5 ошибок, из-за которых расходы на авиаперелет в командировке могут не принять к учету

Авиабилет подтверждает покупку, но не всегда доказывает сам перелет и связь поездки с командировкой. Чтобы расходы приняли к учету, документы должны подтверждать маршрут, стоимость, факт поездки и совпадать между собой. Артур Павлов, финансовый директор Smartway, разбирает частые ошибки в документах на перелеты и объясняет, как их избежать.

Для учета расходов на авиабилет важно подтвердить не только оплату, но и факт перелета. Маршрут-квитанция показывает, что билет был оформлен: в ней есть данные пассажира, маршрут, перевозчик и стоимость. Но сама по себе она не всегда доказывает, что сотрудник действительно воспользовался рейсом.

Факт перелета подтверждает посадочный талон. Поэтому в стандартной ситуации бухгалтеру нужны два документа:

• маршрут-квитанция электронного авиабилета,
• посадочный талон, в том числе электронный.

Если посадочного талона нет, у проверяющих может возникнуть вопрос: была ли услуга фактически оказана. В таком случае придется искать дополнительное подтверждение — например, запрашивать у авиакомпании справку о перелете.

Компании до сих пор иногда просят сотрудников распечатывать посадочные талоны и ставить на них штамп в аэропорту. Но для электронного посадочного талона это не нужно.

Если сотрудник зарегистрировался на рейс онлайн и получил посадочный в приложении авиакомпании, на сайте или в PDF-формате, такой документ можно приложить к авансовому отчету. Штамп, печать или отметка о досмотре не требуются.

Главное — чтобы из посадочного талона было понятно, кто летел, каким рейсом и по какому маршруту. Тогда электронный документ подтверждает факт перелета так же, как бумажный.

Еще один частый вопрос — нужен ли кассовый чек об оплате авиабилета. В большинстве случаев отдельно прикладывать чек не требуется, если маршрут-квитанция содержит обязательные реквизиты.

В ней должны быть указаны:

• стоимость перевозки;
• данные пассажира;
• маршрут;
• сведения о перевозчике;
• реквизиты билета.

В этом случае маршрут-квитанция подтверждает покупку билета и стоимость услуги, а посадочный талон — факт перелета. Вместе эти документы обычно закрывают основные требования к подтверждению расходов.

Но если в маршрут-квитанции не хватает данных или из нее невозможно определить стоимость, пассажира или маршрут, бухгалтеру стоит запросить дополнительные документы у сотрудника или перевозчика.

Даже если маршрут-квитанция и посадочный талон есть, расходы могут вызвать вопросы из-за расхождений в документах. Например:

• билет оформили не на того сотрудника;
• даты перелета не совпадают с датами командировки;
• маршрут отличается от приказа или служебного задания;
• поездка выглядит как личная, а не рабочая;
• невозможно объяснить, почему сотрудник летел через другой город или остался на дополнительные дни.

Такие ситуации не всегда означают, что расход нельзя учесть. Но их нужно объяснить и подтвердить документами: приказом, служебной запиской, изменением сроков командировки, локальным актом или другим обоснованием.

Иначе у налоговой может возникнуть вопрос не к самому билету, а к связи расхода с деятельностью компании.

Если бухгалтер видит проблему только в момент проверки или внутреннего аудита, восстановить документы сложнее. Сотрудник может уже удалить посадочный талон, потерять письмо от авиакомпании или не помнить детали маршрута.

Поэтому документы лучше проверять до закрытия авансового отчета. Минимальный чек-лист такой:

• есть маршрут-квитанция электронного билета;
• есть посадочный талон или другое подтверждение перелета;
• ФИО сотрудника совпадает с командировочными документами;
• даты и маршрут не противоречат приказу;
• стоимость перелета указана в документах;
• поездка связана с рабочей задачей;
• при отклонениях есть объяснение и подтверждение.

Если компания заранее дает сотрудникам понятные правила, бухгалтеру не приходится вручную разбираться с каждым спорным случаем и запрашивать документы постфактум.

В стандартной ситуации для подтверждения расходов на авиаперелет достаточно двух документов:

Маршрут-квитанция электронного авиабилета
Подтверждает оформление билета, маршрут и стоимость перевозки.

Посадочный талон
Подтверждает, что сотрудник действительно воспользовался рейсом.

Дополнительный чек об оплате обычно не нужен, если все обязательные реквизиты есть в маршрут-квитанции. Штамп на электронном посадочном талоне также не требуется.

Но важно смотреть не только на наличие документов, а на их связку: они должны подтверждать маршрут, стоимость, факт перелета и деловую цель поездки.

Проверьте не только авиабилет, но и весь маршрут. В авансовом отчете могут быть расходы на такси, ж/д, автобусы, каршеринг и личный автомобиль.