Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Как один сотрудник организует 600 командировок в год
Централизовали организацию командировок, автоматизировали авансовые отчеты и вдвое увеличили число поездок
>650
поездок в год
~1 млн ₽
бюджет в месяц
90%
поездок организует один человек
Анастасия Малова
Cекретарь-делопроизводитель НПО «АСТА»
Запрос
Собрать командировки в одном сервисе: быстро бронировать поездки, получать закрывающие документы без ручного сбора и контролировать расходы
Способ бронирования
90% поездок проходит через секретаря: заявка — в «1С», бронирование билетов и проживания — в Smartway. Самостоятельно сотрудники бронируют только в срочных ситуациях
Инструменты Smartway
Кому стоит прочитать этот кейс
Кейс будет полезен компаниям, где командировки — постоянная часть работы, но выделенного тревел-отдела нет.
Особенно если:
1
За поездки отвечает один сотрудник.
2
Поездок десятки в месяц или больше.
3
Командировки оформляют через нескольких поставщиков сразу.
4
Бухгалтерия собирает закрывающие документы вручную у разных сотрудников.
Клиент и контекст
ЗАО «НПО АСТА» работает на рынке медицины больше 30 лет. Основное направление — дистрибуция медицинского оборудования из Франции, Германии и Китая. Специализируются на оборудовании и расходных материалах для работы с кровью: плазмаферез, обработка и анализ.
Главный офис и склад находятся в Москве, есть подразделение в Сочи. В командировки ездят три категории сотрудников:
1
Руководство —
на стратегические встречи, в том числе за рубеж.
на стратегические встречи, в том числе за рубеж.
2
Сервисный отдел — устанавливать, ремонтировать и обслуживать оборудование на местах.
3
Менеджеры по продажам — встречаются с клиентами, проводят демонстрации оборудования, участвуют в профильных выставках и конференциях.
Всего за год получается около 600 поездок: больше 400 авиаперелетов, порядка 120 ж/д поездок и сотня бронирований гостиниц.
Зарубежных командировок около 20 в год: в Китай, Францию, Германию и другие страны Европы. Бюджет — примерно 1 млн рублей в месяц.
Зарубежных командировок около 20 в год: в Китай, Францию, Германию и другие страны Европы. Бюджет — примерно 1 млн рублей в месяц.
Годовая сводка по командировкам ЗАО «НПО АСТА» в Smartway: авиа, ж/д и отели — основные статьи расходов. Этот срез помогает быстро увидеть структуру затрат.
Помесячная динамика расходов ЗАО «НПО АСТА» с разбивкой по типам услуг. Видно, что командировки идут непрерывно весь год, с увеличением нагрузки в первом квартале.
Кто оформляет деловые поездки в компании
За оформление командировок в ЗАО «НПО АСТА» отвечает секретарь-делопроизводитель Анастасия Малова. Через нее проходит около 90% всех поездок: получает задачи в «1С», подбирает маршрут, бронирует билеты и гостиницы в Smartway.
Командировками сервисного отдела занимается еще один человек — но при сложных ситуациях он обращается к Анастасии.
У большинства сотрудников в компании есть доступ к Smartway, и при необходимости они могут бронировать поездки самостоятельно. На практике этим пользуются редко — в основном в экстренных случаях: когда Анастасия в отпуске, сотрудник находится в другом часовом поясе, срочно нужен билет или маршрут меняется прямо в дороге.
Анастасия Малова
Секретарь ЗАО «НПО АСТА»
«Сотрудникам проще написать мне и получить готовые билеты. К тому же командировки должны проходить через согласование и контроль. Если сотрудник сам купит дорогой билет, вопросы всё равно придут к ответственному за процесс. Поэтому для нас централизованная схема удобнее: проще отвечать на вопросы руководства, легче контролировать расходы».
Как оформляли командировки до Smartway
До подключения Smartway командировки в компании оформлялись через разные каналы: сотрудники отдельно искали билеты и отели, согласовывали поездки и собирали документы.
Поездки оформляли через несколько поставщиков параллельно: один обслуживал зарубежные направления, второй — клиентские поездки, третий — внутренние командировки. У каждого была своя логика и свои сроки.
В таком подходе было несколько слабых зон:
Оформление билетов и отелей занимало много времени — от нескольких часов до нескольких дней. Сотрудник отправлял запрос в стороннюю контору, ждал брони, переводил деньги — и только потом получал билеты
Закрывающие документы поступали с задержками и требовали дополнительной ручной обработки, чтобы избежать ошибок и претензий со стороны налоговой
Не было единого процесса — у каждого поставщика были свои правила, это создавало путаницу
Чтобы упростить бронирования, согласования и работу с документами, компания подключила Smartway.
