Учет рабочего времени при вахтовом методе работы

Как правильно оформлять поездки сотрудников на вахту? Разберемся в тонкостях учета рабочего времени при вахтовом методе. Рассмотрим, что такое суммированный учет, какие надбавки положены сотрудникам и как избежать распространенных проблем.

Ирина Титова
Главный бухгалтер Smartway — сервиса для организации командировок №1

Бухгалтер-эксперт c 18-летним опытом. Аттестована президентским советом Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов и Международной федерацией бухгалтеров

Этот материал поможет бухгалтеру разобраться в нюансах учета рабочего времени вахтовиков

Содержание

Оглавление

развернуть

Нормативно-правовая база вахтового метода работы
Особенности кадрового учета при вахтовой работе
Графики работы при вахтовом методе
Учет рабочего времени вахтовиков
Оплата труда при вахтовом методе работы
Компенсации и гарантии вахтовикам
Налогообложение выплат
Особые случаи в учете вахт
Настройка вахтового метода в 1С 8.3 ЗУП
Типичные ошибки при учете
Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нормативно-правовая база вахтового метода работы

Трудовой кодекс РФ. Вахтовый метод работы регулируется гл. 47 ТК РФ, статьями 297−302.

С т. 297 определяет вахту как труд вдали от дома, без возможности ежедневно возвращаться к месту жительства. Например, строительство объекта далеко на Севере.

Ст. 299 определяет, что максимальная продолжительность вахты — один месяц, однако на некоторых объектах этот срок может быть продлен до трех месяцев. Это зависит от отрасли, географического фактора и технологической необходимости. Например, продление возможно для сезонных работ, добывающих отраслей или если логистика на объект ограничена.

Ст. 300 требует использовать суммированный учет рабочего времени для графиков, где соблюдение ежедневной/еженедельной нормы невозможно. Это позволяет гибко распределять часы в рамках учетного периода (до 1 года), компенсируя переработки в одни периоды недоработками в другие.

Ст. 302 требует надбавку за каждый день вахты и дни в пути. Для работников бюджетной сферы размер этой надбавки с сентября 2025 регулирует Постановление № 344.
Компании самостоятельно устанавливают порядок эксплуатации вахтового метода, принимая во внимание позицию профсоюза (ст. 297 ТК РФ).

Все-все о бухучете командировок: настольная книга, которую скачали 25 000 бухгалтеров

Проводки, трудные случаи и примеры

Особенности кадрового учета при вахтовой работе

Как правильно оформить вахту:

Издать приказ о введении вахтового метода работы в компании.
Разработать Положение о вахтовом методе.
Составить график, согласовав его с профсоюзом.

Оформление трудовых отношений с вахтовиками

Как оформить трудовой договор с вахтовиком:
1. Прописать условия работы. Пример формулировки:
«Сотрудник нанимается для работы вахтовым методом на [название локации]. Длительность вахты 17 дней, после чего предусмотрен 17-дневный отдых».

2. Далее добавляем разделы:

рабочее расписание;
компенсации: проезд, суточные, надбавки;
место проживания на вахте.

Приказ о приеме на работу: как оформить

Указываем:

должность;
условие о вахтовом режиме работы;
дату начала труда.

Приказ о суммированном учете рабочего времени

Вахта длится до 3 месяцев, а учетный период — до 12. Фиксируем это в приказе.

Положение о вахтовом методе работы
Этот документ регулирует:

порядок организации вахт;
рабочий календарь;
условия проживания;
компенсации.

Графики работы при вахтовом методе

Составление расписания

График — основной документ, регулирующий режим труда. Его формируют в зависимости от:

продолжительности вахты (ст. 300)
порога максимума рабочей смены (пункт 4.3 Постановления № 794/33−82);
времени на дорогу до пункта назначения и обратно, включая межвахтовый отдых.

График утверждают за несколько месяцев до начала вахты и согласовывают с профсоюзом (ст. 300 ТК РФ).

Чередование рабочего времени и отдыха

На вахте трудовые смены чередуются с междусменным отдыхом, минимум 12 часов. А после вахты — обязательный межвахтовый отдых, который включает время на дорогу и компенсацию переработок.

Межвахтовый отдых рассчитывается по формуле:
(Фактически отработанные часы − Норма часов) / 8

Норма часов берется по производственному календарю для 40-часовой недели.

Неиспользованные дни переносятся на следующий период отдыха (ст. 301 ТК РФ).

Что важно учесть при составлении графика

Запрещено ставить в графике смены дольше 12 часов.
Выходные на вахте — минимум 1 день в неделю (ст. 111 ТК РФ).
Дни в пути не считаются рабочими, но оплачиваются как межвахтовый отдых.

Для нефтяных компаний и вахт в районах Крайнего Севера дополнительно применяют районные коэффициенты (ст. 302 ТК РФ).

Учет рабочего времени вахтовиков

При вахтовом методе работы применяется суммированный учет рабочего времени — это обязательное требование ст. 300 ТК РФ. Такой подход позволяет гибко распределять часы, компенсируя переработки дополнительными днями отдыха.

Особенности суммированного учета рабочего времени на вахте

Учетный период работы вахтовым методом — месяц, квартал или максимум 12 месяцев.
В процессе расчета рабочего времени учитывается не только фактические часы работы, но и дополнительные временные затраты. К ним относятся время на поездку до места вахты и обратно, периоды отдыха между сменами, а также выходные дни, которые предусмотрены в графике вахтовой работы.

Например, если сотрудник трудится в условиях вахты, то его рабочий график может включать не только саму работу, но и время на дорогу.

Переработки и недоработки

Сверхурочный труд оплачивают в 1,5–2 раза дороже. Первые два часа в 1,5, далее в 2.
Если работодатель виноват в недоработке, он компенсирует её как простой, не менее 2/3 оклада. Но если виноват сотрудник — часы не оплачиваются.

Пример расчета за месяц:
Норма — 160 часов, отработал сотрудник больше — 170 часов. Получается 10 часов сверхурочных: 2 часа × 1,5 оклада + 8 часов × 2 оклада.

Ведение табеля учета

Работодатель вправе разработать свои коды для табеля, закрепив их в локальных актах.
Обозначения в табеле может быть таким:

рабочие дни на вахте — «ВМ» или «05»;
выходные на вахте — «ВВ» (дополнительный код, если требуется выделить);
дни на дорогу — «ДП»;
междувахтовый отдых — «МО».

Документальное оформление:

График вахт с указанием смен и отдыха (согласовывается с профсоюзом).
Приказ о введении суммированного учета рабочего времени.
Табель учета рабочего времени с ежедневным заполнением (ответственный — руководитель вахты).

Используйте автоматизированные системы учета, чтобы избежать опечаток. Для предприятий с вредными условиями труда максимальный период учета — 3 месяца (ст. 104 ТК РФ).

Оплата труда при вахтовом методе работы: структура, надбавки и выходные

Оплата труда вахтовика формируется из трёх основных частей:

Оклад — фиксированная сумма за месяц.
Надбавки и доплаты:

за вахтовый метод работы;
за работу в ночное время, вредные условия труда, сверхурочные.

3. Премии и бонусы — начисляются в соответствии с условиями трудового договора, например, могут быть предусмотрены за успешное выполнение поставленных задач.

Надбавка за вахтовый метод работы

Для госучреждений — по Постановлению Правительства №344 от 24.03.2025. Для коммерческих компаний — прописывается в трудовом договоре или локальных актах.

Размер надбавки за вахтовый метод:

75% от оклада — в районах Крайнего Севера;
50% – в Сибири и на Дальнем Востоке;
30% – в остальных регионах.

Оплата праздничных и выходных дней

Выходные на вахте оплачиваются в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). И праздничные дни также оплачиваются вдвойне, даже если они попадают на период вахты.

Компенсации и гарантии вахтовикам

Компенсация проезда

Работодатель обязан оплатить дорогу сотрудника к месту вахты и обратно. Это правило закреплено в статье 302 ТК РФ. Компенсация распространяется на все виды транспорта, включая самолет, поезд, автобус и даже такси, если это необходимо, чтобы добраться до места работы.

Особые случаи:

Если сотрудник отправляется на вахту из другого города, работодатель должен компенсировать проезд от места жительства до места сбора.
Если сотрудник приобрёл билет заранее, компенсация выплачивается после предоставления документов, даже если до начала вахты ещё есть время.

Оплата проживания и питания на вахте

Работодатель обязан предоставить сотруднику бесплатное жильё на время вахты (ст. 297 ТК РФ). Это может быть общежитие, вагончик, квартира — главное, чтобы условия соответствовали санитарным нормам.

Питание на вахте может предоставляться в виде готовой еды или компенсироваться деньгами. Если сотрудник получает деньги на питание, эта сумма не облагается налогами и страховыми взносами, если не превышает нормы, установленные внутренними документами компании.

Документальное оформление

Для компенсации стоимости проезда сотрудник должен предоставить билеты и подтверждающие расходы документы: чеки, посадочные талоны.
Для возмещения оплаты проживания: приказ о предоставлении жилья, акт приёма-передачи, договор аренды, если жильё съёмное.
Для компенсации расходов на питание: приказ о выплате компенсации, ведомость на выдачу денег или документы, подтверждающие такие расходы.

Далее работодатель оформляет приказ о возмещении расходов, а бухгалтерия выплачивает компенсацию вместе с зарплатой или отдельным платежом.

Налогообложение выплат вахтовикам

Выплаты вахтовиков облагаются налогами по особым правилам. НДФЛ и взносы при вахтовом методе начисляются не на все суммы, а некоторые выплаты освобождены от налогов.

Заработная плата. Облагается НДФЛ по стандартной ставке 13% или прогрессивной (до 22% для высоких доходов). Уплачивается страховой взнос по стандартной ставке 30% (22% — пенсионные, 5,1% — медицинские, 2,9% — социальные).
Надбавка за вахтовый метод. Не облагается НДФЛ в пределах лимитов( ст. 217 НК РФ, ст. 422 НК РФ, Постановление Правительства № 344 от 24.03.2025).
Компенсации:

проезд от дома до работы не облагается налогами, если прописан в контракте;
покупка билетов работодателем облагается НДФЛ.

Вывод:

проверяйте локальные акты, если надбавка выше лимитов, удерживайте налоги с разницы;
компенсации за проезд оформляйте через трудовой договор, чтобы избежать налогов.

Особые случаи в учете вахт

Больничные при вахтовом методе: порядок оформления

Если сотрудник заболел на вахте, он обязан уведомить работодателя в течение 1 дня (ст. 8 ФЗ № 255-ФЗ). Больничный лист во время вахты (электронный или бумажный) оформляется в медицинском учреждении по месту пребывания. Например, сотрудник на вахте в Норильске получает ЭЛН в местной поликлинике и сразу передает его в кадровую службу через личный кабинет работодателя.

Расчет пособия по временной нетрудоспособности:

Средний дневной заработок считают за 2 предыдущих календарных года (ст. 14 ФЗ № 255-ФЗ).
Для вахтовиков учитывают все выплаты, включая надбавки за вахту и северные коэффициенты (ст. 302 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 24 марта 2025 г. N 344)
Размер пособия зависит от стажа: 60-100% от среднего заработка в месяц.

Пример:
Сотрудник заработал за 2023–2024 гг. 1 200 000 ₽
Среднедневной заработок: 1 200 000 / 730 = 1 643,84 ₽
За 7 дней больничного с 80% от стажа, оплата больничного: 1 643,84 × 7 × 80% = 9 205,50 ₽

Особенности оплаты:

Больничный оплачивается, включая время, затраченное на дорогу до работы после выписки (ст. 300 ТК РФ).
Если сотрудник заболел в перерыв между вахтами, больничный лист положен и подлежит оплате за все дни нетрудоспособности.
Не подлежат оплате дни нетрудоспособности, если:

больничный открыт после окончания межвахтового отдыха (оплата начинается со дня планируемого выхода на работу);
болезнь совпала с периодом ежегодного отпуска (правила ст. 9 ФЗ № 255).

Отпуска вахтовиков

Порядок предоставления отпусков при вахтовом методе такой же, как у всех остальных сотрудников: основной отпуск — 28 календарных дней (ст. 114 ТК РФ) и дополнительные дни — за переработки.

Настройка вахтового метода в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Начальная настройка 1С ЗУП

Включите функционал: «Настройки» → «Расчет зарплаты» → Отметьте галочкой «Вахтовый метод».
Настройте параметры: «Справочники» → «Производственные календари» → Укажите регион вахты (важно для надбавок по ст. 302 ТК РФ).

Создание графиков

Задайте график вахты в 1с 8.3 зуп: «Графики работы» → «Создать» → Выберите тип «Вахтовый».
Укажите часы в поле «Продолжительность смены».
Добавьте межвахтовый отдых: «Межвахтовый отдых» → Укажите дни.

Настройка надбавок

Добавьте надбавку за вахту: «Начисления» → «Компенсационные выплаты» → Создайте вид начисления «Вахтовая надбавка».
Укажите процент. Например, 75% от оклада для Крайнего Севера (ст. 302 ТК РФ).
Привяжите к карточке сотрудника. В разделе «Надбавки» выберите созданный вид.

Начисление зарплаты вахтовикам в 1С: ЗУП

Расчет оклада. В документе «Начисление зарплаты» система автоматически учтет: оклад и оплату отдыха между вахтами.
Надбавка за вахту в 1с 8.3 зуп. Включите в расчет созданную надбавку. Например, оклад 100 000 ₽ → надбавка 75% = 75 000 ₽.
Учет переработок. Сверьте часы в разделе «Табель учета». Переработка свыше 11 часов/день считается сверхурочной, оплата в 1.5 и 2 раза по ст. 152 ТК РФ.

Важные нюансы

Документы для учета: приказ о вахтовом методе (образец по ст. 297 ТК РФ), график смен.
Проверка: используйте отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» для контроля надбавок.

Ключевые формулы в 1С

Оклад за вахту = (Оклад / Норма дней) × Фактически отработанные дни
Надбавка = Оклад × Процент из настройки
Система автоматически рассчитает заработок, премии и переработки. Для сложных случаев, например, вахта в двух краях, создайте отдельные расписания и настройки.

Типичные ошибки при учете вахтового метода работы

Не включать время поездки до вахты в рабочий период. Ст. 299 ТК РФ обязывает это делать.
Не соблюдать предельную длительность вахты. Если вахта затянулась до 35 суток вместо разрешенных 30, есть риск, что придется платить штраф до 100 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП РФ. Решение — используйте автоматизированные системы учета, чтобы контролировать сроки.
Начислять неправильный размер «вахтовых» выплат — например, 20% надбавки вместо минимальных 30% от оклада (ст. 302 ТК РФ, Правительства РФ от 24 марта 2025 г. N 344).
Допускать путаницу с «северными» коэффициентами, когда компания начисляет районный коэффициент только на оклад, игнорируя вахтовую надбавку. По закону коэффициент применяется ко всей сумме заработка (ст. 302 ТК РФ).
Вести неверный учет расходов, не включая стоимость билетов до вахты в «прибыльные» расходы (ст. 255 НК).

Как избежать проблем учета вахтового метода

Детально прописывайте условия в трудовом договоре: график, надбавки, компенсации.
Используйте специализированное ПО для автоматизации расчетов.
Проводите аудит каждые 3 месяца: сверяйте табели, начисления и налоговые отчеты.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Облагается ли питание на вахте НДФЛ?

Нет, если оно предоставляется в рамках установленных норм.
Согласно ст. 217 НК РФ, компенсации за работу в особых условиях, включая вахту, не облагаются налогом. Например, если сотрудник получает бесплатное питание на сумму до 1 000 ₽ в сутки, НДФЛ не начисляется. Свыше этой суммы — разница облагается налогом.

Нужно ли платить надбавку за вахту в выходные дни?

Да, всегда.
Выходные на вахте считаются рабочими днями, поэтому надбавка начисляется за каждый день вахты, даже за субботу и воскресенье. Основание — ст. 302 ТК РФ.

Облагается ли НДФЛ компенсация аренды жилья вахтовикам?

Нет, если это зафиксировано в трудовом договоре.
Компенсация аренды жилья относится к расходам работодателя и не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Например, компания арендует квартиру за 50 000 ₽ в месяц — эта сумма не включается в его налогооблагаемый доход.

Как считать сверхурочные при вахтовом методе?

По окончании периода, например, года.
Сверхурочные часы определяются как разница между отработанным временем и нормой за 12 месяцев. Оплата — в 1,5–2 раза выше ставки (ст. 152 ТК РФ). Например, на 12 месяцев лимит — 1 970 часов, сотрудник отработал 2 000 часов → 30 из них оплачиваются как сверхурочные.

Обязательно ли предоставлять отпуск после вахты?

Да, отдых между вахтами — минимум 7 дней. По ст. 301 ТК РФ, после вахты сотрудник обязан отдыхать минимум неделю. Например, вахта длилась 21 день → сотрудник получает 14 дней отдыха, 7 из них — междувахтовые, остальные — ежегодный отпуск.

Статьи по теме

Больничный в командировке: как оформить, как оплатить суточные

Чем отличается командировка от вахты

Командировка в выходной день: как оплачивать в 2025 году

Суточные в командировке по РФ в 2025: размер, налоги, проводки

Бесплатно покажем сервис и ответим на вопросы

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и принимаете условия политики обработки персональных данных.

#knowhow