Аренда жилья работнику в командировке: как выбрать отель, как начисляются командировочные и как вести учет

Собирая сотрудника в деловую поездку, нужно купить билет и забронировать ему жилье. Разбираем в этой статье, какие бывают виды жилья и на что обратить внимание при аренде.

На что обратить внимание при аренде жилья

Размер города

01
Если работника направляют в крупный город, стоит рассчитывать на более высокую арендную плату за жилье. Аналогично, если это международная командировка. В небольших городах и других населенных пунктах могут быть более доступные варианты. При этом вариантов может быть меньше, а условия проживания — хуже.

Продолжительность поездки

02
Другой фактор — продолжительность поездки. Если сотрудник останавливается на длительный период, выгоднее взять в аренду квартиру или апартаменты, а не гостиницу. У съемной квартиры могут быть дополнительные преимущества. Например, доступ к кухне или другим удобствам, которые помогут сэкономить на питании и услугах прачечной.

Отзывы

Правила компании

03
04
При аренде жилья лучше сравнить цены и отзывы предыдущих гостей. Так легче принять решение о том, насколько соотношение цены и качества подходит под цели поездки. Сервисы для командировок, агрегаторы отелей и платформы со съемными квартирами помогут сравнить цены и забронировать жилье на одном сайте, не переключаясь между вкладками. Так можно сэкономить время на организацию поездки.
Нет установленного законом ограничения на расходы на проживание в командировке. Компания может самостоятельно разработать правила определения таких расходов и закрепить их в Положении о командировках. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 определено, что размер расходов на командировки определяется компанией и находится в ее компетенции и ответственности.

Например, это может касаться стоимости и способов оплаты жилья, расположения, класса номеров, наличия услуг и так далее. Правила должны быть прописаны в нормативных документах или установлены в тревел-политиках, например, в сервисах для командировок, как Smartway. Тогда при самостоятельном бронировании жилья сотрудник не выйдет за пределы бюджета, а компании проще контролировать затраты. Работнику важно сохранять все квитанции и документы, чтобы работодатель смог возместить все расходы.
Первое, что приходит на ум, — стоимость. Цена на жилье важна не только в личных поездках, но и в командировках сотрудников. На конечную цену могут влиять множество факторов, о которых мы говорим ниже.

Распространенные типы жилья для деловых поездок в 2024 году

В этой статье мы остановимся в основном на отелях, поскольку это самый популярный вид жилья в командировках в России и других странах.
Для разных целей поездок могут подходить разные виды проживания.
Гостиницы — наиболее распространенный вариант для деловых путешественников. Отели есть практически в каждом городе и населенном пункте РФ. Гостиницы предоставляют все для удобства командированного работника: обслуживание номеров, уборку, услуги консьержа, питание, прачечные, место для работы, зоны для спорта и отдыха.

Кроме того, именно гостиницы могут предоставить компании оплату с расчетного счета и закрывающие документы для подтверждения расходов и отчетности. Если компания часто останавливается в определенной гостинице, возможно, стороны смогут договориться о дополнительной скидке. Такое доступно при бронировании номеров через Smartway — для этого компании нужно сообщить о своем желании менеджеру. Дополнительный плюс — все закрывающие документы формируются автоматически, а данные по поездкам попадают в «1С», поскольку оплата проходит через Smartway.
01

Отели

Апартаменты с обслуживанием — отличный вариант для командированных сотрудников, которым нужно больше места и хочется уединения, чтобы восстановиться после рабочих встреч и спокойно поработать. Особенно, в долгосрочных бизнес-поездках.

Обычно апартаменты — это квартиры, где есть все необходимые для жизни удобства, например, кухня, стиральная машина, место еды или для работы. При этом в апартаментах сотрудник может не переживать о порядке — с обслуживанием предлагают еженедельную или ежедневную уборку. Если компания, которая сдает апартаменты, работает официально, то не будет проблем с оплатой и закрывающими документами.
02

Апартаменты с обслуживанием

Такое жилье обычно расположено в жилых кварталах, обстановка в них напоминает домашнюю атмосферу, а стоимость может быть ниже, чем в отеле. Аренда квартиры подойдет для долгосрочных поездок или при работе вахтовым методом. Так компания может сэкономить, а работник будет чувствовать себя комфортнее, чем в гостинице.

Работодатель может оплачивать аренду жилья для сотрудника, заключив договор с арендодателем напрямую, или компенсировать расходы работника. В ситуации, когда договор аренды заключает сам работодатель, ему придется удержать НДФЛ с суммы, которую выплачивают арендодателю-физлицу (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Доход, выданный сотруднику (в т.ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-04-09/21137): налогом на доходы физлиц (п. 1 ст. 210 НК РФ); страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В арендованных квартирах есть вся мебель и необходимые для жизни удобства, например, сотрудник сможет самостоятельно готовить еду и стирать вещи. Это снизит затраты на кафе и прачечные. При этом нужно быть готовыми к тому, что мебель в квартире может быть не новой. Однако не все арендодатели готовы оперативно предоставить закрывающие документы после выселения из квартиры.

Часто возникают проблемы, когда после поездки арендодатель не выходит на связь, или отказываться присылать документы (например, договор аренды) — это может вызвать недовольство бухгалтерии. Бывают сложности с оплатой: при аренде квартиры не всегда можно расплатиться с расчетного счета юрлица. Кто-то может принимать наличные деньги или банковские переводы физического лица.
03

Съемные квартиры

Хостелы — бюджетный вариант для деловых путешественников, которые не против с кем-то жить вместе. Многие хостелы предлагают отдельные комнаты для аренды, так что можно выбрать более подходящий вариант. Стоит выбирать хостелы в безопасных и удобных районах, недалеко от места работы или других мест, которые нужно посетить.

Перед бронированием стоит проверить, есть ли в хостеле Wi-Fi и место для работы. В хостелах может быть шумно, особенно если работник останавливается в комнате с другими гостями. Соответственно, это менее выигрышный вариант по сравнению с арендой квартиры или отдельным номером в гостинице.
04

Хостелы

Коливинги — новый формат аренды жилья для командировок, который становятся все более популярными среди деловых путешественников за рубежом. В коливингах обычно есть все удобства, включая общие комфортные рабочие места и коворкинги, кухни, тренажерные залы и зоны отдыха. Часто в коливингах проходят мероприятия, лекции и другие события, чтобы люди могли объединяться по интересам. При этом при бронировании такого жилья сотруднику, нужно убедиться, будет ли ему комфортна жизнь и отдых в общественном пространстве. Лучше выбирать коливинги с отдельными спальнями и местами для работы.
05

Коливинги

Когда можно бронировать отель для командировки

Бронировать отель можно только после того, как поездка была согласована с руководителем и готов приказ на командировку.

На что обратить внимание при выборе отеля для деловой поездки

Месторасположение
Гостиница должна находиться в удобном месте, близко к месту работы или мероприятия, чтобы сократить время и расходы на транспорт.
Скорость интернета
Наличие быстрого и стабильного интернета — важный фактор для деловых поездок. Хороший WI-FI позволяет работать удаленно, проводить онлайн-конференции, быстро обмениваться документами с командой и всегда оставаться на связи.
Питание
В стоимость проживания может входить питание. Чаще всего это завтраки. При поиске отеля стоит обратить внимание на наличие ресторана или кафе на территории, если работодатель готов покрыть расходы и там.
Наличие воркспейса
Комфортное и освещенное рабочее место с розетками, удобным столом и стулом может значительно упростить работу сотрудника в бизнес-поездке.
Бытовые удобства
Хорошо, если в номере гостиницы будут фен, утюг, гладильная доска, чайник, холодильник и другие удобства.
Трансфер от отеля
Бесплатный или платный трансфер до аэропорта или железнодорожной станции может значительно снизить время и затраты на проезд. Обычно трансфер дешевле, чем такси. Некоторые отели могут предоставить аренду машины, чтобы сотруднику было удобнее перемещаться между местом работы и гостиницей.
Ранний и поздний заезд
Если есть возможность заселиться до официального времени заезда или выехать после, это облегчит планирование времени работника в командировке.
Оплата и возможность заключить договор
Нужно предусмотреть заранее, есть ли оплата с расчетного счета или сотрудник должен самостоятельно оплатить проживание при заселении наличкой или банковской картой. Не все поставщики услуг готовы заключить договоры, что может быть критично при оформлении поездки компании.

Начисление командировочных

Начисление командировочных — процесс, при котором работодатель выплачивает сотруднику деньги при деловой поездке. Согласно ст. 168 Трудового Кодекса РФ в случае направления в служебную поездку работодатель обязан возмещать работнику:
Чтобы все выплатить верно, нужно:
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
расходы по найму жилья (отели, квартиры и т.д.);
расходы на проезд;
За каждый день в пути и в командировке сотрудник получает суточные. Зачастую средства перечисляют за несколько дней до деловой поездки. Поэтому бухгалтер должен быть в курсе о командировке заранее, чтобы выписать суточные. Работодатель может назначить любой размер суточных. По статье 217 Налогового Кодекса РФ максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ: до 700 ₽ за каждый день поездки по России и до 2 500 ₽ — в других странах.

Отчитываться о суточных не нужно. Соответственно, сотрудник не должен собирать подтверждающие документы.

Чтобы обосновать все остальные затраты в командировке, сотрудник обязан собирать все чеки, квитанции, посадочные талоны, справки и другие документы, которые подтвердят оплаты и целесообразность расходов средств компании.

Об оформлении командировки читайте в нашем материале
04

Выплатить суточные

Оплата жилья для иностранного гражданина может отличаться от оплаты для граждан России. Если иностранный гражданин работает в России и получает доходы, то с его заработной платы также может быть удержан НДФЛ. Но если иностранный гражданин не имеет официального статуса в России, ему может быть предложен вариант оплаты жилья без учета НДФЛ.

Также при аренде жилья для иностранного гражданина может потребоваться заключение дополнительных договоров и предоставление дополнительных документов, таких как копия паспорта, миграционная карта и договор аренды.

Важно: уточняйте условия оплаты жилья для иностранца у конкретного арендодателя или работодателя, чтобы избежать недоразумений и проблем в будущем.
05

Оплата жилья для иностранных граждан

Кроме командировочных и суточных, в поездке могут быть и другие обоснованные траты. Иногда сотрудник расходует выданные ему суммы на нужды фирмы. В обоих случаях финансовые средства выдаются сотруднику под отчет. Выдача денег производится на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Командировочные расходы — это расходы с высоким налоговым риском. Почти каждый налоговый аудит начинается с изучения этой статьи расходов.

Если сотрудник потратит не все деньги, их нужно будет вернуть организации. Сроки возврата подотчета в настоящее время устанавливает работодатель. Об этом говорится в п. 6.3 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. Выбранный срок нужно документально обозначить: издать приказ или указать в положении о расчетах с подотчетными лицами. В случае невозврата средств, деньги будут считаться доходом сотрудника, с них нужно назначить НДФЛ и страховые взносы.

Если командировка выпадает на выходной день, то оплата должна быть не менее, чем в двойном размере. Или же в одинарном, но с гарантированным отгулом после.
03

Посчитать дополнительные выплаты

Самым распространенным видом деловых поездок считаются частные поездки, которые нужны для ведения переговоров, заключения новых сделок и налаживания отношений с клиентами, партнерами или коллегами в других филиалах компании. В основном в такие бизнес-путешествия ездят представители отделов продаж, руководители и менеджеры.
01

Рассчитать длительность командировки

Чтобы рассчитать суточные, заработок за расчетный период делят на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней, затем умножают на количество дней в командировке.

Важно: в РФ командировочные облагаются НДФЛ.

Расчетный период — это 12 календарных месяцев до месяца начала командировки (или меньше, если сотрудник проработал меньше года). В расчетный период не входят больничные, отпуска, деловые поездки, время простоя. В расчет среднего заработка включаются все выплаты, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера. Если у работника было повышение, то нужно индексировать средний заработок для расчета командировочных.

Если сумма командировочных существенно ниже, чем зарплата сотрудника без бизнес-поездки, то можно доплатить ему до фактического заработка.
02

Посчитать сумму командировочных

Документы, которые пригодятся для учета после командировки

Счет гостиницы

Бронирование

Чеки или другие бланки отчетности

Авансовый отчет

Справка из отеля

01
02
03
04
05
В документе должно быть прописано, что сотрудник проживал в отеле, время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера, печать и подпись отеля.
Если работник или компания заранее забронировали и провели оплату номера в отеле.
Они подтвердят траты в отеле. Например, дополнительные услуги или расходы за питание. Если они согласованы, то работодатель должен их возместить (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10, 11 Положения).
Важнейший документ, подтверждающий факт служебной поездки и понесенные в ней расходы. В отчете содержатся сведения о суммах, выданных под отчет, расходах, осуществленных в рамках поездки, и остатке неизрасходованных сумм (или их перерасходе). Документ должен оформляться штатными сотрудниками компании (или ИП). При этом сам индивидуальный предприниматель не должен составлять его, т.к. имеет право распоряжаться денежными средствами с расчетного счета на свое усмотрение.

После возвращения из командировки сотрудник должен заполнить авансовый отчет в течение 3 дней. В отчет добавляют счет от гостиницы, все чеки и другие документы, подтверждающие расходы. В отчете должно быть полное юридическое название отеля, наименование регистра, адрес, печать, серия документа, шестизначный номер, ИНН, КПП и другие детали. О них может проконсультировать бухгалтер.
На случай, если работник не может предъявить документы для подтверждения проживания, стоит запросить справку о проживании у отеля. Справка не имеет такой же юридической силы как отчетный бланк, но служит косвенным подтверждением потраченных средств, а значит может использоваться при расчете.
В 2024 году Налоговый Кодекс не указывает конкретные документы, которые нужно предоставлять для подтверждения затрат на командировку. Однако согласно первому пункту статьи 252 Налогового Кодекса Р Ф, расходы должны быть обоснованы и подтверждены документально. Это означает, что затраты должны быть экономически оправданными и направленными на нужды компании и ее деятельность.

По смыслу этого пункта налогового кодекса, налогоплательщик должен обосновать свои затраты. Для оформления командировки и связанных с ней расходов необходимо составить служебную записку, в которой нужно указать: причину поездки, сумму выплаты работнику и другие подробности. По данной записке оформляется Приказ. По закону оформлять служебное задание тоже необязательно, но оно может предупредить проблемы с налоговой. Сам бланк организация разрабатывает самостоятельно или можно воспользоваться унифицированной формой № Т-10а.
После командировки сотруднику нужно предоставить документы для целей налогообложения, подтверждающие проживание в отеле. Это необходимо для компенсации всех затрат работодателем.
Вот несколько документов, которые могут пригодиться для компенсации.
Если расходы на проживание были подтверждены, то они могут быть использованы для уменьшения налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль. Кроме того, эти расходы освобождаются от обложения страховыми взносами, как указано в письме Минфина РФ от 18.11.2021 г. № 03-01-10/93335.

Важно сохранять все чеки и договоры, связанные с вашим проживанием и оплатой в отеле, в течение всей поездки, чтобы предусмотреть дополнительные вопросы со стороны налоговой и иметь возможность предоставить их в случае необходимости.

Со Smartway бухгалтерия тратит на отчетность по командировкам 5–7 минут в день. Это возможно, потому что в сервисе:

При бронировании отеля закрывающие документы из гостиницы автоматически появятся в личном кабинете, откуда их можно выгрузить в один клик.
Данные о поездке погрузятся в «1С» благодаря прямой интеграции.
Авансовые отчеты тоже заполняются автоматически.
Заполнение авансового отчета станет еще быстрее со сканером чеков. Для этого нужно навести камеру на QR-код в чеке, а сканер автоматически занесет в отчет сумму оплаты из чека, номера и даты подтверждающего документа, суммы и ставки НДС.
Smartway — сервис для организации командировок. В одном окне можно купить авиа и ж/д-билеты, забронировать жилье, заказать такси и согласовать поездку с руководством, а после скачать все документы для отчетности.

А еще:

В Smartway прозрачное ценообразование. Вы видите цены от поставщиков, а за услуги мы берем ежемесячную абонентскую плату без скрытых комиссий. Возможна оплата с расчетного счета юрлица.
В выдаче показаны все актуальные и выгодные варианты билетов, гостиниц, трансферов и других дополнительных услуг.
Сервис хранит все данные сотрудников, что поможет избежать ошибок и хаоса при покупке.
Поддержка 24/7. Мы можем ответить на вопросы или помочь с проблемами даже ночью.
Удобная бухгалтерия — отчеты легко выгрузить, и если надо, они сразу падают в «1С». Все автоматизировано.
Тревел-политики, многоуровневые системы согласования, аналитика и другие инструменты контроля расходов помогут сократить до 50% бюджета на командировки.
Есть мультидоступ, который который исключает ошибки и вопросы, возникающие при оплате с разных юрлиц.
Начните экономить на командировках уже сегодня
Оставьте заявку