Приказ о проведении корпоративного мероприятия: образец

Приказ о проведении корпоративного мероприятия — это распорядительный документ, который издает руководитель организации. Он нужен, чтобы:

• официально утвердить проведение мероприятия,
• назначить ответственных за организацию,
• определить бюджет и источники финансирования,
• установить дату, время и место проведения,
• решить вопросы с рабочим временем сотрудников.

Без приказа бухгалтерия не сможет провести расходы на корпоратив, а сотрудники не получат официальное разрешение участвовать в мероприятии в рабочее время.

Единого закона о корпоративных мероприятиях в России нет. При организации опираются на несколько нормативных актов:

Трудовой кодекс РФ — регулирует вопросы рабочего времени. Если корпоратив проходит в рабочие часы, нужно правильно оформить это время для сотрудников.

Налоговый кодекс РФ — определяет, как учитывать расходы на мероприятие. Согласно статье 264 НК РФ, затраты на корпоративы относят к представительским расходам, если они проводятся в целях установления или поддержания сотрудничества.

Локальные нормативные акты компании — коллективный договор, положение о корпоративной культуре, правила внутреннего трудового распорядка. В них могут быть прописаны особенности проведения корпоративных мероприятий.

Приказ составляют в свободной форме на фирменном бланке организации. В документе обязательно указывают:
1. Шапка документа

• название организации,
• номер и дата приказа,
• место составления.

2. Основание для проведения
Ссылка на план корпоративных мероприятий, решение руководства или другие документы.
3. Суть распоряжения

• название мероприятия,
• дата, время и место проведения,
• цель мероприятия.

4. Ответственные лица
ФИО и должности сотрудников, которые отвечают за организацию, с указанием конкретных задач.
5. Бюджет мероприятия
Сумма расходов и источник финансирования.
6. Особые условия

• как учитывается рабочее время участников,
• кто приглашен на мероприятие,
• требования к дресс-коду.

7. Контроль исполнения
На кого возложен контроль за выполнением приказа.

При составлении документа учитывайте несколько важных моментов:

Рабочее время. Если корпоратив проходит в рабочие часы, укажите, что это время оплачивается как рабочее. Если после работы — участие добровольное.

Список участников. Можно перечислить конкретных сотрудников или указать подразделения. Для больших компаний удобнее второй вариант.

Алкоголь на мероприятии. Если планируется алкоголь, пропишите меры безопасности и ответственность за соблюдение норм поведения.

Отчетность. Назначьте ответственного за предоставление отчета о проведенном мероприятии с подтверждающими документами для бухгалтерии.