Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Как «Эрготек» сократил ручную работу бухгалтерии на 70%
Решил проблему с НДС по командировкам, автоматизировал документооборот и организовал более 100 командировок в год без тревел-менеджера
30 лет
на рынке
138
сотрудников
100+
командировок в год
Оксана Попова
Финансовый директор
«Эрготек»
«Эрготек»
Запрос
Централизовать организацию командировок, уйти от разрозненных бронирований и наличных авансов, получить контроль расходов и поддержку в сложных поездках
Способ бронирования
Одиночные поездки сотрудники оформляют сами, групповые и сложные маршруты — ответственный за командировки. Все билеты и отели — через Smartway
Инструменты Smartway
О компании
«Эрготек» — производственная компания из Перми. Продукцию используют крупные производители в пищевой промышленности, полиграфии, мебельной отрасли и производстве товаров повседневного спроса.
В компании работает 138 человек. Командировки связаны с внедрением продукции у клиентов: в поездки отправляются менеджер проекта и химик-технолог. Менеджер курирует проект, а технолог — подбирает клей, смотрит на оборудование клиента и присутствует при его запуске и настройке, чтобы продукт работал правильно.
Поэтому командировки для компании — не разовая задача, а часть операционного процесса.
Поэтому командировки для компании — не разовая задача, а часть операционного процесса.
С какими проблемами столкнулась компания
До Smartway сотрудники самостоятельно покупали билеты и бронировали гостиницы. Бухгалтерия перечисляла деньги под отчет, а потом вручную заносила каждый документ в «1С».
Главной проблемой были документы от гостиниц
Сотрудники забывали забирать счета-фактуры или привозили неполный комплект. Без счета-фактуры бухгалтерия не могла выделить и принять НДС к учету — компания платила за проживание в полном объеме, но не могла учесть налог. Аудиторы регулярно указывали на этот риск: затраты могли не принять.
Из-за этого возникали и постоянные конфликты внутри компании — сотрудники не могли правильно отчитаться, а бухгалтерия не могла закрыть документы.
Оксана Попова
Финансовый директор «Эрготек»
«Была большая проблема с получением документов с гостиницы. Мы не могли правильно поставить НДС к зачету. Аудиторы постоянно писали замечания».
Добавляла нагрузки и ручная работа
Каждый билет и каждую гостиницу бухгалтер заводил в учетную систему отдельно — с созданием номенклатуры на каждый документ. Вдобавок сотрудники периодически теряли посадочные талоны, и авансовые отчеты приходили неполными.
Почему выбрали Smartway
Триггером стала очередная проверка: аудиторы снова указали на проблемы с НДС и командировочными документами. Стало понятно, что процесс пора менять. Главная задача была простой и конкретной — чтобы счета-фактуры от отелей приходили вовремя и в правильном виде. Вместе с этим компания хотела снизить риски для бухгалтерии и сократить ручную работу.
О том, что существуют отдельные сервисы для организации командировок, в компании тогда не знали. Smartway нашли случайно — в интернете. Оксана Попова, на тот момент главный бухгалтер компании, позвонила, и предложение показалось ей интересным.
Оксана Попова
Финансовый директор «Эрготек»
«Подключением я занималась самостоятельно, отдельной команды для этого не понадобилось. От старта до первых бронирований ушло буквально пара дней. Сотрудники сразу начали покупать билеты в сервисе».
Что изменилось после внедрения Smartway
Решили проблему с НДС и гостиничными документами
После подключения Smartway бухгалтерия начала получать счета-фактуры по отелям в нужном формате. Это закрыло основную проблему, из-за которой раньше возникали претензии аудиторов.
Вместе с этим из работы ушли постоянные конфликты вокруг документов: теперь по каждой поездке сразу понятно, где билеты и где закрывающие документы. Отношения внутри компании стали спокойнее.
Оксана Попова
Финансовый директор «Эрготек»
«Когда нам начали приходить счета-фактуры на отель, мы выдохнули. Наш главный триггер был закрыт».
Сократили ручную работу благодаря интеграции с «1С»
После подключения интеграции с «1С» билеты и гостиничные документы начали автоматически подгружаться в систему.
Раньше всю эту работу бухгалтер делал руками, заводя каждый билет и каждую гостиницу по отдельности. Теперь вводить ничего не нужно — бухгалтер открывает «1С» и сразу видит все билеты.
Оксана Попова
Финансовый директор «Эрготек»
«Когда сделали интеграцию с „1С“, это просто какой-то праздник случился. Казалось бы, небольшое изменение, но именно такие вещи сильнее всего ощущаются в ежедневной работе. Когда исчезает необходимость постоянно заниматься рутинными операциями, становится намного проще работать и контролировать процессы».
По оценке компании, объем ручной работы бухгалтерии сократился примерно на 70%
Сотрудникам стало проще ездить в командировки
Главное изменение для сотрудников — им больше не нужно заниматься документами по поездке. Билеты и проживание компания оплачивает прямо через сервис, поэтому после командировки сотрудник отчитывается только за личные расходы. Собирать и привозить бумаги по билетам и отелям больше не нужно.
Если в дороге возникают форс-мажоры — обмен билета, перенос рейса, закрытая авиагавань — сотрудники решают их сами, через тревел-поддержку сервиса.
Оксана Попова
Финансовый директор «Эрготек»
«Ребята пишут в чат поддержки напрямую, минуя бухгалтерию. Мне это тоже очень нравится».
Почему компания продолжила работать именно со Smartway
Со временем «Эрготек» протестировал и другие варианты организации командировок — в том числе чтобы сравнить стоимость бронирований.
Но для финансового блока ключевыми оказались не только цены, а удобство документооборота и интеграция с «1С». В альтернативных решениях бухгалтерии снова приходилось сталкиваться с ручной обработкой документов, поэтому компания вернулась к единому процессу в Smartway.
Оксана Попова
Финансовый директор «Эрготек»
«Мы смотрели разные варианты и сравнивали не только цены. Для нас важно, чтобы весь процесс был выстроен удобно и для сотрудников, и для бухгалтерии. Когда начинаются сложности с документами или приходится что-то делать вручную, это быстро сводит на нет любую экономию. Поэтому в итоге для нас оказались важнее понятные процессы и интеграция с 1С».
Как сейчас устроен процесс организации командировок
В компании нет тревел-менеджера. Командировки организуют сами сотрудники, а контроль держится на доверии: жесткой тревел-политики нет, но есть понятные ориентиры.
Путь одной командировки выглядит так:
Путь одной командировки выглядит так:
Решение и подбор.
Сотрудник решает, что нужна поездка, и сразу смотрит варианты в Smartway — на балансе компании всегда лежит около 100 тысяч рублей. Он выбирает билеты и отель и считает, сколько потребуется.
Сотрудник решает, что нужна поездка, и сразу смотрит варианты в Smartway — на балансе компании всегда лежит около 100 тысяч рублей. Он выбирает билеты и отель и считает, сколько потребуется.
Служебная записка и согласование.
Сотрудник пишет служебную записку с расчетом расходов. Ее согласует генеральный директор.
Сотрудник пишет служебную записку с расчетом расходов. Ее согласует генеральный директор.
Подотчет.
С согласованной запиской сотрудник идет в бухгалтерию за подотчетными деньгами — но только на личные расходы. Билеты и проживание оплачиваются напрямую из баланса в сервисе.
С согласованной запиской сотрудник идет в бухгалтерию за подотчетными деньгами — но только на личные расходы. Билеты и проживание оплачиваются напрямую из баланса в сервисе.
Отчет после поездки.
Сотрудник сдает отчет о командировке генеральному директору, а авансовый отчет — в бухгалтерию. Документы по билетам и отелям уже в «1С», бухгалтеру остается их проверить.
Сотрудник сдает отчет о командировке генеральному директору, а авансовый отчет — в бухгалтерию. Документы по билетам и отелям уже в «1С», бухгалтеру остается их проверить.
Билеты и гостиницы сотрудники бронируют самостоятельно. Если в командировку едет несколько человек, один из них оформляет бронирование сразу на всю группу.
Контроль расходов работает мягко. Сотрудники ориентируются на разумную стоимость отеля: примерно 4−10 тысяч рублей за ночь — и часто выбирают варианты рядом с местом работы. Если кто-то бронирует заметно дороже, бухгалтерия выборочно проверяет, были ли в это время варианты дешевле. Но если у дорогого отеля есть причина — например, других рядом просто нет, — поездку все равно оплачивают.
Результаты
За несколько лет работы со Smartway компания выстроила стабильный процесс командировок без отдельного тревел-отдела.
Ручная работа бухгалтерии сократилась на 70%
Вместо ввода каждого билета и гостиницы вручную документы подгружаются в «1С» автоматически.
Решили проблему с НДС
Гостиницы присылают счета-фактуры в нужном формате, и претензию аудиторов, с которой все началось, убрали.
Исчезли конфликты
вокруг командировочных документов, которые раньше возникали постоянно.
Сотрудники больше не собирают и не теряют документы
по поездкам — они хранятся в сервисе, отчитываться нужно только за личные расходы.
Тревел-поддержка
Форс-мажоры в поездках решает тревел-поддержка, без участия бухгалтерии.
Более 100 командировок в год
Более 100 командировок в год компания организует без отдельного тревел-менеджера.
Екатерина Лёвина
Административный менеджер «КВАНТ»
«Если вы хотите, чтобы у вас был порядок с документооборотом, связанным с командировками, я очень рекомендую Smartway. С точки зрения бухгалтерии и документооборота — лучший сервис».
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом