Вебинар по платформе Smartway — 7 февраля, 12:00 (мск)

Организация командировок

Ищите в этом материале ответы на вопросы: что такое командировка и какие есть этапы оформления деловой поездки. Также вы найдете список документов, который пригодится для бухучета командировки и позволит избежать проблем с налоговой.

Командировка по ТК РФ

Не стоит путать командировки, разъездную работу и вахтовый метод работы. Организация и оформление таких поездок сильно различаются, поэтому кратко обозначим главные особенности.
Служебная командировка — это поездка сотрудника по заданию работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749 уточняется, что поездка по служебному поручению в представительство или филиал компании, в котором сотрудник не работает постоянно, тоже считается командировкой.
Вахта — это организация трудового процесса вне постоянного места жительства сотрудника и, как правило, на периодической основе. Обычно на такие работы едут строить, обслуживать и монтировать объекты.
Разъездная работа — это когда сотрудник выполняет поручения вне офиса и каждый день возвращается домой. Ему не оплачивают жилье и не выдают суточные с надбавками. Условия работы и зарплата такого сотрудника прописаны в его трудовом договоре.
В нашем материале мы остановимся именно на командировках — этапах организации поездок и необходимой документации после.
01
02
03

Кого нельзя отправлять в командировку

В командировку может поехать сотрудник, оформленный только по трудовому договору. Договор ГПХ или самозанятости не подходят. А вот удаленный формат работы не является препятствием к поездке.
Отказаться от командировки имеют право:
– женщины с детьми до 3 лет,
– одинокие родители или опекуны с детьми до 5 лет,
– кандидаты на выборы во время выборов,
– работники с соответствующим мед.заключением.
Даже если есть согласие работника, нельзя отправлять в командировку:
– беременных женщин,
– сотрудников на обучении и больничном,
– подростков,
– работников на аутсорсе,
– людей с инвалидностью, если нельзя обеспечить специальные условия.

Отказаться от командировки сотрудник имеет право, если работодатель не оформил приказ и не выплатил суточные, а также когда требования по поездке не связаны с профессиональной деятельностью.

Этапы подготовки к поездке

Согласование командировки

Первый этап — нужно составить заявление на командировку.
В документе указывают:
– личные данные,
– размер суточных,
01
– будущие траты на поездку,
– даты командировки,
– цели, которые нужно выполнить сотруднику,
– направление командировки.
После этого документ отправляют на согласование руководителю.

Заявление на выплату аванса

По закону работодатель компенсирует сотруднику затраты на проживание и перелёт, командировочные расходы и суточные.
02
После согласования поездки в бухгалтерию нужно передать заявление на выплату аванса, чтобы деньги успели прийти сотруднику за несколько дней до поездки (после — нельзя). По статье 217 НК максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ: до 700 ₽ за каждый день поездки по России и до 2 500 ₽ — в других странах.
Если в компании принято выдавать наличные для покупки услуг, вам понадобится расходный кассовый ордер. Для него есть своя унифицированная форма № КО-2. Форму выписывают в одном экземпляре.

Заполнить приказ о командировке

Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно оформить Приказ. Без документа налоговая может оспорить расходы на поездку, которые компания приняла к вычету. Для оформления можно воспользоваться унифицированной формой Приказа N T-9. При желании ее можно доработать: убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями.
03
Обычно в приказе фиксируют:
– кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение),
– направление командировки,
– в какие даты и на сколько календарных дней,
– цели поездки,
– кто финансирует поездку (работодатель).
Согласно Трудовому кодексу РФ и Положению о служебных командировках необязательно составлять служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненном работником в командировке поручении. Однако документы могут подтвердить целесообразность расходов для налоговой.

Бронирование жилья, билетов и такси

Компании сами решают, каким образом покупать билеты и оформлять гостиницы для сотрудников. Есть три основных способа бронирования поездок: самостоятельное, через агентства и с помощью it-решений. У каждого есть плюсы и минусы.
04
Кому будет полезно
Офис-менеджерам
HR-специалистам
Сотрудникам, ответственным за командировки
Тревел-менеджерам
01
02
03
04
«10 возможных проблем при организации командировки и как их избежать»
Гайд
Доступно в PDF

Самостоятельное бронирование

не нужно выделять ответственного на командировки, если сотрудники покупают сами.
билеты и гостиницы можно быстро купить на б2с-сервисах,
Плюсы
сотрудник может вести себя недобросовестно.
есть риск выпасть из бюджета,
сложно возмещать средства сотруднику,
муторно собирать закрывающие документы,
тяжело контролировать покупки в разных местах,
Минусы

Тревел-агентства

можно делегировать организацию поездок,
Плюсы
персонализированный подход.
сервисные сборы за билеты.
долгие согласования,
ошибки из-за человеческого фактора,
Минусы

IT-решения

экономия на билетах и гостиницах.
удобная бухгалтерия,
быстрые схемы согласований,
есть сохранение данных сотрудников,
можно оформить всю поездку внутри сервиса,
Плюсы
нужно потратить время на настройку сервиса.
Минусы
Подробнее о каждом из способов бронирования можно почитать в гайде о командировках. В нем мы также рассказали, какой тип бронирования подойдет под вашу компанию.

Выплата суточных

Суточные нужно выплатить сотруднику до начала командировки. Если работодатель задерживает оплату, его могут оштрафовать. Поэтому в «Положении о командировках» рекомендовано прописать порядок выдачи и размер суточных, а также условия проживания и проезда, чтобы избежать проблем.
05
Для расчета налога на прибыль размер суточных не лимитирован. Но есть лимит для расчета НДФЛ. Налог не удерживается, если размер суточных не больше 700 руб. при поездках внутри России и 2 500 руб. – за рубежом. С сумм превышения нужно удержать и перевести в бюджет налог.
Суточные выплачиваются за все дни:
– когда сотрудник находится в командировке;
– затраченные на дорогу к месту командирования и обратно.
Выходные также учитываются при расчете дней для выплаты суточных, если в эти дни работник находился в командировке. Внимательно рассчитывайте сроки командировок. О сложных случаях подсчета длительности командировки мы рассказали в отдельной статье.
Суточные — это расходы, которые подтвердить чеками или иными документами крайне сложно, поэтому отчитываться о них не нужно.
Подробнее про тонкости выплат и бухгалтерского учета суточных читайте тут.

Провести отчетность о расходах в командировке

06
Согласно ст. 168 ТК в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
– расходы на проезд;
– расходы по найму жилого помещения;
Командировочные расходы — это расходы с высоким налоговым риском. Почти каждый налоговый аудит начинается с изучения этой статьи расходов. Поэтому важно максимально внимательно отнестись к процессу отчетности. О том, какие для этого документы, мы поговорим ниже.
Подробнее о тонкостях учета командировочных расходов и ответы на сложные вопросы вы можете почитать здесь.
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Документы для отчетности

Командировка требует от сотрудника заполнения авансового отчета, чтобы подтвердить расходы на поездку и во время нее. Даже если служебная поездка длилась всего один день. Документ не нужен, если в командировку едет индивидуальный предприниматель или поездка рядового сотрудника не состоялась.
В авансовый отчет включают:
– сведения о выданных под отчет суммах,
– расходы в командировке,
– информацию об остатке средств или их перерасходе,
– подтверждающие расходы документы в электронном или бумажном виде.
Для оформления авансового отчета можно использовать форму АО-1 или собственный формат документа, если необходимо добавить дополнительные сведения. Без оформленных по правилам документов отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете нельзя.
Организация сама устанавливает период для отчета о потраченных средствах. Информация должна быть описана в положение о подотчетных лицах или положением о командировках сотрудников. Если сотрудник пропустит дедлайн по сдаче отчетности, полученный аванс могут посчитать задолженностью и удержать из зарплаты (ст.137 ТК РФ).

После бухгалтерия производит окончательный расчет. Если сотруднику выдали больше денег, чем он потратил в командировке, остаток придется вернуть в кассу. При согласованном перерасходе работнику компенсируют затраты.

Посадочные талоны, ж/д билеты, чеки за такси

У бухгалтера должны быть первичные документы на проезд сотрудника, находящегося в командировке: ж/д и авиабилеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, чеки об оплате такси, каршеринга, квитанции на поездки общественным транспортом и т. д.
01
Посадочный талон — важный отчетный документ. Он нужен для того, чтобы подтвердить факт перелета и оправдать расходы. Если талон потерялся, можно заказать электронную справку у авиакомпании или у своего подрядчика по организации командировок.
В состав расходов на проезд входит:
– проезд до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
– проезд до места отправления или до места выезда из командировки; (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
– проезд по городу по служебным делам во время командировки.

Подтверждение проживания в гостинице

Расходы по проживанию подтверждают чеками из гостиницы, договорами аренды помещения, актами оказанных услуг. Гостиницы не всегда выдают такие справки, однако если бронировать по безналичному расчету, подойдут обычные закрывающие от гостиницы. Их могут автоматически составлять сервисы по организации командировок.
02
Подтвержденные расходы на проживание уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и освобождаются от обложения страховыми взносами (письмо Минфина от 18.11.2021 № 03-01-10/93335). Если не подтвердить проживание, компании могут начислить штраф после налоговой проверки.

Чеки за иные согласованные командировочные расходы

Налоговый кодекс не ограничивает перечень командировочных расходов, которые может отразить организация. Ключевые требования — согласование с руководителем, документально подтверждение и экономическая целесообразность затрат.
03
Это могут быть пошлины и другие затраты на оформление документов: расходы на оформление виз, загранпаспорта, консульские сборы, услуги посредников, курьерские и почтовые расходы. В некоторые страны страховка или ПЦР-тест обязательными условиями для въезда, соответственно, это будет считаться командировочным расходом, который тоже должен компенсировать работодатель.

Чеки за непредвиденные расходы, связанные с командировкой

Если сотрудник задержался в командировке не по своей вине и где-то пришлось платить из собственного кармана в служебных целях, ему нужно сохранять чеки. Без них будет сложно возместить расходы и тем более обосновать их перед налоговой.
04

Заранее обосновать возможные нетипичные траты сотрудника можно в служебном задании, прописав задачи в поездке.

Начните экономить на командировках уже сегодня
Оставьте заявку