Авиабилеты для бизнес-поездок

При подключении сервиса Smartway вы получаете доступ к кабинету, где можно выбрать и купить авиабилеты российских и международных авиакомпаний. Оплата спишется со счета компании, а закрывающие документы появятся в личном кабинете сразу после поездки.

Если поездку отменили, вернуть авиабилет по возвратному тарифу можно в личном кабинете Smartway. Для этого зайдите в раздел «Поездки» и найдите нужный билет. Нажмите «Изменить билет» в правом верхнем углу, и автоматически откроется окно с условиями отмены или чат с тревел-поддержкой.

Есть два варианта, как учитывать расходы на проезд:
1. Как оплату денежных документов. Например, когда оплатили с расчетного счета и получили маршрут-квитанцию. Ее приравнивают к денежным документам. В этом случае маршрут-квитанции нужно распечатать и хранить в кассе. Эти расходы учитывают на счете 50 субсчет 3 в день покупки.
2. Принять оплаченные билеты на счет прочих расчетов с контрагентами. В новых версиях программы «1С» есть для этого отдельный субсчет 14. Поэтому билет не нужно учитывать как денежный документ и хранить его в кассе. Билеты можно учитывать на счете 76 как «прочие расчеты».

Покупка билетов для юридических лиц требует строгой отчетности, чтобы у налоговой инспекции не возникло вопросов. Важно подтверждать расходы на перелет маршрут-квитанцией и посадочным талоном со штампом о досмотре.

Для этого необходимо пополнить баланс в личном кабинете с расчетного счета компании или с банковской карты. Оплачивать билеты и отели напрямую с карты нельзя: мы рассчитываемся с подрядчиками сами, чтобы упростить документооборот клиентов.

Вы можете выбрать удобный способ оплаты для вашей компании: предоплата или отсрочка платежа.

Разные компании выбирают разные способы управления командировками: иногда все поездки бронируют ответственные сотрудники, а иногда — сами командированные. В Smartway вы можете настроить уровень прав для каждого сотрудника, чтобы покупать билеты в командировку, как привыкли.

В этом случае компания потеряет полную сумму билета. Но если билет можно вернуть со штрафом, нужно корректно учесть этот расход. Если командировку организовал сотрудник самостоятельно и покупал билеты на аванс, нужно получить у него чек на конкретный штраф. А затем принять его к внереализационным расходам через авансовый отчет. Если командировку организовали через агентство или онлайн-сервис, то такой штраф отобразится в закрывающих документах от агента. Его тоже нужно принять к внереализационным расходам.
Если вы не уверены, что командировка состоится, выгоднее брать возвратные тарифы: вы не потеряете полную сумму билета в случае отмены поездки. Также в сервисе Smartway вы можете зафиксировать стоимость билета на время согласования и купить его, когда будете уверены, что поездка в силе.