Анастасия Малова
Секретарь ЗАО «НПО АСТА»
«Главная потребность была в централизации — чтобы быстро купить билет или забронировать гостиницу и получить документы, которые подойдут бухгалтерии. С тремя разными поставщиками это занимало много времени».
Как устроен процесс командировки в «НПО АСТА»
Командировка в ЗАО «НПО АСТА» начинается с заявки в «1С». Компания фиксирует цель поездки, маршрут и согласование, а потом связывает с этой заявкой все документы по командировке.
1. Сотрудник создает заявку в «1С»
Сотрудник указывает даты поездки, маршрут, цель командировки и другие поля, нужные для согласования. Заявка уходит руководителю.
Сотрудник указывает даты поездки, маршрут, цель командировки и другие поля, нужные для согласования. Заявка уходит руководителю.
2. Руководитель согласует поездку
Когда руководитель подтверждает командировку, задача параллельно попадает к двум участникам процесса:
Когда руководитель подтверждает командировку, задача параллельно попадает к двум участникам процесса:
в кадровый отдел — чтобы подготовить приказ
к секретарю — чтобы заняться организацией поездки
Команда не ждет, пока один этап завершится: оформление документов и подбор маршрута запускаются одновременно.
3. Кадровый отдел готовит приказ
Кадровые специалисты оформляют приказ на командировку на основании данных из заявки. Так сохраняется связка между служебной целью поездки, датами, маршрутом и расходами.
Кадровые специалисты оформляют приказ на командировку на основании данных из заявки. Так сохраняется связка между служебной целью поездки, датами, маршрутом и расходами.
4. Секретарь оформляет поездку в Smartway
Если в заявке не хватает деталей, Анастасия уточняет их у сотрудника: какой город, какое время вылета, какой отель удобнее. Затем подбирает маршрут и проживание, покупает билеты и бронирует гостиницу в Smartway.
Если в заявке не хватает деталей, Анастасия уточняет их у сотрудника: какой город, какое время вылета, какой отель удобнее. Затем подбирает маршрут и проживание, покупает билеты и бронирует гостиницу в Smartway.
Купленные билеты приходят на почту. Анастасия пересылает их сотруднику и прикрепляет в «1С»
к заявке. Так документы по командировке хранятся вместе с маршрутом, датами и целью поездки.
к заявке. Так документы по командировке хранятся вместе с маршрутом, датами и целью поездки.
5. Бухгалтерия получает закрывающие документы
и оформляет авансовые отчеты
Закрывающие документы по командировкам формируются в Smartway, поэтому бухгалтерии не нужно запрашивать их у сотрудников или искать в переписках.
и оформляет авансовые отчеты
Закрывающие документы по командировкам формируются в Smartway, поэтому бухгалтерии не нужно запрашивать их у сотрудников или искать в переписках.
Раз в неделю бухгалтерия получает комплект документов за прошедший период, сверяет их с поездками сотрудников и закрывает авансовые отчеты.
Анастасия Малова
Секретарь ЗАО «НПО АСТА»
«Большая часть времени уходит не на саму покупку, а на выбор удобного маршрута или хорошего отеля для сотрудника. Само оформление в Smartway занимает 10−15 минут».
Так выглядит история поездок одного сотрудника в личном кабинете Smartway: маршруты, даты, услуги и суммы. По каждой записи можно открыть закрывающие документы.
Что изменилось со Smartway
После перехода в Smartway в «НПО АСТА» изменился не только способ бронирования. Компания собрала в одном процессе заявки, билеты, проживание, закрывающие документы, аналитику и поддержку сотрудников в поездке.
Вместо трех поставщиков — одно окно
Раньше компания работала с несколькими поставщиками: документы поступали в разное время и в разных форматах, а бухгалтерии приходилось вручную их сверять и собирать.
Сейчас основные этапы организации поездок проходят в Smartway: от поиска билета и бронирования отеля до получения закрывающих документов. Документы собираются централизованно, поэтому бухгалтерия получает готовый пакет и быстрее закрывает авансовые отчеты.
Аналитика помогает контролировать бюджет
В Smartway ответственный за командировки отслеживает расходы в разных разрезах: по сотрудникам, регионам, периодам и типам затрат.
Это помогает не только ответить на вопрос, сколько компания потратила на поездки, но и понять, с чем связаны эти расходы. Например, частые выезды сервисного отдела в один регион могут показывать рост технических задач, а активность менеджеров — работу по клиентам и партнерам.
После крупных мероприятий аналитика собирает логистическую часть бюджета: сколько ушло на билеты, проживание и такси участников.
Анастасия Малова
Секретарь ЗАО «НПО АСТА»
«Если руководство спрашивает, куда ушел миллион, я могу ответить с цифрами: сколько потратили на транспорт, проживание, такси, какие сотрудники чаще ездят, в какие регионы. Эта же аналитика помогает понимать бизнес».
Топ направлений авиаперелетов «НПО АСТА» за 2025 год. Этот срез показывает, куда уходит основной бюджет на перелеты, и помогает планировать поездки сервисного отдела.
Топ ж/д направлений за 2025 год. Видно, что ж/д закрывает короткие маршруты внутри европейской части России — Петербург, Нижний Новгород, Липецк, Тверь.
Цену билетов можно «заморозить» на время согласования
При большом объеме поездок важно быстро реагировать на изменения: подходящий билет может подорожать или исчезнуть, пока идет согласование.
Анастасия Малова
Секретарь ЗАО «НПО АСТА»
«Например, если остается последний билет и его нужно дополнительно согласовать с руководителем, я добавляю его в „Блокнот“. В нем цена и место сохраняются на определенное время, а после согласования — покупаем по той же цене».
Сотрудники копят мили за рабочие перелеты
К аккаунтам сотрудников в Smartway подключили карты лояльности «Аэрофлота» и S7. Благодаря этому мили за рабочие перелеты начисляются автоматически — сотрудникам не нужно каждый раз вручную вводить номер карты при покупке билетов.
Анастасия Малова
Секретарь ЗАО «НПО АСТА»
«Сотрудники получают мили и потом тратят их и на личные нужды, и на следующие командировки. У некоторых за годы перелетов накопился статус — они пользуются вип-залами в аэропортах. Этот бонус они очень любят».
Тревел-поддержка решает форс-мажоры 24/7
Если рейс переносят, нужно продлить проживание или срочно изменить маршрут, сотрудники обращаются в тревел-поддержку Smartway.
Команда помогает обменять и вернуть билеты, продлить проживание и найти альтернативные варианты. Благодаря круглосуточной поддержке многие вопросы удается решать сразу, даже ночью или во время поездки.
Анастасия Малова
Секретарь ЗАО «НПО АСТА»
«У сотрудника однажды перенесли вылет на три дня вперед. Он сам купил билет из другого города, а я попросила Smartway аннулировать старый. Деньги вернули. Это и есть для меня главная ценность сервиса — что в любой момент кто-то на стороне Smartway может быстро решить вопрос.»
Результаты
600+ поездок ведет один ответственный
Более 650 командировок в год по России и за рубеж проходят через одного секретаря — без отдельного тревел-отдела
Более 650 командировок в год по России и за рубеж проходят через одного секретаря — без отдельного тревел-отдела
Бронирования остаются под контролем
90% поездок оформляют централизованно. Сотрудники подключаются сами только в срочных случаях или когда маршрут меняется в дороге
90% поездок оформляют централизованно. Сотрудники подключаются сами только в срочных случаях или когда маршрут меняется в дороге
Закрывающие не нужно собирать вручную
Бухгалтерия получает документы по поездкам раз в неделю и быстрее закрывает авансовые отчеты
Бухгалтерия получает документы по поездкам раз в неделю и быстрее закрывает авансовые отчеты
Руководство видят расходы по командировкам
Аналитика Smartway показывает затраты по сотрудникам, регионам, периодам и мероприятиям компании
Аналитика Smartway показывает затраты по сотрудникам, регионам, периодам и мероприятиям компании
Форс-мажоры решаются 24/7
Поддержка помогает отменить билет, оформить возврат, продлить проживание или подобрать новый маршрут даже ночью
Поддержка помогает отменить билет, оформить возврат, продлить проживание или подобрать новый маршрут даже ночью
Сотрудники копят мили за рабочие поездки
Карты лояльности привязаны к аккаунтам, поэтому мили начисляются автоматически и могут использоваться в следующих поездках
Карты лояльности привязаны к аккаунтам, поэтому мили начисляются автоматически и могут использоваться в следующих поездках
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом