Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Как «Котофей» управляет командировками
с бюджетом до 8 млн рублей в год
с бюджетом до 8 млн рублей в год
Как производитель детской обуви централизовал организацию поездок и автоматизировал учет командировочных расходов
90
лет на рынке
1 500
cотрудников
200
командировок в год
Алла Серикова
руководитель
по административной работе АО «Егорьевск-Обувь»
по административной работе АО «Егорьевск-Обувь»
Запрос
Централизовать управление командировками и сохранить контроль над расходами при растущем объеме поездок
Способ бронирования
Два сотрудника оформляют все командировки: подбирают, бронируют билеты и проживание, контролируют бюджет и аналитику
Инструменты Smartway
Кому стоит прочитать этот кейс
Производственным и торговым компаниям с широкой географией, где командировки — часть операционной деятельности.
Особенно если:
1
поездки растут год от года
2
нет выделенного тревел-отдела или менеджера
3
бухгалтерия устала от ручного учета
4
нужен контроль расходов без жестких ограничений
Клиент и контекст
АО «Егорьевск-обувь» — производственный холдинг с 90-летней историей. Ему принадлежит самый большой в России бренд детской обуви «Котофей». В компании более 1 500 сотрудников, 4 производственные площадки и 215 магазинов в России и СНГ.
Командировки — часть операционной модели бизнеса. Сотрудники посещают производства и партнеров, открывают магазины, обучают персонал, контролируют работу представительств и производственных площадок, а также участвуют в выставках по России и за рубежом.
Компания пользуется Smartway уже 8 лет.
Кто оформляет деловые
поездки в компании
поездки в компании
Весь объем поездок компании оформляют два сотрудника: руководитель по административной работе Алла Серикова и Юлия Клеванова, секретарь-референт.
Как оформляли командировки до Smartway
До 2018 года секретарь-референт бронировала билеты и отели напрямую через разные сервисы. Процесс выглядел так:
Покупали билеты на разных сайтах
Согласовывали командировку
и готовили документы вручную
и готовили документы вручную
После поездки вручную собирали документы для авансовой отчетности
Формировали аналитику по поездкам вручную в Excel
Почему решили поменять процесс организации командировок
Бухгалтерия и организаторы поездок компании стали тратить слишком много времени на оформление поездок. После того как блок командировок перешел под ответственность Аллы Сериковой, она начала искать решение для централизованного управления командировок.
Алла Серикова
Руководитель по административной
работе АО «Егорьевск-Обувь»
работе АО «Егорьевск-Обувь»
«Прежний подход был сложным и несовременным: на организацию поездок уходило много времени,
а контролировать процесс было неудобно. Хотелось сделать его прозрачным, понятным и менее зависимым
от ручной работы».
а контролировать процесс было неудобно. Хотелось сделать его прозрачным, понятным и менее зависимым
от ручной работы».
Почему выбрали Smartway
Искали решение, которое позволит централизовать организацию командировок, учет расходов и аналитику. Smartway подошел за счет набора функций, которые закрывали ключевые задачи компании:
+
Единый личный кабинет для покупки билетов и отелей, больше не нужно работать с разными поставщиками.
+
Возможность «заморозить» цены на билеты, чтобы успевать согласовывать
и не переплачивать.
и не переплачивать.
+
Бесшовная интеграция с «1С», чтобы бухгалтерия не тратила время на ручное заполнение данных и минимизировала ошибки из-за человеческого фактора.
+
Раздел аналитики для контроля и планирования бюджета командировок
по направлениям, периодам и группам сотрудников.
по направлениям, периодам и группам сотрудников.
+
Поддержка 24/7
+
Программы лояльности с крупнейшими авиаперевозчиками, чтобы возвращать до 7% затрат и использовать эти средства на новые билеты.
+
Программы лояльности с крупнейшими перевозчиками, чтобы возвращать до 7% затрат и и использовать эти средства на новые билеты.
Например
АО «Егорьевск-обувь» активно использует накопленные баллы по программам корпоративной лояльности с авиакомпаниями «Аэрофлот» и S7 и оплачивает ими билеты — чаще всего в Китай.
Скриншот из раздела «Аналитика» в личном кабинете Smartway у «Егорьевск-Обувь». Показывает сводку по количеству купленных билетов и направлениям за выбранный период
Так выглядит раздел аналитики в Smartway. Он помогает отслеживать расходы по видам транспорта, направлениям и подразделениям, чтобы контролировать бюджет и находить точки для оптимизации затрат.
Как проходило внедрение Smartway
От создания личного кабинета до первого бронирования прошло всего 5 дней. За это время компания заключила договор, получила доступ к платформе, выполнила первичную настройку и прошла обучение.
После этого процесс развивался постепенно — вместе с новыми задачами подключали дополнительные возможности Smartway.
Алла Серикова
Руководитель по административной
работе АО «Егорьевск-Обувь»
работе АО «Егорьевск-Обувь»
«Мы быстро привыкли к сервису. Это как перейти на новый телефон: сначала осваиваешься, а потом уже не хочется возвращаться к старому. За 8 лет не было ситуации, чтобы в Smartway нас оставили без помощи».
Как сейчас организован процесс командировок
Несмотря на масштаб компании, весь процесс организации поездок построен так, что его сопровождают всего два сотрудника — от планирования бюджета до анализа расходов после поездки.
Планирование бюджета
Каждый октябрь компания формирует годовой бюджет на командировки: отделы планируют направления и количество поездок. Затем ответственный оценивает ожидаемые расходы, а в конце каждого месяца уточняет бюджет на следующий и сверяет план с фактическими затратами.
Каждый октябрь компания формирует годовой бюджет на командировки: отделы планируют направления и количество поездок. Затем ответственный оценивает ожидаемые расходы, а в конце каждого месяца уточняет бюджет на следующий и сверяет план с фактическими затратами.
Согласование поездки
Перед поездкой сотрудник согласовывает бюджет с руководителем. После утверждения ответственный запускает процесс оформления командировки.
Перед поездкой сотрудник согласовывает бюджет с руководителем. После утверждения ответственный запускает процесс оформления командировки.
Оформление и бронирование
Секретарь-референт готовит приказ о командировке, бухгалтерия выплачивает суточные. Через Smartway подбирают и бронируют билеты и проживание.
Секретарь-референт готовит приказ о командировке, бухгалтерия выплачивает суточные. Через Smartway подбирают и бронируют билеты и проживание.
Отчетность после деловой поездки
После возвращения сотрудник передает посадочные талоны и подтверждающие документы по расходам (чеки на такси и другие траты).
После возвращения сотрудник передает посадочные талоны и подтверждающие документы по расходам (чеки на такси и другие траты).
Подготовка отчетных документов
Бухгалтерия на основании документов оформляет авансовый отчет и служебное задание для налоговой.
Бухгалтерия на основании документов оформляет авансовый отчет и служебное задание для налоговой.
Анализ расходов
Раз в квартал или по запросу ответственный формирует отчеты по аналитике в Smartway: анализирует расходы по видам транспорта и направлениям. Затем сравнивает их с показателями прошлых периодов.
Алла Серикова
Руководитель по административной
работе АО «Егорьевск-Обувь»
работе АО «Егорьевск-Обувь»
«В последние годы мы стараемся оптимизировать затраты — но не в ущерб комфорту сотрудников. Помимо удобства оформления поездок, аналитика Smartway помогает нам искать точки экономии, которые сложно отследить вручную».
Результаты
2 человека закрывают весь объем
Весь объем организации командировок по-прежнему ведут два человека: руководитель по административной работе и секретарь-референт.
На 30% меньше времени ручной работы
Бухгалтерия перестала вручную вводить данные
и оформлять документы.
Это позволило освободить часы рабочего времени, убрать ошибки в учете и возможные штрафы.
и оформлять документы.
Это позволило освободить часы рабочего времени, убрать ошибки в учете и возможные штрафы.
Все расходы
под контролем
под контролем
Собирать и анализировать данные по командировкам стало проще — все формируется внутри Smartway. Это помогает контролировать расходы и планировать бюджет.
Быстрое решение форс-мажоров
Специалисты Smartway оперативно помогают с заменой проживания, возвратами и другими внештатными ситуациями 24/7
Алла Серикова о поддержке Smartway
Руководитель по административной
работе АО «Егорьевск-Обувь»
работе АО «Егорьевск-Обувь»
«Один раз наша сотрудница приехала в командировку поздно вечером в город Электросталь. Апартаменты оказались не такие, как описали в карточке — неопрятные и с непонятной обстановкой вокруг. Тревел-поддержка Smartway быстро подключилась и решила вопрос с перезаселением и возвратом средств».
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом