Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
«Smartway — как iPhone: нужная функция находится за два клика»
Как HeadHunter управляет 3 300 командировками в год без расширения штата
10
лет на рынке
1 500
cотрудников
3 300
командировок в год
Дарья Лисафина
Руководитель регионального АХО HeadHunter
Запрос
Организовать процесс большого объема командировок без увеличения административной нагрузки
Способ бронирования
Все билеты и отели бронирует тревел-менеджер через Smartway
Инструменты Smartway
Кому стоит прочитать этот кейс
Компаниям с распределенной командой и регулярными командировками.
Особенно если:
1
офисы и сотрудники работают из разных городов, а живые встречи команд — часть того, как устроена работа,
2
бронирование идет через несколько каналов — и хочется собрать всё в одном сервисе,
3
объем командировок растет, но расширять тревел-команду не планируется,
4
нужна система, которая дает контроль над процессом и бюджетом, но не отнимает много времени у сотрудников.
Компания и контекст
HeadHunter — одна из крупнейших платформ для поиска работы и сотрудников в России. В компании работает более 1 500 сотрудников, а офисы расположены по всей стране — от Владивостока до Краснодара.
Командировки — важная часть работы компании. Каждый год сотрудники совершают около 3 300 поездок:
1
к клиентам и партнерам — договариваться о сотрудничестве и обсуждать сложные проекты,
2
на очные встречи IT-команд — дважды в год разработчики собираются офлайн, чтобы обсудить задачи и подвести итоги,
3
на крупные корпоративные события — день рождения компании, Новый год и другие HR-мероприятия.
Живые встречи помогают не просто обсуждать задачи, но и быстрее их закрывать. Особенно это заметно на встречах IT-команд.
Дарья Лисафина
Руководитель регионального АХО HeadHunter
«На таких встречах ребята чувствуют причастность к общему делу. Мы называем это „опыляться“: команда пообщалась — и задачи после этого двигаются заметно быстрее».
Кто организует командировки в компании
В HeadHunter за командировки отвечают два человека. Стратегию, тревел-политики и переговоры с поставщиками ведет Дарья Лисафина, руководитель регионального АХО. Операционные задачи — бронирования, возвраты и сложные ситуации в поездках — закрывает тревел-менеджер.
Как оформляли командировки до Smartway
В 2016 году, когда Дарья присоединилась к компании, командировки в HeadHunter оформляли на местах. В каждом из 9 региональных офисов этим занимался офис-менеджер.
Поездки сотрудников из Москвы и удаленных сотрудников, прикрепленных к московским подразделениям, вела тревел-менеджер из главного офиса. Всего организацией командировок занимались около 10 человек — по одному на регион плюс центральный тревел-менеджер в Москве.
Поездки сотрудников из Москвы и удаленных сотрудников, прикрепленных к московским подразделениям, вела тревел-менеджер из главного офиса. Всего организацией командировок занимались около 10 человек — по одному на регион плюс центральный тревел-менеджер в Москве.
Бронирование шло через внешний сервис для покупки билетов, а запросы отправляли по электронной почте: указывали даты, маршрут и паспортные данные сотрудника.
В таком подходе было несколько слабых зон:
В таком подходе было несколько слабых зон:
Каждую поездку приходилось согласовывать по почте: отправляли запрос, ждали ответа, уточняли детали
Данные сотрудников приходилось вводить заново при каждой покупке
Закрывающие документы собирали вручную: часть приходила с задержкой, часть — с ошибками в реквизитах
Данные по поездкам приходилось собирать и анализировать вручную, поэтому было сложно оперативно отслеживать расходы и готовить аналитику для планирования бюджета
Почему решили поменять процесс организации командировок
Чтобы уйти от ручного процесса, в 2018 году HeadHunter подключил Smartway. Сервис дал команде единое окно для бронирования билетов и понятный интерфейс — несколько лет этого было достаточно.
Что изменилось
📈 Компания выросла
📈 Компания выросла
- штат увеличился с 500–600 до 1 500 сотрудников,
- количество командировок выросло до 3 300 в год,
- отели продолжали бронировать через отдельный сервис, поэтому данные о поездках были разрозненными.
❌ Ошибки в данных сотрудников
Из-за ручного обновления паспортных данных ошибки замечали уже после покупки билетов. Приходилось переоформлять перелеты, платить штрафы и исправлять документы. По оценке компании, это обходилось примерно в 100 000 ₽ в год.
Из-за ручного обновления паспортных данных ошибки замечали уже после покупки билетов. Приходилось переоформлять перелеты, платить штрафы и исправлять документы. По оценке компании, это обходилось примерно в 100 000 ₽ в год.
⏱ Не хватало времени на управление
Тревел-менеджер почти весь день занимался оформлением поездок, поэтому на анализ расходов и планирование бюджета времени уже не оставалось.
Тревел-менеджер почти весь день занимался оформлением поездок, поэтому на анализ расходов и планирование бюджета времени уже не оставалось.
Стало понятно: ручным трудом с таким объемом не справиться, процесс нужно менять.
В 2025 году все бронирования перевели в Smartway.
В 2025 году все бронирования перевели в Smartway.
Почему выбрали Smartway
Первое, что отметили HeadHunter в Smartway в 2018 году, — удобство интерфейса. После прежней системы, где каждое действие требовало дополнительных подтверждений, команда получила простой рабочий инструмент.
Дарья Лисафина
Руководитель регионального АХО HeadHunter
«Я часто сравниваю Smartway с iPhone. Когда Стив Джобс презентовал iPhone, он говорил, что за два клика находишь нужную функцию. Здесь тот же принцип — быстрый доступ к нужному разделу без лишних действий».
В 2026 году компания объединила все бронирования в одном сервисе. Smartway закрывает и новые задачи:
Позволяет контролировать расходы и видеть полную картину. Аналитика по расходам, направлениям и периодам — чтобы понимать, как растет объем и стоимость командировок.
Дает возможность увеличивать объемы поездок без расширения команды организаторов. Чем больше система закрывает сама — согласования, отчетность, аналитика, — тем меньше людей нужно подключать к процессу.
Помогает быстро решать форс-мажоры. Когда закрывается аэропорт или нужен срочный перенос рейса, важна поддержка, которая подключается и оперативно решает вопрос.
Как внедряли сервис
Переход на Smartway в компании выстроили поэтапно:
Компания приняла решение объединить все поездки в одном сервисе.
Агентство по размещению убрали, а корпоративные условия с гостиницами перенесли в Smartway через трехсторонние договоры с отелями. Теперь сотрудники бронируют размещение по согласованным тарифам прямо в сервисе, а документы формируются автоматически в нужном формате.
Дарья Лисафина
Руководитель регионального АХО HeadHunter
«Сотрудники быстро привыкли к новой системе: это как перейти на новый телефон — сначала осваиваешься, а потом уже не хочется возвращаться к старому».
К 2026 году 99,9% всех бронирований — как билетов, так и отелей — HeadHunter перевели в Smartway
Этап №1
В 2018 году в Smartway перевели бронирование билетов и отключили прежнего поставщика.
Отели при этом бронировали по трем параллельным каналам:
Команда выбирала поставщика услуг в зависимости от города, дат и стоимости.
Отели при этом бронировали по трем параллельным каналам:
- через прямые договоры с гостиницами, где у компании были корпоративные цены,
- через внешнее агентство для остальных случаев,
- иногда через Smartway.
Команда выбирала поставщика услуг в зависимости от города, дат и стоимости.
Этап №2
К 2025 году поддерживать три разных канала стало неоправданно сложно.
К этому добавилась еще одна проблема: отели по прямым договорам часто присылали документы без пофамильного списка проживающих. Бухгалтерии приходилось обращаться к ним за корректными данными для авансовых отчетов.
К этому добавилась еще одна проблема: отели по прямым договорам часто присылали документы без пофамильного списка проживающих. Бухгалтерии приходилось обращаться к ним за корректными данными для авансовых отчетов.
Как сейчас организован процесс командировок
Процесс выстроен пошагово:
Шаг 1
Заявка
Сотрудник или его руководитель создает задачу в Jira: указывает цель поездки, даты, направление и пожелания по билетам и проживанию.
Заявка
Сотрудник или его руководитель создает задачу в Jira: указывает цель поездки, даты, направление и пожелания по билетам и проживанию.
Шаг 2
Оценка и проверка бюджета
Задача попадает к тревел-менеджеру. Он предварительно оценивает стоимость поездки и проверяет, есть ли в бюджете отдела свободная сумма на этот период.
Оценка и проверка бюджета
Задача попадает к тревел-менеджеру. Он предварительно оценивает стоимость поездки и проверяет, есть ли в бюджете отдела свободная сумма на этот период.
Шаг 3
Согласование
Задача проходит два уровня. Сначала ее подтверждает ответственный за бюджет — он проверяет, укладывается ли поездка в бюджет отдела. Затем — непосредственный руководитель сотрудника, который подтверждает бизнес-потребность.
Согласование
Задача проходит два уровня. Сначала ее подтверждает ответственный за бюджет — он проверяет, укладывается ли поездка в бюджет отдела. Затем — непосредственный руководитель сотрудника, который подтверждает бизнес-потребность.
Шаг 4
Бронирование
После согласования тревел-менеджер подбирает и бронирует билеты и проживание через Smartway.
Бронирование
После согласования тревел-менеджер подбирает и бронирует билеты и проживание через Smartway.
Шаг 4
Оформление документов
Отдел кадров готовит приказ о командировке и направление. Бухгалтерия начисляет суточные.
Оформление документов
Отдел кадров готовит приказ о командировке и направление. Бухгалтерия начисляет суточные.
Шаг 5
После поездки
Сотрудник передает документы, подтверждающие расходы. Бухгалтерия оформляет авансовый отчет.
После поездки
Сотрудник передает документы, подтверждающие расходы. Бухгалтерия оформляет авансовый отчет.
Шаг 6
Аналитика
Раз в квартал тревел-менеджер формирует отчеты в Smartway: смотрит расходы по направлениям, сравнивает периоды и отслеживает динамику затрат. Эти данные помогают защищать бюджет на командировки перед руководством.
Аналитика
Раз в квартал тревел-менеджер формирует отчеты в Smartway: смотрит расходы по направлениям, сравнивает периоды и отслеживает динамику затрат. Эти данные помогают защищать бюджет на командировки перед руководством.
Результаты
Дарья Лисафина
Руководитель регионального АХО HeadHunter
«Командировки — это такая история, когда ты быстро видишь результат своей работы. Появилась задача — согласовал, забронировал, отправил сотрудника. Он вернулся, всё закрылось. Со Smartway у нас это работает именно так».
Централизовали процесс командировок
Теперь с 3 300 поездками в год справляются два человека вместо сети офис-менеджеров в девяти регионах
Теперь с 3 300 поездками в год справляются два человека вместо сети офис-менеджеров в девяти регионах
Снизили расходы
на авиаперелеты
Благодаря аналитике оценили фактический объем, подключились к корпоративной программе «Аэрофлота» и получили скидку 5% на авиабилеты
на авиаперелеты
Благодаря аналитике оценили фактический объем, подключились к корпоративной программе «Аэрофлота» и получили скидку 5% на авиабилеты
Получили прозрачную аналитику расходов
С помощью «Смартиндекса» — показателя эффективности расходов на командировки — выявили потенциал для экономии и решили пересмотреть подход к раннему бронированию
С помощью «Смартиндекса» — показателя эффективности расходов на командировки — выявили потенциал для экономии и решили пересмотреть подход к раннему бронированию
Избавили бухгалтерию
от ручной работы
Перестали дорабатывать закрывающие документы вручную — всё приходит сразу в нужном формате по ЭДО
от ручной работы
Перестали дорабатывать закрывающие документы вручную — всё приходит сразу в нужном формате по ЭДО
Обеспечили поддержку сотрудников в поездках
Форс-мажоры — закрытие аэропортов, переносы рейсов — решаются через тревел-поддержку 24/7. А мобильное приложение помогает оперативно реагировать: оформить изменения или согласовать расходы можно прямо во время поездки.
Форс-мажоры — закрытие аэропортов, переносы рейсов — решаются через тревел-поддержку 24/7. А мобильное приложение помогает оперативно реагировать: оформить изменения или согласовать расходы можно прямо во время поездки.
Дарья Лисафина
Руководитель регионального АХО HeadHunter
«Месяц назад я ехала на поезде из Москвы в Нижний Новгород — отправление было в 20:15. В 20:05 такси стояло в пробке, и было непонятно, успею ли я. Прямо в машине открыла приложение и за минуту купила билет на следующий поезд — на всякий случай. В итоге на свой поезд я все-таки успела в последнюю секунду, а запасной билет тут же отменила в приложении.
В такие моменты особенно понимаешь, насколько важно иметь возможность управлять поездкой прямо в дороге».
В такие моменты особенно понимаешь, насколько важно иметь возможность управлять поездкой прямо в дороге».
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом