Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Почему «ИМБА ИТ» отказалась от лимитов на авиабилеты — и стала тратить меньше
Как IT-интегратор без тревел-отдела 5 лет оформляет сотни командировок в год
441
бронирований в сервисе
70
cотрудников
3,7 млн ₽
бюджет на командировки в год
Ксения Зиновьева
директор по персоналу «ИМБА ИТ»
Запрос
Выстроить удобный процесс командировок, который не требует отдельного тревел-отдела и масштабируется вместе с ростом компании
Способ бронирования
сотрудники оформляют командировки самостоятельно
Инструменты Smartway
Кому стоит прочитать этот кейс
IT-компаниям и техническим интеграторам, где командировки —
не основной процесс, но важная часть операционной работы.
не основной процесс, но важная часть операционной работы.
Особенно если:
1
сотрудники сами организуют поездки без выделенного тревел-менеджера,
2
география поездок слишком разная, чтобы работали единые лимиты на билеты,
3
важна гибкость при бронировании для сотрудников и прозрачный контроль расходов.
О компании и командировках
«ИМБА ИТ» — IT-интегратор, который строит инфраструктуру крупным заказчикам: серверы, системы хранения данных, сетевые решения, ЦОДы. Отдельное направление — информационная безопасность, которая защищает эту инфраструктуру. Также компания развивает прикладные направления — мультимедиа и инженерные системы.
Компания работает на рынке с 2020 года. В штате около 70 сотрудников, офисы в Москве
и Санкт-Петербурге.
Smartway подключили в первый год работы компании.
и Санкт-Петербурге.
Smartway подключили в первый год работы компании.
Скриншот из раздела «Аналитика» в личном кабинете Smartway у «Егорьевск-Обувь». Показывает сводку по количеству купленных билетов и направлениям за выбранный период
График «ИМБА ИТ» по помесячной динамике расходов: траты на командировки с разбивкой по типам услуг. Этот срез помогает планировать нагрузку — у компании пики приходятся на октябрь и март.
Кто оформляет командировки компании
В «ИМБА ИТ» командировки — зона ответственности двух человек. Выделенного тревел-менеджера в компании нет — большую часть поездок сотрудники оформляют самостоятельно.
Ксения Зиновьева, директор по персоналу, выстраивает процесс командировок: настраивает тревел-политику, согласовывает превышения лимитов, выгружает аналитику для руководителей подразделений.
Офис-менеджер подключается, если сотруднику нужна помощь
найти билеты и отели — например, когда специалист в дороге или на встрече.
найти билеты и отели — например, когда специалист в дороге или на встрече.
Ксения Зиновьева
Директор по персоналу «ИМБА ИТ»
«Когда нужно формировать бюджет на командировки, аналитика Smartway нас очень выручает. Я иду в этот раздел, скачиваю данные по поездкам и отдаю руководителям — они дальше сами анализируют».
Скриншот из раздела «Аналитика» в личном кабинете Smartway у «Егорьевск-Обувь». Показывает сводку по количеству купленных билетов и направлениям за выбранный период
График «ИМБА ИТ» по топ-направлениям авиаперелетов: расходы на поездки по городам. Этот срез показывает, куда уходит основной бюджет, — у компании это маршрут Москва ⇄ Санкт-Петербург между двумя офисами.
Как устроена тревел-политика компании
В «ИМБА ИТ» сочетают два подхода: для одних расходов действуют четкие рамки,
для других — у сотрудников больше свободы. Контроль при этом сохраняется через бюджет подразделений и согласования.
для других — у сотрудников больше свободы. Контроль при этом сохраняется через бюджет подразделений и согласования.
Отели: лимиты с контролем отклонений от бюджета
Для проживания компания установила ориентиры по цене за ночь — отдельно для Москвы и регионов. Если сотрудник укладывается в заданную сумму, бронирование проходит без дополнительных вопросов. Если выходит за рамки — заявка уходит на согласование директору по персоналу и руководителю подразделения.
Небольшие превышения по знакомым вариантам обычно согласуются быстро. Если сотрудник выбирает новый отель или значительно выходит за лимит, ему предлагают альтернативы.
Авиабилеты: гибкость вместо фиксированных лимитов
От жестких ограничений на перелеты компания отказалась. Это связано со спецификой командировок компании:
1
широкая география: стоимость билетов сильно различается в зависимости от направления,
2
зависимость от заказчиков: даты поездок часто задаются извне,
3
сезонные скачки цен на авиабилеты.
Сотрудники сами выбирают рейсы, но стоимость поездки ложится на бюджет их отдела.
Поэтому команда старается выбирать разумные варианты: без лишних ограничений, но с пониманием, что каждая поездка влияет на общий бюджет.
Поэтому команда старается выбирать разумные варианты: без лишних ограничений, но с пониманием, что каждая поездка влияет на общий бюджет.
Ксения Зиновьева
Директор по персоналу «ИМБА ИТ»
«Мы не ограничиваем сотрудников по времени вылета или маршруту, но просим выбирать разумные варианты. Поскольку расходы учитываются в бюджете подразделения, сотрудники сами начинают оптимизировать поездки».
Результаты
За последний год в Smartway у «ИМБА ИТ»:
27
Командированных сотрудников
441
бронирование: авиабилеты, ж/д билеты, отели
3 736 066 ₽
общий бюджет на поездки
Результаты
Два человека без выделенного тревел-отдела курируют весь процесс организации командировок. Большую часть поездок сотрудники оформляют самостоятельно
Бухгалтерия работает
с данными сервиса напрямую — без ручного сбора документов у сотрудников, что заметно снижает нагрузку
на команду
с данными сервиса напрямую — без ручного сбора документов у сотрудников, что заметно снижает нагрузку
на команду
Бюджет на командировки формируется на основе фактических данных. Аналитика Smartway позволяет руководителям видеть детализированные расходы по сотрудникам и планировать бюджет на следующий период
Процесс остается устойчивым даже при изменениях в поездках. За год в сервисе было 17 обменов и 21 возврат билетов. Эти ситуации встроены в рабочий процесс без дополнительной нагрузки на команду, их решает сервис.
Ксения Зиновьева
Директор по персоналу «ИМБА ИТ»
«Если формулировать ценность сервиса для компании коротко — это быстро, удобно и наглядно. Согласование прилетает руководителю со всеми деталями поездки, документы формируются быстро. В итоге сотрудники сфокусированы на работе, а не на сборе бумаг».
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию по Smartway