Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Как один сотрудник организует 600 командировок в год
Дистрибьютор медицинского оборудования
из Франции, Германии и Китая вдвое увеличил число командировок без расширения команды
из Франции, Германии и Китая вдвое увеличил число командировок без расширения команды
в 2 раза
выросло число поездок за год
~15
поездок
в месяц
в месяц
1
ответственный
за поездки
за поездки
Екатерина Лёвина
Административный менеджер «КВАНТ»
Запрос
Централизовать организацию командировок, уйти от разрозненных бронирований и наличных авансов, получить контроль расходов и поддержку в сложных поездках
Способ бронирования
Одиночные поездки сотрудники оформляют сами, групповые и сложные маршруты — ответственный за командировки. Все билеты и отели — через Smartway
Инструменты Smartway
Клиент и контекст
«КВАНТ» поставляет и обслуживает нефтегазовое оборудование: от разработки технической документации до обратного инжиниринга и обновления компонентов. Среди клиентов — «Роснефть», «Норильский никель», «СИБУР» и «ТАИФ». В компании около 100 сотрудников.
Екатерина Лёвина
Административный менеджер «КВАНТ»
«Командировки для нас — важная часть бизнеса. Благодаря поездкам мы находим новых партнеров и поставщиков, договариваемся о сотрудничестве и поддерживаем отношения с действующими партнерами».
Регулярно в поездки ездят около 20 человек — руководители направлений, инженеры и топ-менеджеры. Основное зарубежное направление — Китай, где компания ищет новых поставщиков, реже ездят в Индию и ОАЭ.
Основная статья расходов — перелеты, особенно дальние:
на китайских направлениях билет в одну сторону доходит до 100 000 ₽ и выше. Откладывать такие поездки нельзя, поэтому билеты покупают по любой цене.
на китайских направлениях билет в одну сторону доходит до 100 000 ₽ и выше. Откладывать такие поездки нельзя, поэтому билеты покупают по любой цене.
География поездок непростая:
помимо крупных городов сотрудники ездят в Норильск, Мончегорск и небольшие промышленные центры. Зарубежные командировки часто включают сразу несколько городов, особенно в Китае.
помимо крупных городов сотрудники ездят в Норильск, Мончегорск и небольшие промышленные центры. Зарубежные командировки часто включают сразу несколько городов, особенно в Китае.
У командировок есть сезонность:
пик приходится на весну и лето и завязан на поставки и выставки, после Нового года — спад. В активные месяцы набирается до 15 поездок.
пик приходится на весну и лето и завязан на поставки и выставки, после Нового года — спад. В активные месяцы набирается до 15 поездок.
Как организовывали командировки до Smartway
Раньше отдельного ответственного за командировки в компании не было. Сотрудники бронировали поездки сами — на разных сайтах для частных путешествий, а потом возвращали деньги через авансовые отчеты. Специализированный сервис не использовали: процесс был разрозненным и держался на самих сотрудниках.
Екатерина Лёвина
Административный менеджер «КВАНТ»
«Когда я пришла, единого сервиса не было. У каждого был свой привычный способ бронирования: кто-то покупал билеты на одном сайте, кто-то на другом. Единой картины по поездкам не было, и контролировать процесс было сложно».
Почему решили изменить процесс
Компания росла: расширялся штат, увеличивалось число проектов — и за год объем поездок вырос более чем в два раза. Старая схема, где сотрудники сами организовывали командировки, перестала справляться с нагрузкой: стало сложнее контролировать расходы и координировать поездки. Поэтому компания решила собрать все бронирования в одной системе и закрепить за процессом одного ответственного.
Почему выбрали Smartway
Компании нужен был единый инструмент, который соберет все поездки в одном месте, сохранит контроль над расходами и упростит сложные маршруты. Сервис выбирали не по количеству функций, а по тому, насколько он решает эти задачи.
Ключевыми стали пять возможностей Smartway:
1
Одно окно вместо разных сайтов. Билеты и отели бронируются в одной системе, поездка видна целиком, без отдельных оплат и наличных авансов.
2
Зарубежные поездки — без отдельных сервисов. Командировки в Китай и другие страны оформляются в той же системе, что и российские.
3
Компания платит за поездки напрямую. Сотрудники не тратят свои деньги и не оформляют возмещение после поездки.
4
Контроль расходов при росте компании. Лимиты и согласование держат бюджет в рамках, даже когда поездок становится вдвое больше.
5
Поддержка при сложных поездках. Если маршрут меняется или возникает проблема, помогает тревел-поддержка 24/7.
Как сейчас организован процесс
Единый центр управления поездками
После перехода на Smartway в компании появился единый центр управления командировками. За процесс отвечает административный менеджер Екатерина Лёвина: она собирает заявки, бронирует билеты и отели, занимается обменами и возвратами. При этом отдельный тревел-отдел в компании не создавали.
После перехода на Smartway в компании появился единый центр управления командировками. За процесс отвечает административный менеджер Екатерина Лёвина: она собирает заявки, бронирует билеты и отели, занимается обменами и возвратами. При этом отдельный тревел-отдел в компании не создавали.
Часть поездок сотрудники оформляют самостоятельно
Для простых командировок часть сотрудников обучили работе в системе, поэтому одиночные поездки они бронируют сами. Если в командировку отправляется группа от трех-четырех человек, бронирование координируют централизованно.
Для простых командировок часть сотрудников обучили работе в системе, поэтому одиночные поездки они бронируют сами. Если в командировку отправляется группа от трех-четырех человек, бронирование координируют централизованно.
Екатерина Лёвина
Административный менеджер «КВАНТ»
«Если в командировку едет группа, я координирую бронирование: собираю всех в отдельном чате, чтобы сотрудники могли купить билеты на одни и те же рейсы и никто не остался без места».
Контроль расходов через тревел-политики
Компания использует лимиты на поездки и согласование нестандартных расходов. Если сотрудник выбирает вариант дороже установленного бюджета, система автоматически отправляет уведомление ответственному. После этого заявку можно согласовать или отклонить.
Компания использует лимиты на поездки и согласование нестандартных расходов. Если сотрудник выбирает вариант дороже установленного бюджета, система автоматически отправляет уведомление ответственному. После этого заявку можно согласовать или отклонить.
Автоматическая передача данных в «1С»
После поездки Smartway передает данные в «1С»: авансовые отчеты формируются автоматически, бухгалтерия не собирает документы вручную.
После поездки Smartway передает данные в «1С»: авансовые отчеты формируются автоматически, бухгалтерия не собирает документы вручную.
Как Smartway помогает организовывать поездки при сложной географии
Сотрудники «КВАНТ» регулярно ездят в удаленные промышленные центры и за рубеж. При выборе гостиницы главное — расположение: рядом с заводом, площадкой или местом переговоров, а для выставок и поездок в Китай — близость к аэропорту или центру города.
Некоторые направления требуют нестандартных решений. Например, в Норильске выбор гостиниц ограничен, а в Китае сотрудники за одну поездку могут посетить несколько городов и почти каждый день меняют гостиницу.
Екатерина Лёвина
Административный менеджер «КВАНТ»
«Если возникают сложности, я пишу в поддержку Smartway. Она работает круглосуточно и менеджеры быстро предлагают варианты, включая групповые бронирования. Ни один вопрос не остался без ответа — даже после 11 вечера».
Поддержка подключается и тогда, когда стандартные варианты недоступны: например, если до объекта не добраться привычным транспортом.
Екатерина Лёвина
Административный менеджер «КВАНТ»
«Во время одной из поездок сотруднику нужно было добраться из Мурманска в Мончегорск, а подходящего транспорта на месте не оказалось: ни такси, ни электричек. Я написала в поддержку, и нам оперативно нашли трансфер».
Результаты
Число поездок выросло более чем на 100%
Но ими по-прежнему занимается один ответственный. Компания обошлась без создания отдельного тревел-отдела.
Все бронирования проходят через один сервис
Сотрудники не ищут билеты и отели на разных сайтах и не оформляют возмещение расходов после поездки.
Авансовые отчеты формируются автоматически
Через интеграцию с «1С». Данные передаются автоматически, без ручного переноса информации и дополнительного сбора документов.
Сложная логистика стала управляемой
Даже в нестандартных ситуациях — от труднодоступных объектов до сложных маршрутов за рубежом — сотрудники могут рассчитывать на поддержку.
Екатерина Лёвина
Административный менеджер «КВАНТ»
«Снижения расходов в абсолютных цифрах нет — просто командировок стало больше. Но если бы мы остались на старой схеме, где каждый покупает сам и потом возвращает деньги, тратили бы точно больше».
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом