Как настроить вахтовый метод работы в «1С:ЗУП»

О юридических аспектах учета рабочего времени вахтовиков мы писали в статье «Учет рабочего времени при вахтовом методе работы». Здесь показываем, как настроить вахтовый метод работы в «1С:ЗУП».

Вахтовый режим предполагает, что сотрудник трудится вдали от постоянного места жительства и не имеет возможности ежедневно возвращаться домой после смены  (гл. 47 ТК РФ). Такая форма применяется в тех случаях, когда рабочий объект находится на значительном расстоянии от места проживания сотрудника.

Обычно вахту используют компании в отраслях с удаленными производственными объектами — нефтегазовой промышленности, строительстве, энергетике, горнодобыче, охране. С точки зрения работодателя — это эффективная форма организации труда, а с точки зрения бухгалтера — сложный механизм, который требует внимательного подхода к расчетам, документальному оформлению и налогообложению.

Для оформления вахтового режима надо:

1. Издать Приказ о введении вахтового метода работы в компании.
2. Разработать Положение о вахтовом методе, в котором будут закреплены правила, графики, условия оплаты, компенсации и прочие детали.
3. Составить и утвердить графики сменности, согласовав их с представительным органом работников, если в компании есть профсоюз.
4. В трудовом договоре с сотрудником указать, что работа происходит по вахтовому режиму.

При оплате вахты обратите внимание на следующие нюансы:

• Дни в пути оплачивайте из расчета дневной ставки и надбавки.
• Работа в районах с особыми климатическими условиями (Крайний Север и приравненная к нему местность) оплачивается с условиями районных коэффициентов.
• Проживание и питание, если оплачены работодателем, не включаются в базу по НДФЛ и страховым взносам, при наличии подтверждающих документов.

Многие бухгалтерские программы, например, «1С:ЗУП», позволяют учитывать особенности вахтового графика. Однако важно правильно настроить:

• графики сменности;
• параметры расчета доплат;
• правила учета расходов на проезд и проживание;
• отчеты по затратам на персонал.

Часто автоматизация помогает минимизировать ошибки и снизить нагрузку на бухгалтера, особенно при большом штате вахтовиков.

Перейдите в «Настройки» → «Виды рабочего времени». 

В системе уже сформированы основные виды времени: вахта, междувахтовый отдых и дни в пути.

Откройте «Настройки» → «Расчет зарплаты». Пролистайте до пункта «Используется несколько видов времени в графике работы» и поставьте напротив галочку.

Не забудьте также в разделе «Настройки» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» поставить галочку напротив «Переработки при суммированном учете рабочего времени». Этот пункт нужен, так как при вахтовом методе работы учетный период может варьироваться от месяца до года.

Для вахтовиков учет времени ведется по графикам сменности, и он может отличаться от стандартного пятидневного режима. В табеле отображаются:

• дни работы;
• дни в пути (отдельной строкой, если не включены в рабочие);
• выходные по графику;
• межвахтовый отдых (отражается как нерабочие дни без оплаты);
• возможные больничные, отпуска и т.д.

В «1С» создайте график работы вахтовым методом в разделе «Настройки» → «Графики работы сотрудников». 

В открывшемся окне нажмите «Создать» и сформируйте новый документ. Введите его название и выберите «Изменить свойства графика».

Настройте «1С» по вашим условиям. Например, вахта с 1 по 14 число месяца включительно. Время работы — по 11 часов ежедневно. Укажите в блоке расписание работы:

• Дни вахты — 11.
• Междувахтовый отдых и время в пути — 8.

Сам график в «1С:ЗУП» будет выглядеть вот так:

Так как сотрудникам-вахтовикам положены надбавка и особенный вид оплаты труда, создайте новые начисления в «Настройках».

Заполните основные параметры:

• «Повременная оплата труда и надбавки».
• «Только если введен вид учета времени» → «Вахта».
• Формула: «Оклад * ВремяВЧасах /НормаЧасов»

Во вкладке «Учет времени» проверьте, чтобы в поле «Вид времени» было указано «Вахта».

Во вкладке «Основное» укажите:

• «Прочие начисления и выплаты».
• «Только если введен вид учета времени» → «Дни в пути (вахта)».
• Формула: «Оклад * ВремяВЧасах /НормаЧасов»

Во вкладке «Учет времени» выберите:

• Вид времени — дни в пути (вахта).
• Вид стажа СФР — Время вахтового отдыха.

Во вкладке «Средний заработок» уберите галочки с полей, как на скриншоте.

Во вкладке «Налоги, взносы, бухучет» укажите — не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Во вкладке «Основное» укажите:

• «Прочие начисления и выплаты».
• «Только если введен вид учета времени» → «Междувахтовый отдых».
• Формула: «Оклад * ВремяВЧасах /НормаЧасов».

Во вкладке «Учет времени» выберите, как показано на скриншоте.

Во вкладке «Средний заработок» проверьте, чтобы были галочки в 2 полях.

Во вкладке «Налоги, взносы, бухучет» укажите что оплата междувахтового отдыха облагается НДФЛ (код 2000) и страховыми взносами.

Всем вахтовикам положена надбавка к зарплате. Она заменяет собой «суточные», которые выплачиваются обычным командированным сотрудникам.

Создайте новый вид начисления. Во вкладке «Основное» укажите:

• «Прочие начисления и выплаты».
• «Только если введен вид учета времени» → «Вахта».
• Формула: «ВремяВДнях*Величина надбавки (сумма)». 

Конкретный размер надбавки устанавливается работодателем в коллективном трудовом договоре или другом локальном нормативном акте. Для госслужащих утверждены процентные соотношения на законодательном уровне — от 30% до 75% (Постановление Правительства РФ от 24.03.2025 N 344).

Во вкладке «Учет времени» выберите:

• Вид времени — Вахта.
• Вид стажа СФР — Включается в страховой стаж.

Во вкладке «Средний заработок» уберите галочки с полей, как показано ниже.

Во вкладке «Налоги, взносы, бухучет» укажите — не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Не забудьте при приеме на работу нового сотрудника или при переходе на вахту указать в карточке сотрудника вахтовый метод работы.

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Табель» и создайте новый документ.

Система автоматически заполнит его по учетным данным.  Проведите и закройте табель.

После этого сформируйте документ «Начисление зарплаты и взносов» через раздел «Зарплата». Система автоматически проведет расчет по табелю. Всего в начислении будет 4 вида оплаты вахтовику:

1. Рабочие дни на вахте.
2. Дни в пути.
3. Междувахтовый отдых.
4. Надбавка за вахтовый метод работы.