больше всего бронирований приходится на такси, основные суммы — на гостиницы и авиабилеты. Автобусные билеты, которые раньше приходили мятыми чеками с неразборчивой суммой, теперь проходят через сервис единообразно.
Результат
Прозрачные расходы по всем подразделениям
Сегодня все командировки проходят через единый сервис. Компания видит расходы по каждому подразделению, сотруднику, виду транспорта и периоду. За несколько лет в системе накопилась статистика, которая помогает анализировать командировочную активность и сопоставлять ее с результатами работы подразделений.
Меньше вопросов
со стороны бухгалтерии
со стороны бухгалтерии
Расходы на такси больше
не требуют дополнительных подтверждений. Ваучеры содержат информацию о поездке и служат подтверждающим документом, поэтому спорные ситуации практически исчезли.
не требуют дополнительных подтверждений. Ваучеры содержат информацию о поездке и служат подтверждающим документом, поэтому спорные ситуации практически исчезли.
До 80% меньше времени
на организацию поездок
на организацию поездок
Билеты, гостиницы и такси собраны в одном окне. Сотрудникам не нужно искать услуги на разных сайтах и сравнивать множество вариантов. По оценке компании, при организации поездки с нуля это позволяет экономить до 80% времени.
Документы всегда под рукой
Закрывающие документы и акты сверок доступны в сервисе в любой момент. Это упрощает подготовку отчетности и помогает поддерживать порядок в документах.
Алена Дорогая
Руководитель отдела «1С» «Шамир»
«Для нас Smartway стал инструментом, который помог упорядочить весь процесс командировок. Все расходы прозрачны, документы доступны в любой момент, а сотрудники не тратят время на поиск билетов и гостиниц на разных сайтах.
Отдельно хочу отметить интеграцию с „1С“ и „ЗУП“. Благодаря ей данные не приходится переносить вручную, а взаимодействие между сотрудниками, бухгалтерией и кадровой службой стало гораздо проще.
Сегодня мы сами рекомендуем такой подход коллегам, потому что он помогает экономить время и лучше контролировать командировочные расходы».
Отдельно хочу отметить интеграцию с „1С“ и „ЗУП“. Благодаря ей данные не приходится переносить вручную, а взаимодействие между сотрудниками, бухгалтерией и кадровой службой стало гораздо проще.
Сегодня мы сами рекомендуем такой подход коллегам, потому что он помогает экономить время и лучше контролировать командировочные расходы».
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом